このページでは、納品書・請求書作成のフリーソフト・エクセルテンプレートについて紹介しています。
・請求書・納品書のフリーソフトの紹介
また、納品書・請求書に関連した知っておくと役立つ情報などを掲載しています。
・エクセルテンプレートで請求書・納品書を無料で作る方法
・納品書・請求書作成のクラウドソフト
・納品書・請求書作成のアプリ
・納品書・請求書はエクセルで作るよりソフトがおすすめ
・ビジネスに欠かせない納品書・請求書
請求書・納品書のフリーソフト
見積/納品/請求書作成ソフト 三森支太郎
印刷イメージの画面項目をフォーム入力し、見積/納品/請求書/領収証等の各種帳票を容易に作成できるフリーソフトです。
品名や単位をリストに登録し、登録リストから選択入力ができます。
複数の見積データを集計して、合計請求データを作成することが可能です。
消費税・税なし ・税込・課税・非課税にも対応しています。
とりあえず、請求書。
「デザインが可愛く使いやすい」と女性にも大好評な、請求書発行が出来るフリーソフトです。
請求書の作り方がわからないと困っている方でも簡単に使えます。
消費税・税なし ・税込・課税・非課税にも対応しています。
エクセルで簡単 ぷち見積請求フリー
エクセルで簡単に見積書・請求書・領収書を作成することができるフリーソフトです。
エクセルで作られているため、エクセルを使用慣れている方なら簡単に使うことができます。
ブック・ワークシート・VBAマクロにはパスワードを設定していないので、自由に変更可能です。
請求書番頭 フリー版
用紙イメージで請求書・納品書・振替伝票・納品伝票・入出金伝票・売上伝票・伝票管理・伝票作成・控えを作成できるフリーソフトです。
すぐに使えるPDF作成機能を搭載しています。
用紙のイメージそのままの入力画面なので、即座に直感的な操作で作業が始められます。
ロゴが設定でき、会社のロゴなどを請求書・納品書に印刷可能です。
シンプル 請求書
簡単にシンプルな請求書が作成できるフリーソフトです。
LANでマスタファイルを共有して使用することが可能なので、複数のパソコンで使用しても、快適に動作出来るようになっています。
クラウドデータベースと連動して使える機能が入っています。
請求書 Maker
ユーザーテンプレートや雛形で請求書や発注書、受領書などが簡単にできるフリーソフトです。
見積書を作成後、同じ内容の請求書、納品書、注文書、受領書・振替伝票・納品伝票・入出金伝票・売上伝票・伝票管理・伝票作成・控え等が1クリックで複製することができます。
同時共有機能で何人でも同時に書類作成ができます。
請求書とは
請求書とは、契約をした相手に支払いを求めるための書類です。
請求書には、以下のような項目を記載します。
- 発行日付
- 請求金額（消費税なし・税込み）
- 入金期日
- 振込先
請求書で非常に大切なのが日付です。
請求書に発行日や入金日を記載していなければ、期日までに入金されない恐れもあります。
請求金額が支払われないなどのトラブルがあった場合には、請求書の日付から算出した遅延金や賠償金を要求することができます。
請求書は支払いを促すだけではなく、未払いに対する法的処置にも有効な書類です。
納品書とは
納品書とは、商品を納めた時に提出する書類です。
納品書により納品された商品などが間違いないか確認することができます。
納品書に記載する項目は、納品日、納品した商品の名称、数量、金額などです。
もし、納品書と発注した商品の見積書などを比較して間違いがあった場合は、速やかに連絡をして対処してもらわなければなりません。
また、納品書の控えなどでお互いに納品した商品を確認できたり、納品書を参考にして新たに似た商品を購入するなどにも使用できます。
納品書は請求書や納品現品と同封されている場合がほとんどです。
納品する際に、納品物と一緒に納品書を同封して納品します。
インボイス制度の導入
2023年10月1日以降、日本国内で消費税の仕入税額控除を受けるためには「適格請求書」の交付と保存が必要となりました。これは、インボイス制度の一環として導入された変更であり、企業やフリーランスの間で大きな関心を集めています。
適格請求書とは、売り手が買い手に対して取引内容や適用される消費税の税率、それに対する消費税額を正確に伝えるための書類のことを指します。「請求書」という名称が使われていますが、内容が一定の記載要件を満たせば、領収書や仕入明細書も適格請求書として利用可能です。これは、税務上の透明性と正確性を高めるための手段として重要な役割を果たします。
