はがき・封筒の宛名印刷について詳しく解説しします。
お礼状や案内状など、はがき・封筒の宛名を手書きするのは大変ですよね。そんなときに便利なのが「宛名印刷」。パソコンを使えば、キレイで読みやすい宛名が簡単に作れます。この記事では、初心者の方でもできる宛名印刷の基本ステップをわかりやすく解説します。初めての方もぜひチャレンジしてみてくださいね。
はがき・封筒の宛名印刷のやりかた
ワード・エクセルテンプレートを利用する
ワードには、年賀状やはがき、封筒といった宛名印刷などでよく使われる様式のテンプレートが備わっています。
そのため、こうしたテンプレートをそのまま使ったり、テンプレートを少し加工して新たな様式を作るなどして、差し込み印刷を利用すると良いでしょう。
初心者でも簡単に印刷できるのでおすすめです。
ただし、住所録はエクセルで作成し連携させる作業が必要になります。
フリーソフトを利用する
ワードの差し込み印刷は、細かい部分の調整や連名などといったイレギュラーへの対応にはあまり向いていません。細かい部分まで調整するのであれば、フリーソフトを使用するのもおすすめです。
プリンター付属のアプリを利用する
キャノンやエプソンなどのプリンターに付属しているアプリでもはがき・封筒の宛名印刷ができます。
ラベルシートを利用する
ラベルシートを利用することではがき・封筒の宛名印刷ができます。
はがき・封筒の宛名印刷フリーソフトの使い方 その１
宛名印刷はビジネスのさまざまな場面に役立ちます。
封筒やはがき、送り状、ラベルシート、のし袋などの宛名印刷にも使えます。
他にも郵便振替用紙や住所録や、年始めの年賀状などの宛名印刷としても使用されています。
ヤマト運輸・佐川急便・西濃運輸・日本郵便の送り状印刷など、どこで使うのかによっても違います。
それぞれの違いについて説明していきたいと思います。
最も基本的な宛名を作成する手順をおさらいしてみましょう。
要点を押さえておけば、「後からしまった！」というようなことにもなりません。
ちなみにここでは宛名職人Ver.8を参考にしています。
宛名のレイアウトを選ぶ
まずはじめに印刷する用紙に合わせてレイアウトを設定する必要があります。
ここで選択を間違えると印字がうまく乗らず、途切れてしまったり、逆に小さすぎて読めないというような問題が起きてしまいます。
はがきの中だけでも、縦・横、もしくは往復はがき・通常はがき・エコーはがきなどの種類があり、はがき以外にも封筒・タックシール・宅配便の送付状や郵便振替用紙などの種類がありますのでここは間違えないように気を付けましょう。
・レイアウト表示で確認しながら作業ができる
レイアウトを選択すると、すぐに表示画面に反映されます。
表示画面のレイアウトが、そのまま実際の印刷物となりますので、これ以降はこの画面を確認しながら進めていくことになります。
一例としてはがきの宛名印刷物を作成する場合、はがきの淵より少し内側に緑などの線がぐるりと一周してあるかと思いますが、それはいわゆる印刷可能領域を示しています。
この線より外側に文字等があっても印刷されないので、線より内側にすべてのレイアウトを収めることが大切です。
・差出人を挿入する
あらかじめ住所録に登録しておけば、差出人の個別割り当て等のボタンからデータを引き出すことができます。
データから必要な情報を選べば、すぐにその差出人のレイアウトが表示されます。
郵便番号を上部にレイアウトするか、下部にある郵便番号枠にレイアウトするか、など細かな設定も簡単にできます。
・実際に印刷する
よく間違えてしまうのは、レイアウトではがきを選択したので、プリンターの用紙設定を忘れてそのまま印刷してしまうパターンです。
ソフト内のレイアウトを定めたからといって、プリンターの設定は別で設定しなくてはいけません。
プリンターの通常設定がA4だった場合は、用紙設定ではがきサイズに変更します。
印刷前に、印刷プレビュー機能を使ってどのように印刷されるのかを確認することをおすすめします。
・美しく宛名印刷をする工夫
印刷を行う時には、印刷位置に気を配りたいものです。
ソフトによっては自動で最適な位置を選択してくれる機能がありますが、書式や用紙によっては少し上部にレイアウトした方が、収まりが良い場合もあります。
そんな時は印刷位置を自分でずらしてみましょう。
全体の位置と同様に、よくずれてしまうのが郵便番号の位置。
これも大抵のソフトで個別に位置調整することができますので、なるべく四角枠の中心に数字が羅列されるように調節してみましょう。
わずかな差でも、揃っていると途端に美しくなります。
・宛名で使用するのは文字だけ。ならば文字にもこだわろう
宛名は住所・氏名・差出人などが正しく記入され、きちんと読むことさえできれば合格です。
ただそれでも、フォントの種類や大きさ、配列のレイアウト、文字色などに少し気を配るだけで、他とは違う宛名が完成します。
はがき・封筒の宛名印刷フリーソフトの使い方 その２
差出人登録
封筒・はがき・送り状・ラベルシート・のし袋などはもちろん、郵便振替用紙や住所録、年賀状などのすべてに共通するのが、宛名面の作業が必要になることです。
トップメニューから「宛名面を作る」をクリックし、ガイドパレットの「差出人登録」を選択します。
ダイアログが表示されるので、ここで氏名や連盟、会社の情報、住所などの入力を行います。
