エクセルはデータ管理や分析に欠かせないツールですが、複数のファイルを効率的に管理するためには、特定の機能やマクロを活用することが重要です。シートの統合や分割、ファイルの分割・結合に関する操作を簡略化するフリーソフトも存在します。
さらに、VBAを用いることでエクセルに限らず柔軟なファイル操作が可能になります。
このページでは、エクセルでのファイル管理とマクロの活用法について解説しています。
エクセルに備わる機能
excel（エクセル）を取り扱ったりしていると、いろいろな機能があることに気がつきます。例えば関数などもそういったもののひとつです。難しい計算や集計をいとも簡単に計算してくれるのです。また、マクロいわゆるVBAも便利な機能のひとつです。複数のエクセルファイルを1つのブックにまとめることや複数シートをまとめるなどexcel（エクセル）のマクロをツールとして活用することで簡単に行うことができます。
シート統合・分割
複数のエクセルファイルを1つのブックにまとめるということは、それぞれのブックにある複数シートのシート統合を行うという意味でもあります。複数シートのシート統合を行う際には、シート統合した結果を新たなブックとして作成する方法と、シート統合した結果を既存のexcel（エクセル）ファイルにまとめる方法とがあります。どちらの場合でも、複数シートのシート統合をする事で複数のエクセルファイルを1つのブックにまとめる事ができますので、シート統合を行って複数のエクセルファイルを1つのブックにまとめる事の目的を考えた上で作成するようにしましょう。また、複数シートのシート統合を考えた時、気を付けたいのがシート名の重複です。シート名が重複してしまうと、マクロの実行が停止してしまうからです。複数のエクセルファイルを1つのブックにまとめる場合には気を付けましょう。
エクセルのシートを分割する方法
シート分割は、シート分割した結果を既存のexcel（エクセル）に挿入させる方法と、新規excel（エクセル）としてシート分割する方法があります。
シート分割の際に気を付けたいのが、重複したファイル名で新規excel（エクセル）を作成してしまう事です。特に、シート分割用にexcel（エクセル）のテンプレートを作成しておき、そのテンプレートを複製する形でシート分割後の新規ファイル作成を行う時は要注意です。
そこでおすすめのシート分割マクロ作成方法は、複数シートのシート名にページ数カウントである数字を付加する事です。ページ数カウントとは、そのシートが元となるブックの何ページ目だったかという情報です。
ページ数カウントを保持しておき、そのページ数カウントをテンプレートとなっているファイル名の後ろに付け加えます。ページ数カウントを付け加えられたテンプレートファイルはファイル名が重複する事がありません。ページ数カウントを活用する事でテンプレートファイル名がユニークになるのです。
エクセルのシートを結合する方法
シート統合とは別に、シートの内容を結合するシート結合ツールなどもマクロで作成する事ができます。
シート結合は、複数のシートに分かれているデータを1つのシートに結合する時に使用します。シート結合では、対象となるシートのどの範囲までデータが記述されているか判断します。
途中に空白セルや空白行がある場合もありますので、そのあたりのロジックに気を付けるのがシート結合ではポイントとなります。
またシート結合では、データ結合先のシートの末尾データの位置も把握しておく必要があります。シート結合はまとめるデータが多い場合でも、まとめるデータが少ない場合でも、マクロを実行すればあっという間にデータを結合してくれるでしょう。
エクセルでマクロ作成時の注意点
複数のエクセルファイルを1つのブックにまとめるマクロや、複数シートをまとめるいわゆるシート統合のマクロなどを作る時は、ブック名やシート名をマクロで指定する必要があります。
シート名は「:」「¥」「/」「?」「*」[[「]」といった文字列は使用できないので注意しましょう。文字数は31文字以下という指定もありますので、そちらも注意してマクロを作成するようにしましょう。
また、excel（エクセル）のマクロを扱う上で気を付けたいのが、excel（エクセル）のバージョンです。バージョンの違いにより、VBA内で使用できる関数が異なる場合があるからです。
excel2000では使用できていた関数が2007では使用できなかったり、反対にexce2007で使用できる関数が2000にはまだ組み込まれていないといったパターンもあります。
そのため古いexcel（エクセル）からバージョンアップを行う時は、マクロの動作に対しては非常に慎重にチェックするようにしましょう。excel（エクセル）以外のソフトでも、バージョンの違いによるマクロ動作の不具合が生じる場合があります。
マクロがもし突然動作しなくなった時は、マクロの手直しより先に、自動アップデートなどによるソフトウェアの更新が動作していなかったか確認するようにしましょう。
vbaはエクセルに限定せずファイル操作でき便利 ただし注意も必要
