電子印鑑とは?エクセルやPDF、フリーソフトで電子印鑑を作る方法を解説




電子印鑑とは、エクセルやPDFで作成した電子書類に押印する印鑑です。

web印鑑、デジタル印鑑、アドイン印鑑などと呼ばれることもあります。

電子印鑑は、ワードやエクセル、フリーソフトを使って無料で作ることができます。




電子印鑑とは

電子印鑑とは、エクセルやPDFで作成した電子書類に押印する印鑑です。

web印鑑、デジタル印鑑、アドイン印鑑などと呼ばれることもあります。

ペーパレス化に伴って文書は電子文書へと変わってきましたが、紙の商習慣を変えるのは難しく、例えば、取引確認書の場合、実際の取り引きや法律上は不要でも、紙のように印鑑を必要とします。

そこで捺印欄に押されるのが電子印鑑です。製作メーカーが広める意味からデジタル印鑑・web印鑑など複数の呼び方をしていますが、意味は全く同じです。

電子印鑑は電子取引ビジネスは切り離せない存在に

インターネットを用いたビジネスは、個人生活まで入り込むなど今では日常から切り離せない存在となっています。

これまでは、電話やFAXが中心で、ハンコもシャチハタや印鑑といったアナログな手法でしたが、現在ではインターネット上でオンラインショップを通じて商品を売買する電子商取引も定着し、比較的高額な商品も取り引きしている状況にもなりつつあります。

しかしながら、インターネット上でのビジネス取り引きはそれぞれに問題を抱えていないわけではありません。

契約に関して見ると、従来のシャチハタや印鑑というハンコ以外にも、角印や会社印、認印といったような、いわゆるハンコ文化的なものが日本では定着していました。

こういったシャチハタや印鑑、角印、会社印、認印といったハンコを電子取引上では、電子印鑑・web印鑑・デジタル印鑑・アドイン印鑑といった透過で画像作成された印鑑が、word(ワード)やexcel(エクセル)などをフォーマット・テンプレートにして作成された書類に、ただ単純に乗っけられているだけです。

ある意味、従来のハンコや印鑑で取り扱っていた「捺印」という意味合いとはかけ離れているものとなっているのです。

電子印鑑の注意点

ビジネス上の印鑑トラブルの事例に、許可なく会社の印鑑を、ワード(word)の契約書などに押印することです。

問題が起きれば会社の責任問題となります。

そのため、会社内の印鑑に対し取扱規定を設け、印鑑の保管場所と責任者を定め、印鑑簿に捺印の記録をとる運用が一般的です。

電子印鑑についても同じで、課長の認印を、誰でも勝手に使えると、課長が知らないワード(word)の契約文書に課長認印が押されて契約が行われ、契約上不都合が出て責任の所在が不明という場合が起こります。