適格請求書には、取引年月日、品目、数量、単価、合計金額、適用税率、そして売り手の登録番号といった具体的な情報が記載されている必要があります。これらの情報が正確に記載されていなければ、買い手側はその取引に関連する消費税の返金や控除を受けることができません。したがって、適格請求書の作成と管理は事業活動において非常に重要です。
さらに、この新しい制度は会計システムや経理業務にも影響をもたらし、適格請求書を発行し保存するための新しいワークフローやシステムの導入が求められることがあります。自動化システムを導入することで、業務効率を向上させ、人為的なミスを減少させることが期待されます。
適格請求書制度の導入は、長い目で見れば、税務業務の透明性が向上することで、誤りの防止や税務調査の簡素化といった多くのメリットが期待できます。この点からも、適格請求書の適切な導入と管理は企業にとって重要な課題となります。
適格請求書発行事業者のみが適格請求書を発行できる
インボイス制度における適格請求書・適格簡易請求書の発行について、詳しく説明していきます。適格請求書を発行するためには、特定の条件を満たす「適格請求書発行事業者」として登録される必要があります。この登録は、税務署への申請と審査により行われますが、登録できるのは消費税の課税事業者に限られています。
まず、インボイス制度は消費税の適正な申告と納税を目的として導入された制度であり、事業者同士の取引において正確な課税を行うための仕組みを提供します。こうしたインボイス制度に対応した適格請求書を発行することにより、消費税の計算や申告が簡易化され、経理業務の効率化や透明性が向上します。
適格請求書発行事業者として登録するには、まず税務署に対して「適格請求書発行事業者登録申請書」を提出する必要があります。この申請には、事業の内容や規模、過去の税務実績などが審査されます。審査をパスすると、登録事業者として認定され、晴れて適格請求書を発行することが許可されます。
一方で、消費税の免税事業者に留まる場合、適格請求書の発行は許可されておらず、結果として取引先に適格請求書を提供できないため、取引の見直しや適切な納税が求められることになります。そのため、消費税の免税事業者である事業者も、適格請求書発行事業者への登録を検討する必要があります。
さらに、適格請求書には必須記載事項があり、事業者名、取引日付、取引内容、消費税額などが含まれます。また、適格簡易請求書もあり、こちらはより簡略化された形式で、使い勝手が良い一方、特定の条件の下でしか利用できないため注意が必要です。適格請求書と適格簡易請求書の違いを理解し、それぞれの使い分けを適切に行うことが重要です。
請求書全般において、法律や制度に適合する内容を記載することは、ビジネスの信頼性や法令順守の観点から非常に重要です。特にインボイス制度に対応した適格請求書の発行は、今後のビジネス運営において欠かせない要素となるでしょう。請求書の内容と形式に対する理解を深め、適切に対応することで、事業の透明性と信頼性を高めることができます。
特定の業種における適格簡易請求書（簡易インボイス）の発行について
適格簡易請求書とは？
現代社会では、企業や事業者が不特定かつ多数の消費者に対して商品やサービスを提供することが一般的です。特に小売業、飲食店業、写真業、旅行業、タクシー業、駐車場業などの分野では、これが顕著です。このような業種において、通常の適格請求書に代わって「適格簡易請求書」が発行されるケースが増えています。適格簡易請求書は通常の請求書と比べて記載項目が簡略化されており、簡易インボイスとも呼ばれています。
適格簡易請求書の利便性と必要事項
適格簡易請求書は特定の必要事項が記載されていれば、レシートや領収書としても認められます。さらに、手書きの請求書も問題なく適格簡易請求書として扱うことができます。これにより多忙な業者でも手軽に発行・管理ができ、業務の効率化が図れます。
適格簡易請求書に記載すべき主な事項は以下の通りです。
1. 発行者の氏名または名称
2. 取引内容およびその対価
3. 発行日
4. 税率ごとに区分して合計した対価の額
これらの情報が適正に記載されていれば、簡易インボイスとして法的要件を満たすことができます。
適格簡易請求書を発行する業種の重要性
特に小売業や飲食店業は、日常的に大量の取引を行います。そこで、各取引ごとに通常の適格請求書を発行するのは効率的でなく、業務の大きな負担となります。一方、適格簡易請求書を使用すれば、この負担が軽減され、多くの業者がその恩恵を享受しています。例えば、飲食店で発行されるレシートがその良い例です。
また、旅行業やタクシー業など、移動や体験を提供する業種においても、迅速かつ正確な請求書の発行が求められます。これにより、取引の透明性が保たれ、顧客満足度の向上にもつながります。
