このページでは、簡単で便利に使える、現金出納帳ソフトについて紹介しています。
・現金の動きを記録するための帳簿「現金出納帳」とは
・現金出納帳の残高がマイナスになる原因とそのときの見直し方
・買掛金は仕入れが先で代金を後払いする場合に計上する勘定科目
・現金出納帳の預金出納帳を管理するポイント
・誰でも簡単に出納帳の記入ができ専門知識もいらない便利な出納帳ソフト
・青色申告で大切になる現金出納帳などの7つの帳簿を管理の方法
・現金出納帳などの帳簿をエクセルやフリーソフトで管理する秘訣
・年度末に一度は管理しよう「経費帳」「固定資産台帳」「給与台帳」
- 現金出納帳の役割
- 現金の動きを記録するための帳簿「現金出納帳」とは
- 現金出納帳の残高がマイナスになる原因とそのときの見直し方
- 売掛帳は未回収のお金をまとめたもの
- 買掛金は仕入れが先で代金を後払いする場合に計上する勘定科目
- 現金出納帳の預金出納帳を管理するポイント
- 経理の基本は現金出納帳・金銭出納帳の作成
- 誰でも簡単に出納帳の記入ができ専門知識もいらない便利な出納帳ソフト
- 青色申告で大切になる現金出納帳などの7つの帳簿を管理の方法
- 現金出納帳などの帳簿をエクセルやフリーソフトで管理する秘訣
- 年度末に一度は管理しよう「経費帳」「固定資産台帳」「給与台帳」
- 【比較】「現金出納帳」と「小口現金出納帳」の違い
- 現金出納帳や金銭出納帳はエクセルやフリーソフトやアプリでミスなく管理
現金出納帳の役割
近年、キャッシュレス決済が広まりつつあり、スマートフォンアプリやICカードを使った支払いが日常的に行われるようになりました。しかし、依然として現金を使用するシーンは少なくありません。例えば、市場での商品購入や小規模な取引、店舗での経費精算などで、現金の受け渡しは避けられない現実があります。このため、企業や店舗、さらには個人事業主においても、現金の流れを正確に把握するための重要なツールです。
現金出納帳は、現金の入出金を詳細に記録する帳簿であり、その管理はビジネス運営の基盤ともいえる部分です。現金の収支を明確に記録することで、不正や誤りの発見が容易になり、企業の健全な財務管理が可能となります。この帳簿は、現金の扱いが多い小売業や飲食業、建築業などの業界では特に重要で、日々の取引がアイテムとして取り込まれることで、経営者は財政状況をタイムリーに把握できます。
また、現金出納帳の利用には、税務上の利点も挙げられます。税務調査や確定申告において、現金の収支が明確に記録された帳簿は、信頼性の高い証拠資料となります。特に税務署からの監査が入った際に、現金出納帳が整然と管理されていることで、必要な説明をスムーズに行うことができ、トラブルの未然防止につながります。
現金の流れを適切に管理するためには、現金出納帳の記帳を怠らず、日々の取引を正確に反映させることが求められます。そのため、現代のキャッシュレス社会においても、現金出納帳の存在意義は決して薄れることはなく、むしろその必要性が再認識されるべきといえるでしょう。技術の進歩により、電子化された出納帳も登場し、従来の紙媒体と併用することで管理の効率化も図られています。このように、キャッシュレス化の進行とともに、現金出納帳の役割も進化し続けています。
現金の動きを記録するための帳簿「現金出納帳」とは
毎年確定申告の時期になると、経費などの計算で「現金出納帳」を見る機会が増えるのではないでしょうか。毎月しっかりと、金銭出納帳も含めしっかりと管理している人もいれば、なかには年末になると慌てて準備をすることも。現金の出入りをするうえで、必ず覚えておきたい、現金出納帳・金銭出納帳との違い、また、小口現金出納帳とはなにか?預金出納帳や現金出入帳、現金出納簿なども含め解説していきたいと思います。
現金出納帳は現金の動きを記録するための帳簿のことを言います。事業用の「財布」の入出金を記録する役割を担っているものになります。お小遣い帳や家計簿などと似ている形式になるので、記帳も難しいものではありません。ただし現金出納帳は自分が実際に手で触れた現金だけを記帳すると決めておくようにしてください。
関連記事:現金出納帳・金銭出納帳のフリーソフト・エクセルテンプレート
関連記事:自治会出納帳のエクセルフリーソフト
重複に気をつける
小口現金出納帳などから直接支払ったものだけにしておかないと、重複してしまう危険性があります。特に現金出納帳はまとめて記載することが多いので、具体的な日付などは忘れてしまっているケースがほとんどです。
雛形が用意されているコクヨの出納帳
そのため、小口現金出納帳も含め正確な記帳ができなくなってしまいます。もともと雛形(ひな形)が記されているコクヨの出納帳を使うのをおすすめします。大手だからこそ、コクヨの雛形(ひな形)はとても使いやすく便利です。
現金出納帳をエクセルのテンプレートやフリーソフトで管理
現金出納帳も、Excel(エクセル)のテンプレートやフォーマットなどを使う方法もあります。フリーソフトやソフトウェア(ソフト)、ツール、アプリなどのシステムを使って管理する方法もあります。無料(フリー)ダウンロードで試せるものもあります。簡単にクラウドで管理できるものもあり、人気やおすすめを比較できるランキングも試してみてくださいね。
現金出納帳の残高がマイナスになる原因とそのときの見直し方
領収書などを使い現金出納帳を記帳したところ、残高がマイナスになってしまうケースもあります。本来であればありえないことになるのですが、事業用の現金で不足した分を、個人の財布から建て替えているときに起こるものになります。
