仕入管理は、小売業や製造業における事業の根幹であり、効率的に行うことが企業の成長につながります。エクセル仕入帳を使用することで、低コストで柔軟な管理が可能になり、手書き管理の欠点を補うことができます。また、フリーソフトを併用することで、データ管理の精度が向上し、アウトプットも容易になります。このページでは、仕入れの種類や条件を考慮した仕入計画の立案法について詳しく解説しています。
エクセルを使った仕入管理方法
商品販売を行う上で、まず行うのが商品の仕入れです。仕入れた商品を販売して、利益を得ます。コクヨ仕入帳を利用している方も多いかもしれません。また、売上より前に仕入代金の支払いがある場合もあり、資金繰りをきちんとするために、支払状況を管理することも大切です。このように、大切な仕入れの状況や支払の状況をきちんと管理することができるのが仕入管理ソフト、あるいは仕入在庫管理ソフトウェアです。
一般的には、基本マスタと仕入データを登録・入力すれば、仕入台帳や仕入集計表といった仕入先ごとの仕入額などが簡単にわかる管理用の資料や、支払一覧表や支払予定表などの資金繰り用の資料を作成することができます。コクヨ仕入帳のように見やすいのも特徴です。仕入管理ソフトによっては、注文書や仕入伝票・支払伝票などを作成できたり、買掛金や手形の管理や一覧表を作成できるツール、棚卸の管理をできるものなど、さまざまなものがあります。日次・締日・月次更新を行わなくても運用できるものもあるので、仕入管理にかける手間や時間を大幅に短縮することができるうえ、商品ごとの比較・ランキングも作成しやすくなります。まずは無料アプリからダウンロードしてみてください。無料アプリでも、excelタイプなど、コクヨ仕入帳のように質が良く、人気なツールが揃っています。コクヨ仕入帳から脱却してみませんか。売り上げと一緒に管理できる、売上仕入管理ツールもおすすめですよ。クラウド型もあります。
小売業や製造業など商売において事業の根幹部分となる仕入作業
商品を仕入るためには、仕入先と接触する必要があります。仕入先からのアプローチ、仕入先へのアプローチとどちらかからのアプローチが発生して、初めて仕入が成り立ちます。
仕入先からのアプローチの手法としては、カタログや価格表を提供する方法があります。仕入先に対してさまざまな仕入可能な商品をカタログなどで紹介します。カタログには、一度印刷すれば長期に利用でき、ある程度の品目数を並べます。そのため、価格がある程度安定している仕入れ品が必要です。また、仕入管理の観点からみれば、仕入在庫管理や売上仕入管理、販売仕入管理がしっかりとされている必要があるのです。
こういった常用的に提供する商品であれば、仕入管理も常用的に運用する必要があります。そのため、常用商品に限った仕入管理表・仕入台帳・仕入帳なども準備する必要があるでしょう。
また、製造業や卸売業などでは、営業マンが直接仕入先に商品を持って営業をかけることもあります。これは、季節限定の商品などに多く見ることができたりします。こういった限定的な商品は、仕入管理の観点から見れば、仕入管理表・仕入台帳・仕入帳もその商品に合わせたものとなるはずです。また、仕入を行う業者は仕入在庫管理や売上仕入管理および販売仕入管理などを行う必要があるでしょう。
一方で、小売業者などから仕入業者にアプローチを書ける場合は、卸市場へ自ら出向き、商品を選ぶと言った方法がよく見られます。また、卸業者が一同に集まって見本市や展示会を行っている場合もあり、こういった場所へ足を運ぶ方法もあります。
こういった仕入方法の目的には、「商品の買い付け」、「新商品の情報獲得」、「広範な商品比較」、「市場の状況把握」「競争相手の動向把握」、「商品の陳列方法に対する探索」などといったことが考えられるのです。
仕入れの種類とその仕入れの条件についての仕入管理ポイント
仕入には共同仕入という方法もあります。共同仕入は、仕入商品をどういった手法で調達するのか、また委託生産や自社生産などと言った幅広い手法を仕入れと捉えながら、仕入商品をどのように調達するか、委託生産や自社生産も含む広い概念から、仕入方法をとらえ仕入方法を検討していきます。