適格簡易請求書の発行がもたらすメリット
適格簡易請求書の導入によって、業者側だけでなく顧客側も多くのメリットを享受します。顧客は明確で簡潔な情報を受け取ることで、自身の支出管理が容易になります。さらに、法的に認められた請求書を受け取ることで、安心感が増すでしょう。
長期的には、適格簡易請求書の普及が業界全体の信頼性を上げ、より健全な経済活動を促進することが期待されます。
適格請求書の必要記載事項を詳しく解説
インボイス制度が導入されることで、適格請求書の発行が求められます。適格請求書とは、正確な消費税の取り扱いを可能にするために必要な情報を詳細に記載した請求書のことです。インボイスという呼称は、英語の「invoice」に由来しています。この制度は、税務署との透明性を保ち、消費税の適切な納税を促進するために非常に重要です。
適格請求書の記載事項は、それぞれが重要な役割を果たしており、正確な消費税の取り扱いを実現するために不可欠です。インボイス制度に対応することで、税務署とのトラブルを避け、健全な経営を続けるための基盤を築くことができます。適格請求書を適切に発行することで、事業の透明性と信頼性を高めましょう。
適格請求書に必要な記載事項の詳細
適格請求書は、単なる請求書とは異なり、いくつかの必須項目を含めることでその有効性を持ちます。以下に、その主要な記載事項を紹介します。
1. 適格請求書発行事業者の情報
適格請求書を発行する事業者の氏名または名称、及び登録番号が必要です。この登録番号は税務署から付与されるものであり、正確な情報を提供することで、インボイスの信頼性が担保されます。
2. 取引年月日
取引が行われた具体的な年月日を明確に記載することが求められます。これにより、取引のタイミングや消費税の計算基準が明確になります。
3. 取引内容の詳細
取引内容を詳細に記載することが必要です。特に、軽減税率の対象となる品目については、その旨を明記することで、税率の異なる品目が含まれている場合の正確な計算をサポートします。
4. 税率ごとに区分した合計金額と適用税率
税率ごとに区分して合計した対価の額を、税抜きまたは税込みの形式で記載する必要があります。また、それぞれの適用税率も明示します。これにより、消費税の計算が容易になり、税務署への報告がスムーズに行えます。
5. 税率ごとの消費税額等
各税率に応じた消費税額を明示し、正確な税額を記載します。これにより、受け取る側も消費税の適用状況を容易に把握することができます。
6. 書類の交付を受ける事業者の情報
請求書を受け取る事業者の氏名または名称も記載しなければなりません。これにより、取引双方の確認が容易になり、トラブルの防止にもつながります。
納品書の適切な保管期間について
ビジネスや取引を行う際、納品書の取り扱いは非常に重要です。ただ商品やサービスを受け取った証拠としてだけでなく、税務上の書類としても必須です。しかし、納品書をどのくらいの期間保管すればよいかについて、迷うことも多いでしょう。
適切な管理と保管を心掛けることで、企業や事業の信頼性と法的安定性を確保できます。
以下では、納品書の具体的な保管期間について、個人事業主と法人それぞれの状況に応じて詳しく説明します。
個人事業主の場合
個人事業主が納品書を保管する期間については、原則として5年間が基本となります。しかし、消費税の課税事業者となる場合には、その保管期間は7年間に延長される点に注意が必要です。これは、税務調査や適正な税額算定のために必要です。もし消費税の対象外の事業者であっても、過去の記録として納品書を保存しておくことは合理的です。万が一、過去の取引に関する証明が必要となるケースが生じたとしても、十分な証明を提供できるでしょう。
法人の場合
法人企業においては、納品書の保管期間はさらに長期にわたります。税法上は7年間の保管が求められていますが、会社法においては10年間の保管が求められるため、こちらに従うことが望ましいです。これは、企業の透明性や法的安定性を保つためにも重要です。
納品書だけでなく、見積書、契約書、領収書など、取引に関わる全ての書類についても同様に長期保管の対象となります。これらの文書が全て整っていることで、税務調査や内部監査に対してもスムーズに対応することができます。
納品書のデジタル化のメリット
近年、ペーパーレス化が進む中で、納品書のデジタル保管も一つのオプションとなりつつあります。デジタル化することで、スペースを節約し、検索や管理がしやすくなる上に、バックアップを取ることでリスク管理も強化できます。電子納品書は、法的に有効であり、適切に管理されていれば紙媒体と同じ効力を持ちます。