印鑑の種類

印鑑には以下のようなさまざまな種類があり、役割も異なります。

  • シャチハタ
  • 認印
  • 契約印
  • 銀行印
  • 代表社印
  • 会社印
  • 役職者印

シャチハタ

ちなみにシャチハタは証明として使うことはできません。

シャチハタで印鑑を押してしまうと不備になります。シャチハタは主に簡易的な印鑑を押すときに使われるものです。

商品の受け取りの証拠として使われるのも判子(はんこ・ハンコ)やシャチハタです。シャチハタは持っていると便利ですね。

認印

会社員と比較すると認印はもっと手軽な日付印のようなものです。

会社印・角印とは違い認印は実印以外のものを言います。

認印は1人で何個所有していてもいい判子(はんこ・ハンコ)になり、家族それぞれ異なる認印を持っている人もいます。

契約印

また、契約印は、契約書が二枚以上になる前に同一の契約者であることを証明するものです。

契印は両方のページの見開きに半分ずつまたがるように押します。

必ず一枚ずつ押すこと、署名のあとの印鑑と同じものである条件などもあります。

銀行印

銀行印とは、銀行と取引するための印鑑で、銀行と当座取引で必要とする印鑑です。

銀行の取引や預金の引き出し、手形・小切手の振り出しができるようになります。

銀行は、届け出た印鑑の印影の部分を届け出印としていて、印鑑そのもの(印章)を届出印としていません。

ハンコ、はんこ、判子の名称区別

一般的に印鑑とハンコは同じですが、印鑑の方がやや硬い表現という認識でしょう。

印鑑の辞書で引くと、はんこ、印、銀行などに届け出る印影などと書かれています。

ハンコは正式には、印章と言われ、ハンコを押したときに朱肉が紙に残りますが、それが印影です。

また、ハンコとはんこはまったく同じ意味で、書き分け方もありません。

代表者印

代表者印は、1cm以上3cm以内の正方形に収まる丸型の印鑑で、円の中心に代表社役職名、円の外側に社名が入った印鑑です。

株式会社、合資会社、有限会社など会社の形態はさまざまですが、会社を登記する際には、法務局に会社の印鑑を届け出なければなりません。

この届出印を代表者印と言い、いわば会社の実印です。

これを丸印または代表者印と言い、登記申請・株式発行・契約書作成時など重要な場面で使用されます。

会社印

会社印は、会社名が「日本会社之印」のように入っている印鑑で、四角い印鑑が使われるため、角印と呼ばれます。

角印の大きさは一辺が2〜3cmで、会社の外部に対して発行する文書、請求書や領収書に使われます。

角印で作られる会社印は、認印の1種です。代表者印のように印鑑証明書の発行はなく、代表者印とは重要度が異なります。

角印のデジタル印鑑はフリーソフトを含め、電子印作成ソフトが多くあります。

単なる認印として使う角印であれば、電子印で良いのですが、会社としての代表的な書類は、デジタル文書が少ないため、現在は会社印としての角印にはデジタル印鑑の用途は少ないでしょう。

役職者印

役職者印は、役職者名、例えば専務・支店長・部長・課長・係長などの役職名が入った印鑑で、会社の認印の一つです。

役職者印でも取引内容や文書内容によって、会社の代表となりうる権限を持ちます。

例えば、部長がある範囲の取引については全ての会社の代理権がある場合です。この場合、取引先側は、役職者印の入った書類であれば、取引に不安はなく取引が行われます。

法律上、支店長や営業所所長は、支配人で、営業に関する裁判も含め全ての行為を、行う権限を持っています。

そのため、支店長は、支店や営業所での全ての法律行為を実施できます。そのため、支店長の名義として支店の誰かが印鑑を押したり、法律の行為を行った時には、契約が効力を持ちます。

したがって、支店長が、無料のフリーソフトで印鑑を作り電子文書に捺印していた時、支店の誰かが同じようなフリーソフトで全く同じ印鑑を作り、契約の電子文書に捺印しても、それは実行力を持つことになります。

それなりに地位のある人が、電子印鑑を持つときは、絶対に印鑑のコピーができないソフトウェアを使って、電子印を作り運用することがおすすめです。

役職になくとも、一般社員が自身の認印も、取引先に電子データを送るときには、必要になります。

自身の認印でも自身独自の認印を持ちたいものです。また、普通文書をもらっときは日付印を押すため、電子データでも日付印が必要でしょう。


印鑑の役割

印鑑の役割は契約書やその他の文章を作成するときに、最終的かつ確定的な意思表示を示すものになります。日付印・電子印・認印・角印・会社印などは書類に押して使うことも多く、見かける機会もあると思います。

同一であることを証明

他にも割り印が契約書の正本と副本、原本の写しのように同じ文章を作成したときに同一であるものを証明する印鑑です。訂正印は契約書に記載した文字を書き直したり、書き加えたり、削除したときに押します。

訂正した証明

権限のあるものが確かにそのように訂正したものを証明するためです。ステインは、あとで訂正が必要になった場合に利用できるように、契約書の欄外に押しておく印鑑です。さらに、契約書に余白が生じたときの止め印などもあります。

実印の認印差異

判子(はんこ・ハンコ)は種類によっても違います。実印と認印では法的効力に差異があるのでしょうか。結論で言えば、実印も認印も本人が押印したことが証明されれば効力には差異がありません。実印は本人が押印したことを証明するのが、より容易になります。官公庁などの登記や登録をする場合は、実印が求められます。

印鑑の照合不備

会社印・角印だけでなく、次にあらかじめ届けている印鑑と照合して、本人であることを証明するのも印鑑です。判子(はんこ・ハンコ)を使うことが多く、ちょっとした違いでも照合で不備が出てしまいます。

電子印鑑の法的な効力

従来の署名捺印と同様と証明するための電子署名法

電子取り引きは、対面での取り引きがなく電子データのみでの取り引きとなってしまうため、相手がどういった人物か把握でないままの取り引きになっている場合があります。

さらに、日付印や認印・角印・会社印といった電子印を改変したり、電子印鑑・web印鑑・デジタル印鑑・アドイン印鑑などの透過で画像作成された電子データを、盗み出してしまうことは不可能ではありません。

こうした電子データの取り引きや、電子印鑑・web印鑑・デジタル印鑑・アドイン印鑑・日付印・電子印・認印・角印・会社印といったハンコなど透過で画像作成された電子データを、従来の署名や捺印と同様の効力にしようというのが、「電子署名及び認証業務に関する法律」いわゆる電子署名法です。