vbaはexcel（エクセル）ファイルだけ操作するマクロではありません。excel（エクセル）以外のファイルも操作可能です。
例えば複数のファイル結合を行うツールを作る事もできますし、ファイル分割を行うツールを作り出す事も可能です。ファイル結合やファイル分割のツールを作る時に気を付けたいのが、ファイルの破損です。
テキストデータなどの比較的取り扱いやすいデータであれば、マクロによるファイル結合やファイル分割は比較的簡単です。
画像ファイルや映像ファイルなど複雑なファイルは、マクロによるファイル結合やファイル分割は難しいと言わざるを得ないでしょう。
ファイル分割・結合はフリーソフトの活用を
マクロでのファイル結合やファイル分割はおすすめできません。こうしたファイル分割やファイル結合などはフリーソフトやフリーのアプリを活用するのがおすすめです。
フリーソフトやフリーのアプリは、無料でダウンロードできるので簡単に誰でも使う事ができます。フリーソフトの中には人気があるソフトやアプリも存在します。人気があるソフトやアプリであれば、使い方もWebで簡単に見つける事ができるはずです。
マクロとは違いソフトやアプリの中には、複数の便利な機能を備えている場合があります。
たしかに、マクロのようにピンポイントでかゆいところまで手が届くかというと疑問ですが、それでもソフトやアプリで十分という作業もあるのは確かです。
マクロでツールを作成する前に、まずは人気のフリーソフトやフリーのアプリを無料ダウンロードしてみると良いでしょう。
もしフリーソフトやアプリで足らない部分があれば、ソフトを補う形でマクロを構築していくのも一つの手法だと言えるのです。画像ファイルを扱う場合は、人気が高いフリーでダウンロードできるソフトや、より人気があるシェアソフトの導入も検討すると良いでしょう。
簡単な作業にはマクロを上手に活用すると便利
マクロなどのツールは、Webサイトでフリーのツールとして無料ダウンロードできるものがたくさんあります。
また、Webサイトではマクロの作成方法など、テンプレートとなるソースコードを無料で公開している場所もあります。
例えば、シートをまとめるツールなどは人気があるツールとして、数多く公開されていますし、ダウンロードも簡単に行うことができるはずです。
こうした無料で紹介されているソースコードを参考にして、マクロの勉強をするのもおすすめだと言えるでしょう。また、無料ダウンロードして使うことができるフリーのマクロを、解析・分析して勉強するのもおすすめです。
どういった方法でも簡単に覚える事はできませんが、フリーソフトやフリーのアプリでは補えない部分や、単純な作業を簡単に行いたいといった時には、マクロは非常に便利でおすすめだと言えるのです。
エクセルの複数ファイル・ファイル管理の取り扱いについて
excel（エクセル）を使って業務を行っていく中では、シート結合・シート統合・シート分割・ファイル結合・ファイル分割・複数ファイル集計を行ったりするマクロは、マクロの記録などで作れることが分かりました。
シート結合・シート統合・シート分割など、1つのexcel（エクセル）内にある複数シートをまとめたりするマクロは、マクロの記憶で比較的簡単に作れるのです。
一方で、複数のエクセルファイルに分かれている複数シートに対し、シート結合・シート統合・シート分割を行って1つのブックにまとめるといったマクロは、マクロの記憶では簡単に作れないことも理解できたはずです。
ファイル結合やファイル分割といった複数のエクセルファイルを1つのブックにまとめる手法や、複数シートのデータや複数ファイル集計を行い、それらをまとめるマクロなどは、やはりマクロの記録では簡単には作れません。
しかしながら、こうした複数のexcel（エクセル）をまたがるシート結合・シート統合・シート分割およびファイル結合・ファイル分割さらには複数ファイル集計といった、複数のエクセルファイルや複数シートを1つのブックにまとめるといったマクロは、作成できるようになることで業務の効率化は大幅に向上するはずです。
また、excel（エクセル）以外のファイル情報をファイル結合・ファイル分割するといったことや、複数ファイル集計を行うこともexcel（エクセル）のマクロでは可能です。
excel（エクセル）のマクロでファイルを操作する時は、ファイルのパス取得や取得したブックやファイルの開き方、ファイルの削除方法などを知っておく必要があるのです。
エクセルのファイル管理・操作に必要なマクロとは
簡単にここではファイルを操作するマクロについて紹介します。
excel（エクセル）のファイルのパスや複数エクセルファイルが保存されているフォルダのパスを指定する方法は、ソース内でファイルパスを取得したり記述する方法と、ファイルやパスを選択して選ばせる方法があります。
マクロを実行しているexcel（エクセル）のパスであれば、「ThisWorkbook.Path」と記述することで簡単に取得することが可能です。実行しているexcel（エクセル）と同じフォルダに存在しているファイルであれば、この記述で操作することができます。