法改正や税務調査に対する準備
法改正によっては、納品書の保管期間が変動する場合も考えられます。例えば、新たな税制改革や電子納品書の対応に関する法律の改正などです。そのため、定期的に最新の法令情報を確認し、適切に対応することが重要です。また、税務調査が入る可能性を考慮して、全ての書類を整理整頓して保管する習慣を付けておくことで、後々のトラブル回避に繋がります。
エクセルテンプレートで請求書・納品書を無料で作る方法
請求書・納品書の作成は、エクセルのテンプレートから簡単に作成できます。
請求書・納品書のエクセルテンプレートは、クラウドサービス「Misoca」のサイトで無料で入手可能です。
必要な項目と計算式が設定されているため、請求書・納品書の記載方法やルールが分からなくても簡単に作れます。
納品書・請求書作成のクラウドソフト
クラウドによる見積書 納品書 請求書作成のクラウドソフトは、書類の作成はもちろん、印刷、郵送、郵送確認など付帯業務まで行ってくれます。
さらに、クラウド連動ソフトを使ったソフトは、会計処理、伝票処理、確定申告などの会計に係る処理も行え、1ヶ月無料の試用がおすすめです。
クラウドはインターネットを通して複数の場所からファイルなどにアクセスできる方式です。
このクラウドを使用することで、複数の事業所からソフトやツール・アプリを通じてまたは連動ソフトや作成ソフトを通じて、同じ書類を確認することができるため、おすすめしたいシステムだと言えます。
ただし、クラウドはインターネット回線が必要です。
セキュリティ上インターネット回線を切断しているパソコンもありますので、クラウドサービスを活用したい場合は、まずは回線が利用可能か、そしてクラウドのセキュリティは大丈夫かといった部分を確認するようにしましょう。
納品書・請求書作成のアプリ
見積書作成などは、スマホのアプリも豊富に充実し、googleアプリ、appleアプリと機種に関係なくアプリでpdf見積りが作れ送付まで簡単にできます。
このアプリにクラウドの機能を合わせれば、会計システムが構築でき、社内システム、顧客とのシステムとの結合も可能で、システムによるビジネスの広がりが期待できます。
納品書・請求書はエクセルで作るよりソフトがおすすめ
一般的なビジネスの取引の流れは、取引の話があってから入金されるまで、次のような流れです。
- 購入の依頼を受けます。
- 依頼内容を確認し、見積書を作成し発行します。
- 見積もりの内容の説明や割引などの交渉の後、正式に受注を受けます。
- 注文の品物が揃えば、納品書を作成し、納品とともに納品書を送付します。
- 納品が問題なく完了した後に、請求書を作成し発行します。
- 入金の確認を行い、受領書発行、礼状などのビジネスの挨拶を行います。
以上のように、仕事を受けから発行する実務的な書類は、見積書、納品書、請求書です。
これらの書類の作成には、エクセルなどの表管理ソフトで作成している人も多いと思います。
しかし、顧客や商品の数が増えてくると、Excel内のデータ管理では追いつかなくなり、データベースが必要になります。
そのため、作成ソフトのような、専用のソフトウェアは、データベース機能も含むため、顧客データ、商品データを管理しやすくなります。
管理する情報には、商品や金額の追加・変更、消費税などがあります。消費税でも10%と軽減税率適用の8%となどと管理項目が多く、シンプルな管理手法では手に負えません。
Excelでの納品書・請求書の作成から、納品書・請求書作成ソフトへ移行することにより、Excelで管理していたデータを移し替える手間が少なくなり、おすすめです。
ビジネスに欠かせない納品書・請求書
商品の販売やサービスの提供などのビジネスをする上で、欠かせないのが納品書・請求書です。
取引先に正確な商品・サービス内容や金額などの見積りを提示できないと、取引がスムーズに進まないこともあります。
また、納品書、請求書の作成に時間がかかると、本業にかける時間が減ってしまうことも。
そのため、納品書・請求書は簡単で正確に作成できることが必要です。
それを可能にするのが、納品書・請求書ソフトです。
納品書・請求書ソフトでは、あらかじめ用意されているテンプレートや雛形、サンプル、フォームを使えば、見積書や納品書、請求書などが簡単に作成できるようになっています。
もちろん、自分に合うようにカスタマイズも可能。中には、PDF作成やロゴ・印影設定が可能なソフト、売上・入金管理までできるソフトもあります。
開業したての人や、見積書・納品書・請求書の作成に時間がかかる人にはぴったりのソフトです。