仕入先より商品を全て買い取る方法や、店頭在庫についてはは仕入先のものだが、販売された時点で仕入とみなす「消化仕入」や、生産にどういった形でも関与することで品物を調達する「生産調達」といった方法もあります。
また、「仕入る」ということに対しては条件が発生します。条件とは、「価格条件」、「割引条件」、「リベート」、「決済条件」、「運賃条件」、「返品条件」、「価格保証条件」、「再発注納入条件」およびその他の条件という物があります。こういった条件に関しては、取り引き時明確にしておく必要があるでしょう。また、仕入管理や仕入管理表・仕入台帳・仕入帳にこうした条件を記載しておくのも良い方法だといえます。
仕入管理を手書きでアナログ的に行い欠点部分はソフトを併用
さて、仕入管理に係る書類、「仕入管理表」、「仕入台帳」、「仕入帳」および「仕入在庫管理」、「売上仕入管理」、「販売仕入管理」といったものは、どういった方法で管理およびまとめておくのが良いでしょうか。
まず最初に考えられる方法が、手書きの台帳を利用する方法です。「コクヨ仕入帳」のような、仕入に特化した帳簿であれば、手書きで簡単にしかも分かりやすく書き込むことができるのでおすすめです。「コクヨ仕入帳」のようなフォーマットが作り上げられている帳簿は、それまでのノウハウが蓄積されているため、見やすさ・書きやすさもさすがと言えます。そして「コクヨ仕入帳」のような書き込み式の帳簿であれば、誰でも簡単に作業に取り書かれるのがメリットだと言えるでしょう。
一方で、品数が増えれば増えるほど「コクヨ仕入帳」のようなタイプの帳簿は収納場所が必要となります。一部デジタル化を行い、クラウドなどで管理すれば、収納場所の圧縮になりおすすめですが、これはこれで手間がかかります。こういった部分が「コクヨ仕入帳」のような手書き帳簿の欠点なのです。
もちろん、仕入帳だけではなく、「仕入在庫管理」、「売上仕入管理」、「販売仕入管理」といった在庫・販売管理の台帳もありますので、それぞれ自分にマッチした台帳を探してみるのがおすすめです。
エクセルを利用したエクセル仕入帳なら低コストで手直しも容易
仕入管理に係る書類、「仕入管理表」、「仕入台帳」、「仕入帳」および「仕入在庫管理」、「売上仕入管理」、「販売仕入管理」といったものをデジタルとして管理したいのであれば、excel（エクセル）をテンプレート・フォーマットとした管理方法もおすすめです。
excel（エクセル）をテンプレート・フォーマットとした管理方法であれば、使い方を説明する必要も比較的ありませんし、ソフトを改めて購入する必要がありません。また、excel（エクセル）をテンプレート・フォーマットとした管理方法であれば、手直しなども比較的簡単に行うことができます。また、excel（エクセル）テンプレート・フォーマットをクラウドにアップロードしておけば、誰からもどこからもアクセスできるので、管理システムさえしっかりと構築していれば、便利な共有ツールとして使用できるのでおすすめです。
ただし、「仕入管理表」、「仕入台帳」、「仕入帳」および「仕入在庫管理」、「売上仕入管理」、「販売仕入管理」それぞれのexcel（エクセル）テンプレート・フォーマットが必要となります。そのため、どれがどのexcel（エクセル）テンプレート・フォーマットかというのを、間違えないように管理する必要があるでしょう。また、クラウドを用いた管理の場合、クラウドというツールの性質上、セキュリティに問題が発生してしまう場合があります。そのため、クラウドをツールとしてシステム化するのであれば、運用方法をしっかりと確認し、他の方法とも比較検討して導入すると良いでしょう。
フリーソフトの仕入管理はデータ管理に優れアウトプットも容易
ソフトウェアを導入してシステム化を図るというのもおすすめです。ソフトウェアであれば、入力だけではなくデータの管理も簡単に行うことが可能です。また、アウトプットも優れているソフトウェアが数多くあるので、管理だけではなくデータ分析にも非常に有益だと言えます。