電子署名法には、「通常の書面に署名または押印がある場合に作成者がその意思に基づき、該当する書面を作成したと推定できる」とあり、電子データに電子印などの電子署名がなされている場合には、その電子データを本人が作成したと推定され、効力が認められるとしています。

少し難しい言い方をすると、電子データに暗号をかけることで送信先の相手にその電子データが届いたことを証明するといったような場合に、この暗号を「電子署名」とみなし、実印としてみなすとしているのです。

公開鍵暗号方式の暗号化によるセキュリティの仕組み

現在多く取り扱われている電子署名は、「公開鍵暗号方式」という技術です。

情報を定められた規則で組み替えることで電子データは暗号化されます。

この暗号化により、第三者からそのデータが内容のわからない電子データを作り上げるのです。

公開鍵暗号方式は、「公開鍵」と「秘密鍵」の2つの鍵が用意されます。

それぞれ2つの鍵が関連性を有していないため、片方の鍵だけではもう片方の鍵を解読することは簡単ではありません。

また、片方の鍵で暗号化された文書などは、もう片方の鍵でなければ解読できないという仕組みを持っています。

インターネットなどでは「公開鍵」が配布され、「秘密鍵」自体は鍵を保有する本人が所有しているという形となるのです。

エクセルで電子印鑑を作成する方法

ワードやエクセルで作る電子印は、ハンコの形の画像です。

丸もしくは四角の中に名前の印影を描いた作成ツールで画像作成し、保存するだけです。

テンプレートを使えばより簡単です。苗字などの電子データも豊富です。

アドインを使えば普段使わない電子データも手に入ります。

フォントの形式、サイズなどフォーマットが決まっているため、フォーマットとテンプレートを組合せ工夫することで、オリジナルの認印ができます。

作成ツールを使いツールに沿った簡単な作りでは、簡単にコピーが作れ、自分のハンコと同じ認印が押された電子文書が出回ってしまうため、注意が必要です。

また、画像作成時の注意点は、透過させることです。通常の画像作成では、背景が白になってしまい、ガラのついた電子文書に電子印を押すと、白の背景となって不自然になるため、画像作成時に背景を透明とする透過処理作成ツールを利用することがポイントです。

オリジナルな印影のデジタル印鑑とする方法に、実際のハンコの印影を画像とするため、紙に押したハンコをデジタルスキャンして印影を得ます。このときも、透過処理には注意しましょう。

PDFで電子印鑑を作成する方法

ワードやエクセルは、そのパソコンやバージョン、書式に依存してしまうため、体裁が崩れてしまったり、文字化けを起こしたりする場合があります。

こういったトラブルを避けるためにもっともおすすめなのがpdf形式です。

pdf形式であれば書体や体裁が崩れることがありません。

また、pdfは透過で画像作成された日付印や認印、角印、会社印といった判子やシャチハタも場所がずれたりしません。

テンプレートやフォーマットはword(ワード)・excel(エクセル)で作成し、透過で画像作成された日付印や認印、角印、会社印といった判子を捺印した後に、pdf作成ツールなどを利用して電子データ化して扱うと良いでしょう。透過で画像作成できるソフトなどが必要となります。

なぜ電子印鑑を透過で画像作成をさせる必要があるかといえば、ワードやエクセル、pdfで書面を作ることが多く、文字や伝票の上に重ねて捺印する必要があるからです。

電子印鑑のフリーソフト

クリック スタンパー

クリック スタンパー

おまかせレイアウトで、

美しい透過スタンプ画像を作成できる電子印鑑のフリーソフトです。

文字を入力するだけで、バランスの良いスタンプ画像を作成できます。

押印日が自動的に設定される日付印を作成できます。複数行の丸印と角印を作成できます。

k スタンプ

k スタンプ

Excel及びワード・pdfに印鑑押印システムを追加する電子印鑑のフリーソフトです。

印のサイズ・フォント種類・サイズの指定、文字位置や枠線幅の微調整が出来ます。

色も各種設定でき、もちろん朱色も可能です。カスタマイズした組込み印をユーザー印として登録する事が出来ます。

電子印鑑作成

電子印鑑作成

印鑑を8種類のイメージデータ(テンプレート)で画像を作成する電子印鑑のフリーソフトです。

作成したデータを保存できるので、以前のデータを修正することが可能です。

実行ファイルとデータファイルは別にしてあるので、クラウドを使ってサーバー上でデータの共有が可能です。

書類の決裁用に電子印鑑やweb印鑑、アドイン印鑑を作りたいときに便利です。

Stamp Maker

Stamp Maker

簡単操作で作成できる電子印鑑のフリーソフトです。

クリップボード経由でいろいろなファイルに押印でき、作業時間を短縮することができます。

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