まず、氏名の入力時に名字と名前の間に必ずスペースを入れるようにします。
宛名印刷を行う、封筒・はがき・送り状・ラベルシート・のし袋などの全てに共通することになります。
年賀状なども含め、郵便振替用紙や住所録などの違いもあります。
夫婦で一緒に年賀状を出すときなど、並べて描くこともあります。
この場合は、名字は同じなので名前だけを入力します。
住所を登録
宛名印刷は住所録がとても重要になります。
住所録の登録は、ガイドパレットの住所録を開いて、新規作成のボタンをクリックして進めていきます。
該当する項目に必要なデータを入力するだけの簡単なものです。
ふりがなの入力も「自動ふりがな」入力をオンにしておくと、自動で入力されるので簡単です。
住所録をいくつかグループ分けしたいときにも使えますし、携帯電話のデータを変換して、そのまま反映させることもできます。
名前の入力
名前の入力はミスなくしっかりと行う必要があります。
姓名辞書機能がついていますので、名字や名前を入力するときに使える専用の辞書として使えます。
難しい名前でも問題なく使えますし、ひらがなを数文字入力しただけで辞書が起動します。
入力作業を大幅に短縮できます。ふりがなは住所の検索などに使えますので、入力しておくととても便利です。
姓名辞書は、名字だけでなく名前にも対応しています。連名でも入力できるのでとても便利です。
メニューからの起動もできるので設定しておきましょう。
住所入力
郵便番号辞書を利用できるように、事前に設定を行う方法もあります。
カード編集のなかにある郵便番号のマークより、住所←電話番号の順番で進めていきます。
郵便番号に対応した住所が表示されます。
会社名から郵便番号を検索することもできます。
登録が済んでいれば該当する郵便番号をすべて表示してくれますし、そのなかから目的の支店などの郵便番号を選んで入力ボタンをクリックするだけの簡単なものです。
電話番号から住所や氏名を一括入力する方法もあります。
付属の全国法人はもちろん、個人電話番号辞書をCDROMからデータを検索する方法になります。
電話番号を入力するだけで、郵便番号や氏名・住所を自動入力することもできます。
会社の電話番号を使っても住所変換ができます。
該当データがない場合は、市外局辞書が起動することになります。
この辞書は市外局番から該当する市町名を表示してくれる機能になります。
市町以下の住所は自分で入力する必要であり、郵便番号や氏名なども自動で入力されません。
電話番号入力
住所録を作成するたびに、電話番号辞書をCDROMに入れ替える手間を省きたいと考えている人もいると思います。
検索時間を短縮したいときには、電話番号辞書をハードディスクにコピーして使用する方法もあります。
ただし575MB以上あるので、十分に容量の余裕がないとおすすめしません。
電話番号辞書をハードディスクにコピーして、宛名職人を起動、設定します。
ボタンをクリックして電話番号辞書をコピーした場所を指定し、任意指定の設定をクリックして完了します。
はがき・封筒の宛名印刷のフォント選びのコツ
宛名として好まれるフォントと言えば、筆で書いたような手書き感の出る「リコー」の「HG行書体」です。
「HGP行書体」という名前の同じようなフォントもあります。
HGの方は「等幅フォント」、HGPの方は「プロポーショナルフォント」と呼ばれています。
「等幅」とは、どんな文字(ひらがな・カタカナ・漢字)でも同じ間隔で表示するものを言います。
「プロポーショナル」とは、半角文字・ひらがな・カタカナが美しく見えるように間隔を狭めているフォントのことです。
一般的には、HG行書体は原稿用紙など一定間隔でプリントするものに向いていると言われています。
はがきや封筒などの宛名は読みやすさ・美しさが大切なので、HGよりもHGP行書体を使うのがおすすめです。
色選び
フォントの色を変更してオリジナリティやデザイン性を高めることも可能ですが、宛名での色選びは慎重に、遊びすぎないようにするのがコツです。
と言うのも、例えばはがきで緑色の文字色にしてみた場合、どうでしょうか。
やはり黒色の方が読みやすくはないでしょうか？
宛名の目的を損なうような色選びは本末転倒となり、美しさからかけ離れてしまいます。
封書に「重要」などの文字を入れたい場合は、朱色を選ぶ。
それくらいの色選びで抑え、デザインは表面で注力しましょう。
レイアウト
宛名印刷でレイアウトにあまり時間は掛けたくない。一般的なもので十分。
そういうお考えの場合は、ソフトに内蔵されている「自動レイアウト機能」または「自動調節機能」などを使って簡単に仕上げましょう。
自動レイアウト機能は、フォント・スタイル・色・サイズなどをあらかじめカスタムしておき、すべてのレイアウトに反映させることができる機能のことです。
ただし、宛名の氏名の長さ・住所の長さによってレイアウトが崩れてしまうことはありますので、各チェックは怠らないように注意しましょう。
住所の数字の表記の仕方も、一括で管理することができるのでおすすめです。
はがき・封筒の宛名印刷はフリーソフトがおすすめ
宛名印刷について説明していきました。
はがき・封筒の宛名を印刷する方法は、エクセル・ワードのテンプレート、フリーソフト、アプリなどのさまざまな選択肢があります。
はがき・封筒の宛名印刷はフリーソフトがおすすめです。
すべてを手作業で行うよりもミスが少なく、仕事の効率化にも繋がります。