こうしたソフトウェアを導入する際におすすめなのが、人気ソフトウェアランキングなどを活用する方法です。人気ソフトウェアランキングであれば、全てをダウンロードしなくてもソフトを比較検討できるはずです。
ランキングには、フリーソフトとシェアソフトに分けたランキングも存在します。フリーソフトだけの比較のランキングもあれば、シェアウェアと混合した比較ランキングも存在します。こうしたランキングでフリーソフトとシェアソフトの比較も簡単に行なえます。ただし、人気ランキングだけを頼りに比較検討をするのはあまりおすすめしません。人気だけを頼りにソフトやアプリ・ツールといったものをダウンロードしても、自分が必要なアプリやツールが含まれていないソフトの場合があるからです。そのため、人気だからとか、不人気だからとかいった簡単な理由だけでソフトを決定してダウンロードして使うのはおすすめしません。
また、フリーソフトであれば無料でダウンロードできるので、簡単に試運転ができます。本当にそのソフトに必要なツールやアプリが含まれているかを確かめられるでしょう。一方で、シェアソフトもフリーで試せる無料期間が設けられている場合があります。こうしたソフトであれば、無料期間にツールやアプリにフルアクセスできるはずです。全てのツールやアプリの機能を試して、自分の作業にマッチしているか確認すると良いでしょう。
アプリであってもソフトであっても、無料のものは無料なりの理由があり、シェアはシェアの理由があります。無料で人気がるフリーのソフトだからといって簡単にダウンロードしてしまうのではなく、そのフリーのソフトは本当に自分に必要な機能があるのか、人気だけで決めていないかというのを、ダウンロードする前にもう一度考えてみましょう。
また、フリーだからとかシェアだからとかいう理由だけでその価値を決めつけてはいけません。フリーがシェアの機能よりも使いやすい場合もあるからです。フリーだからとかシェアだからと言った概念を持たないようにしましょう。
仕入れ帳を手書きとソフトで二重管理するメリットデメリット
「コクヨ仕入帳」のような手書きタイプのものと、フリーソフトを合わせた運用方法というのもシステム的に考えても良いかもしれません。しかしながら、この方法は二重管理というデメリットがあります。二重管理とは、同期を取るべき同じ内容のものを複数管理するという方法です。必ず同期をとっておく必要があり、手間が増えるというデメリットがあるので積極的におすすめはしません。しかしながら、台帳というアナログ的なものと、フリーソフトというデジタル的なもの双方からアプローチできるシステムとして捉えると、クラウドなどを活用したりして、上手に同期を取るシステムを構築しつつ運用方法を整理すれば、おすすめの方法だとも言えるでしょう。
仕入管理で計画を具体するために適切にコントロール
仕入管理は、マーチャンダイジングを考えるうえでも、計画を具体化させるためにも必要なものになります。そのためにも仕入管理表や仕入台帳、仕入帳（コクヨ仕入帳）などを使って、在庫の管理等をしています。仕入計画の立て方や仕入在庫管理、売上仕入管理、販売仕入管理についても、説明していきたいと思います。仕入管理の大切さが見えてくるはずです。
顧客が満足するためを実現させるための仕入管理
商品計画の次に必要となる仕入管理は、取扱商品の大枠を顧客が満足するための具体的な商品に翻訳して実現させるためのものです。商品の調達先を探しつつ発注、タイミングよく商品が供給されるような仕入を実現させる必要があります。仕入管理は、仕入管理表や仕入台帳、仕入帳（コクヨ仕入帳）などを用いて行うことが多くなります。
マーケットは常に変化する
そもそも仕入管理の意義について、何かと過小評価されがちな問題もあります。マーケットは常に変化しています。買い手市場と言われる、市場環境の変化はもちろん、大量生産でものの供給量が豊富になり仕入に苦労しない環境ができあがっています。そのため販売ばかりに目がいってしまいがちになり、仕入にまで目が回らない現実が起きています。どうしても脇役になってしまい、後回しになることも少なくないのです。
商品の重要性
