有給休暇とは?計算方法と有給管理のフリーソフト・アプリ・エクセルテンプレート

給与計算・勤怠管理




有給休暇とは、労働基準法第39条で定められた、休んでも賃金が支払われる休暇です。

有給休暇を取得するには、「入社日から6ヶ月継続して勤務していること」「全労働日の80%以上出勤していること」などの要件を満たす必要があります。

社員やパートの有給休暇の付与日数は、継続勤務年数・比例付与に基づいて計算します。

有給休暇の付与日数計算は、フリーソフトやアプリでエクセルテンプレートで簡単に行えます。

  • 有給休暇・代替休暇・特別休暇の付与と消化の管理
  • 勤務形態や勤続年数から付与日数を計算
  • 消化日数と残日数の管理
  • 有給休暇・半休・遅刻・欠勤・休日出勤・代休等の集計



有給休暇とは

有給休暇とは、労働基準法の規定によって、会社が従業員に対して与えている休暇のことを言います。

そのため、有給休暇管理表で把握するのはもちろん、有給管理台帳や有給日数などの有給管理も必要になります。

有給休暇を通年でどのぐらい使っているのか、有給管理も一緒に行う必要が出てきます。

いろいろな単位で取得できる

有給のもらい方として、大方の企業では一日単位での取得が一般的ですが、会社として与える義務はないものの、半日単位という考え方や、労使協定と締結して時間単位という選択肢を与えることも可能です。業種によっては一日休むよりも時間単位でコツコツ取得してもらった方が会社として都合が良い場合もあるかもしれません。

有給休暇で得られる賃金の規定

休んでもお給料がもらえるというのが有給休暇の特徴ですが、会社として一日あたりどのくらいの賃金を支払えばよいのかは悩ましいところです。労働基準法により定められている平均賃金、通常支払っているのと同額の賃金、健康保険法による標準報酬日額に相当する賃金、いずれか3つの中から支払う額を選べることになっていますので、会社に合う基準で選べば良いでしょう。

有給休暇の時効

有給休暇の時効は2年です。一年間は繰り越すことができますが、それ以降は消滅してしまうので、せっかくの有給休暇を有効に利用したいですよね。しかし、会社の都合やシステム的に従業員としては取りづらい…というところもあるかもしれません。

会社都合による有給日を指定

5日分だけは必ず従業員本人に残しておかなければいけませんが、それを越えている分については、実は会社が有給管理として日にちを指定しても良いのです。ですから、例えばお盆や年末年始など長期休暇にプラスする形で指定したり、一日だけ出勤日となる隙間に有給日を入れて連休にしてあげたり、会社が有給を利用することも一つの手です。
また、夏が繁忙期であれば「10月~12月の間に各自3日間は有給を取るように」と社内連絡で促すことも、有給消化をスムーズにさせる工夫の一つですね。

有給休暇の買い上げが違法となるケース

消化しきれなかった有給休暇を会社が買い取る形で賃金を支払うのは、違法です。しかし、労働基準法で定められた日数分のみの話なので、それ以上の有給については買い取ることもできます。
また、退職時に残っている有給を会社が買い取る必要もありません。ただし退職する従業員から「有給を消化したい」という申し出があった場合は必ずそうしなければなりません。

有給休暇の給与

年次有給休暇の給与の支払いについては、大きくわけて3パターンがあります。「平均賃金」や「所定労働時間労働した場合の通常の賃金」は就業規則などで、どれを選択するのか規定します。「健康保険法の標準報酬日額に相当する額」は労使協定の締結が必要になります。

有給休暇の時季変更権

原則として、年次有給休暇は従業員が希望する時季に与えなければいけないとされています。ただし、希望通りだと会社の業務に支障が出てしまうような場合もあります。年末などの忙しい時期や、同じ期間に多数の従業員の年次有給休暇の指定があるとさすがに難しくなります。この場合の変更権は会社が持っています。

また、労使協定を結んでいれば5日以内の日数を限度に時間単位で取得できるようになっています。有給の計画的付与の選択もありますが、休んだあとから有給で処理してほしいなどの振替には大きな問題が生じてしまいます。こういった問題を作らないためにも就業規則が重要です。有給休暇管理表はもちろんのこと、有給管理台帳にも記載しておきましょう。

有給休暇管理のポイント

有給休暇日数や賃金などを管理するのは、人事課が人事労務管理として行う仕事の一つです。通常「有給休暇管理表」や「有給管理台帳」などで社内共有し管理します。




有給休暇の取得条件

有給休暇は、雇用されている従業員なら誰でももらえるわけではありません。

有給休暇を取得するには、以下の条件を満たしている必要があります。

  • 入社日から6ヶ月継続して勤務していること
  • 全労働日の80%以上出勤していること

雇用日から起算して6カ月間経過

雇用関係が始まったその日から半年以上を経過すると、有給休暇を取得できる条件をまず一つクリアしたことになります。それは正社員はもちろんのこと、パートやアルバイトでも当てはまります。また、その期間中にアルバイトから正社員に切り替わった場合でも、アルバイトとして雇用された日からの計算となります。

全労働日の8割以上出勤

① に加え、全労働日の8割は出勤していなければ有給休暇をもらうことはできません。全労働日とありますが、産前産後の休業期間や育児・介護休業、また従業員が業務災害で休業している期間は除外されます。また、会社都合で休業した日なども当てはまりません。


有給休暇の計算方法

有給について付与される対象かどうか、有給休暇管理表や、有給管理台帳など日数や年休管理を行う必要も出てきます。有給は、正社員はもちろん、パートタイマーやアルバイトにも付与されるようになります。

ただし勤務している時間が違うのもあり、「勤務日数」や「勤務時間数」に応じて、付与日数を決める比例付与の制度を使っています。比例付与の有給管理についても、有給休暇管理表もしくは有給管理台帳などで、有給日数や年休管理などを行う必要が出てきます。