また、複数のエクセルファイルをこのフォルダに格納すれば、1つのブックにまとめるといったことや、複数シートをまとめる時も、「ThisWorkbook.Path」でパスを指定して操作することができるはずです。
一方で、ユーザーがexcel（エクセル）のファイルパスを指定したりする場合、例えばテンプレートファイルを取得したいだとか、複数ファイル集計のためのファイルを指定したいだとか言う場合には、「Application.FileDialog」を命令することで、ダイアログボックスを扱えるようになります。
このダイアログにからの引数により、どのファイルパスが選ばれたか判断できるはずです。
マクロを作成してみよう
具体的なマクロソースコードなどは、無料で紹介しているサイトやフリーでダウンロードできるテンプレートが最も参考になります。
テンプレートとなるソースコードをダウンロードして、実際にシート結合・シート統合・シート分割およびファイル結合・ファイル分割さらには複数ファイル集計といった、複数のエクセルファイルや複数シートを1つのブックにまとめるといったマクロを作成してみるのがおすすめです。
一つのツールが完成することで、そのツールをテンプレートとして応用をすることができ、複数のツールが作れることができるはずです。
慣れてくれば、さまざまなテンプレートを組み合わせて、便利なツールを簡単に作ることができるでしょう。フリーソフトやフリーアプリといった何でも可能にするツールは難しいかもしれません。しかし、フリーソフトやフリーアプリなど無料でダウンロードできるソフトやアプリでは手の届かない、自分だけのオリジナルなツールが簡単に作れるようになるはずです。
まずは基本となるシート結合・シート統合・シート分割およびファイル結合・ファイル分割さらには複数ファイル集計といった、excel（エクセル）を操作するマクロを作るのがおすすめです。
そうした上で、複数エクセルファイルを1つのブックにまとめるといったマクロや複数シートをまとめるマクロを作っていくというように、作業の難易度を段々とアップさせながら構築するのがおすすめです。
本格的にマクロを構築できるようになれば、フリーソフトやフリーアプリといった無料でダウンロードできるソフトのように、マクロをそれぞれにテンプレート化して、部品化するオブジェクト思考での構築ができるようになるはずです。
オブジェクトをそれぞれに作り上げれば、ページ数カウントの時はこのオブジェクトを複数シートをまとめる時はこのオブジェクトをといった形で、同じオブジェクトを使い回すことができます。
ページ数カウントや複数シートをまとめるオブジェクトなど、作業上人気のある機能は、フリーダウンロードできる無料のオブジェクトが公開されている場合があります。
ページ数カウントや複数シートをまとめるオブジェクトを、自分でゼロから作るのも勉強になりますが、効率化を求めるのであれば、フリーダウンロードできる無料のオブジェクトを活用すると良いでしょう。
ページ数カウントなどのロジックは必ず覚えておくのがおすすめです。ページ数カウントなどの定番オブジェクトは自分でも作成できるようにしておくのがおすすめなのです。
簡単な作業マクロが人気
業務上で役に立つマクロは、ごちゃごちゃと作業数が多いマクロよりも、ページ数カウントのような単純な機能のほうが意外と重宝したりします。
フリーソフトとして公開されている、複雑な作業をするマクロの中には、確かに人気が高いマクロもあります。
しかし、簡単な作業を行うマクロの詰め合わせが意外と人気が高いのです。これは、フリーソフトなどで行うような高機能な部分はソフトで手軽で簡単な作業を行う、いわゆるツールとして使う程度の機能はマクロでといった使い方をする人が多いので人気が高くなっているかもしれません。
実際に業務で自作ツールを作る場合、簡単な作業であればマクロを組むだけで十分なことが多いものです。
加えて、ツール作成自体に工程を取られていては意味がないため、簡単に作れるマクロがおすすめなのです。複数のエクセルファイルを扱うマクロが簡単に作れるようになれば、マクロではなく本格的なプログラミングに挑戦するのも良いかもしれません。
マクロだけでは物足りなかった機能が、ソフトやアプリを作り上げることで満足できる機能を搭載できるかもしれないからです。
また、フリーソフトやフリーアプリといった無料のソフトやアプロをフリーとして公開することで、フリーソフトにはどういった機能が必要なのか理解できることも多くあるでしょう。公開したソフトが人気になれば、よりモチベーションもあがりますし、知識向上の励みにもなるでしょう。
一方で本業ではないフリーソフト作成やマクロ作成は、効率良い作業を行うために開発するものです。そのため、フリーソフトやアプリの作成が主目的になってはいけません。いくら人気のソフトを開発できたとしても、ソフト開発やツール開発は作業性向上のためだということを忘れないようにしましょう。