でも、よく考えなくてはいけないのは商品なくして販売は成り立たないことです。扱っている商品に魅力がなく、品揃えも不十分、バラバラだと顧客の満足は得られなくなります。その結果、販売力も低下する原因になってしまうのです。小売業で重要な仕入管理（仕入管理表・仕入台帳・仕入帳・コクヨ仕入帳）はもちろんですが、いかにニーズに合わせてタイミングよく提供できるのかも大きな鍵を握っています。
仕入計画
仕入管理については、仕入在庫管理はもちろん売上仕入管理、販売仕入管理なども必要になります。顧客を中心に置いた計画性の重要性はもちろん、適当な数量や適正な価格を必要な時期、適切な仕入先から見ていかなくてはいけません。仕入在庫管理や売上仕入管理、販売仕入管理なども、日頃から使いこなしておかないと、計画を実行に移すのは簡単なことではありません。
具体的な実践計画の翻訳を行うのが仕入管理の基本的な考え方
仕入管理は仕入管理表や仕入台帳、仕入帳（コクヨ仕入帳）などを用いて行いますが、あくまでも具体的な実践計画の翻訳が目的になります。対象顧客のニーズやウォンツに適合しているものであり、利益のための商品の取扱を計画したものになります。仕入在庫管理や売上仕入管理、販売仕入管理などを使いこなしているのはもちろん、自店のプラスになると言う点にも配慮しなくてはいけなくなります。仕入管理は5W1Hの考え方から少なくとも6つの項目にまとめることができます。
仕入管理と商品計画
仕入管理は、仕入管理表や仕入台帳、仕入帳、コクヨ仕入帳などの共通点もあり、商品計画と混同されがちです。確かに似ている点も多くありますが、明確な違いを把握することも必要です。商品計画はあくまでもシーズンに先立って考えたときにどのような商品を調達するべきか考え、商品ラインまで明確にしています。
仕入計画の課題
仕入管理になると、商品計画をベースにしつつ、明示された商品ラインプランとして組み立てています。仕入在庫管理や売上仕入管理、販売仕入管理をもとに何を仕入れるのかが、商品計画にあたります。どれだけ仕入れるのかが仕入計画の課題になります。それぞれの関係性をより意識しないと、隔たりのある商品を仕入れるに過ぎなくなってしまうのです。
仕入管理は顧客に重点を置き顧客の要望に応えるための仕入れを
顧客志向の仕入管理は何よりも重要なことになります。顧客のニーズに適応しつつ商品を調達、提供していきます。それをいかに充足させるかが、マーケティングの鍵を握っています。販売するための仕入管理は、顧客の要望に応えるための仕入です。
仕入れは顧客の需要を先取りして調達し提供するもの
仕入は自己完了や自己消費のために行うものではなく、再販売のために行います。顧客の求める商品の需要を先取りして調達し提供するものになります。販売のための仕入にもなり、顧客のための仕入にもなります。特に市場最前線にいる小売業者が、いかに力を発揮するのかによって地位の向上に繋がるということを、肝に命じておかなくてはいけません。
仕入計画は商品の販売分析や在庫・売上・販売管理などから計画
仕入管理（仕入管理表・仕入台帳・仕入帳（コクヨ仕入帳）は、商品の計画に従い商品の具体的なアイテムや数量、価格、時期、仕入先、仕入方法、決済などを決めていくものになります。
売れる商品は変化していく
この決定まではある程度決まった流れがあります。販売分析では、過去の延長線のみでの分析はおすすめしません。売れる商品は刻々と変化していますし、新規を増やすためにはどうすればいいのかを分析していく必要があります。
重要な在庫管理や売上・販売管理
対象商品の分析はもちろん、仕入在庫管理や売上仕入管理・販売仕入管理なども考えていかなくてはいけません。仕入先に経済的な不安がないのかも調べる必要がありますし、予算をコントールするための作成も必要です。
仕入計画では分析を徹底しその上で適切な方法や仕入れ方を模索
仕入計画について、まずは分析を徹底することその上で適切な仕入方法や仕入れ方を模索してみてくださいね。ソフトにはソフトウェアやフリーソフトなどもありますし、アプリやツールなどのシステムを使う方法もあります。