正社員・契約社員は継続勤務年数を確認

正社員・契約社員の有給日数は、勤務年数によっても変わります。長く勤めれば勤めるほど有給日数は多くなります。ただし有給日数が増えても消化できなければ意味がありません。有給日数をどのぐらい使っているのか、また有給日数はどのぐらい残っているのかなどの管理も必要になります。

継続勤務年数別の有給休暇日数は以下の通りです。

  • 6ヶ月:10日
  • 1年6ヶ月:11日
  • 2年6ヶ月:12日
  • 3年6ヶ月:14日
  • 4年6ヶ月:16日
  • 5年6ヶ月:18日
  • 6年6ヶ月:20日

パートやアルバイトは比例付与

有給休暇を取れる条件に、従業員が正社員でなければならないという条件はありません。したがってパートタイマーでもアルバイトでも派遣社員でも、条件さえ満たせば有給休暇を取得することができます。
しかし、正社員のようにフルタイムで勤務していないのにも関わらず同じ日数分の有給休暇を取得できるとなると不公平が生じてしまうので、労働時間と労働日数に比例して有給休暇を取れる日数を定めることになっています。

比例付与される有給休暇の条件

比例付与される、とはつまり、労働時間に比例して有給休暇日数を減らされるということ。その比例付与に当てはまるのは、週の労働時間が30時間未満であること。そして、次のどちらかに該当しなくてはなりません。
① 週の労働時間日数が4日以下
② 年間の労働日数が216日以下
パートタイマーのよくある働き方で、一日7時間のフルタイム、週4日という場合は条件に合致しているため、有給休暇の比例付与の対象です。しかし、一日3時間でも週5日働いている場合は、比例付与の対象外、つまり、働いている時間は短いのに、有給休暇日数は正社員と同じだけもらえるのです。

有給休暇計算・有給管理のフリーソフト

有休管理システム

有休管理システム

有給休暇、代替休暇、特別休暇の付与、消化、残日数管理が行えるフリーソフトです。

有給休暇付与パターンを設定する事で、パターンに沿った定期一括付与を行う事も可能です。有給休暇、代替休暇、特別休暇には、それぞれ有効期限を設定する事ができます。

有給休暇処理

有給休暇処理
有給休暇を管理するフリーソフトです。50回の試用制限付で、試用制限を解除するにはパスワードを購入する必要があります。ソフトは、エクセルVBAマクロを使用しています。有給申請すると有給休暇の残数をすぐに計算して表示。また有給残数が無くなると有給申請ができなくなる仕組みとなっています。有給取得済み一覧も表示できますので、有給休暇の管理はこのソフトで解決するでしょう。

有給台帳管理システム(小規模企業無料版)

有給台帳管理システム(小規模企業無料版)
有給台帳管理が行えるフリーソフトです。小規模企業向けの無料版となっています。主に2019年働き方改革「有給休暇管理簿」作成に特化した作りとなっており、有給休暇年5日取得義務化に対応したシステムとなっています。主な機能としては、有給休暇年5日に対応、半日取得の対応、時間単位の取得に対応、計画的付与に対応、使用者による時季指定に対応などとなっています。

有給管理・有給休暇計算のエクセルテンプレート

かんたん 有給休暇管理表

かんたん 有給休暇管理表

エクセルフォーマットで比較的簡単に作成することができる有給休暇管理のエクセルテンプレートです。有給休暇の取得状況管理と残日数を表示します。Bookひとつが一人分の管理表です。労働基準法に準拠した日数で作成してあります。集計当該年度は入社日で管理しています。

有給休暇管理表 1.09

有給休暇管理表 1.09

有給休暇・半休、遅刻・欠勤、休日出勤・代休等を集計し、有給休暇の残日数を管理するエクセルテンプレートです。出張の記録も兼ねることができる便利な帳票です。

年次有給休暇管理表 テンプレート

年次有給休暇管理表 テンプレート

社員の有給休暇の取得状況と残り日数を管理するためのエクセルテンプレートです。社員ごとの有給休暇取得状況と残り日数が一目で把握できます。残り日数は数式により自動計算されます。時間単位で有給休暇取得管理も可能です。

有休取るっちゃ!

有休取るっちゃ!
エクセルマクロで作成された有給休暇のためのエクセルテンプレートです。シフト勤務の有給休暇と代務の管理、集計がおこなえます。管理者権限により、シートはパスワード保護を行っているため、不正改ざんはできません。有給休暇についてしっかりと管理したい、そしてセキュリティも守りたいというユーザーにはおすすめです。

有給休暇計算のアプリ

 

有給休暇の管理をスゴイ楽にする – 有休ノート

有休ノートは、社員の有給休暇管理、有給休暇管理簿を出力ができるスマートフォンアプリです。

有給休暇の管理をスゴイ楽にする – 有休ノート

Enjoy-有給休暇管理

Enjoy-有給休暇管理は、残りの有給休暇日数、今年度取得日数、無効になる日数、次の有給付与日・付与日数が分かるiPhone・iPad向けアプリです。

Enjoy-有給休暇管理

有休ちゃん

有休ちゃんは、社員の有給休暇管理、有給休暇残日数計算、有給休暇管理簿を出力ができるiPhone・iPad向けアプリです。年額1,300円で利用できます。

有給休暇管理アプリ「有休ちゃん」

有給休暇計算・有給管理のフリーソフトがおすすめ

有給休暇計算・有給管理は、人事部門の重要な仕事です。

管理面でややこしいこともあるので管理のしやすさなども含め考えておかなくてはいけません。

フリーソフトを活用すれば有給化計算や有給管理業務を円滑に進めることができます。

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