個人用と事業用でお金を管理
コクヨの雛形(ひな形)だとよりわかりやすいのでおすすめです。初心者の場合、マイナスのまま記帳してあとから通帳で現金を引き出して経費を精算し調整しようとします。ただこのやり方をすると、経費を使った日と預金を下ろした日が逆転してしまい矛盾した結果になってしまうのです。この場合は「事業主借」として処理する必要があります。個人の私からお金を借りていることを計上するときに使う勘定科目になります。個人用と事業用の両方のお金を管理することもできるので、税務署対策としても適切な方法になります。事業主借についても、コクヨの雛形(ひな形)が役に立つはずですよ。
現金出納帳の管理もソフトやエクセルを利用
現金出納帳のマイナスも、ソフト(ソフトウェア)、フリーソフトなどを使って管理できます。アプリやツールなどのシステムを使う方法もありますし、Excel(エクセル)のテンプレートやフォーマットなども活用できます。フリー(無料)ダウンロードなどもありますし、人気クラウドを比較しつつ、簡単にできるおすすめランキングなども使ってみてください。
売掛帳は未回収のお金をまとめたもの
売掛金は未収入金などをまとめた勘定科目になります。取引先ごとにまとめているのが特徴になり、売掛金が発生したときと、実際に売掛金が入金されたときの2回帳簿につける作業が必要になります。
売掛金の管理
売掛金の発生日についてはいろいろな基準がありますが、基本は請求書の日付で問題ありません。取引先に渡した請求書を見ながら月に1回、消費税込みの金額を売掛金に転記していきます。会計ソフトを使用することもあれば、コクヨの雛形(雛型)を使う方法もあります。
入金された売掛金
売掛金が実際に入金されているかどうかは、通帳と一緒に請求書を照らし合わせながら確認できます。入金が確認できたものは、勘定科目を「普通預金」に変更して記帳します。手渡しの場合は売掛金を開いて「現金」として受け取った金額を記帳して整えていくようにしましょう。
売掛金管理にはソフトを活用
売掛金は、Excel(エクセル)のテンプレートやフォーマットを使って管理する方法もあります。ソフト(ソフトウェア)やフリーソフトもありますし、アプリやツールなどのシステムを使った方法もあります。フリー(無料)ダウンロードなどの使い方もあります。人気比較クラウドランキングなら、簡単におすすめが調べられますよ。
買掛金は仕入れが先で代金を後払いする場合に計上する勘定科目
売掛金と反対の言葉に買掛金があります。こちらもコクヨの雛形(ひな形)を使って整理していきましょう。買掛金は商品の仕入れが先になり、あとから代金を支払う場合に計上する勘定科目のことになります。
買掛金は主たる業務の費用のみ
仕入先ごとに買掛金の支払いに漏れがないか、いくら未払いがあるのかを管理していくものになります。主に「主たる業務」に関する費用のみになり、商品の宣伝のためにポスターを掛け金で作ったものは未払金としての処理になります。
あとから支払われるものも買掛金
商品だけに限らず、原稿料などのあとから支払われるものも買掛金の扱いになります。買掛帳には、受けとった請求書の内容を転記していきます。請求書が送られてこないものは、設定した締日において買掛帳に記録しておきます。買掛金を銀行口座から支払った場合は、浮遊預金で計上しますし、金額が一致すれば支払の漏れはありません。
買掛金管理もソフトを活用
買掛金は、Excel(エクセル)のテンプレートやフォーマットを使いつつ、フリーダウンロード(無料)なども使いこなしてみてくださいね。ソフト(フリーソフト)やソフトウェアを使った管理はもちろん、アプリやツールなどのシステムを使ったものも便利です。
現金出納帳の預金出納帳を管理するポイント
通帳から引き落とされたものも、現金出納帳(金銭出納帳)につけてしまうと手元からお金を支払った処理になってしまいます。さらに、通帳を見ながら現金出入帳や現金出納簿、預金出納帳に記帳すると「二重払い」の処理をしていることになります。そのためお金の動きが、預金出納帳(金銭出納帳)や現金出入帳、現金出納簿、小口現金出納帳などと合わなくなってしまいます。預金出納帳(金銭出納帳)は口座の入出金を切ろうとするだけで帳簿ができます。
二重記帳を避ける
通帳の中身をそのまま預金出納帳に記せば簡単に作れますが、二重記帳だけは注意したいものです。会計ソフトはリンクしていることもあり、金銭出納帳や現金出入帳、現金出納簿などで重複した帳簿からの記帳は、二重として記されてしまいます。残高と帳簿の金額も合いませんし、ミスを防ぐためにも記帳の手順をルール化することも必要です。
ミスのチェック
現金出入帳や現金出納簿、小口現金出納帳などを管理するうえで、他の帳簿で記帳したものを通帳のコピーなどに順に線を引いてチェックしていきます。現金出入帳や現金出納簿、小口現金出納帳にコピーせずに空欄のページに直接チェックする方法でもかまいません。面倒くさいから・・・と後回しにして、手を抜くよりも最初からしっかりと管理しているほうが総体的にかかる時間も少なくなります。
預金出納帳をソフトで管理
預金出納帳の管理も、ソフト(ソフトウェア)やフリーソフトなどのアプリやツールなどのシステムを使ってみてください。Excel(エクセル)を使ったテンプレートやフォーマット管理にも役立ちます。また人気クラウドを簡単に比較できるおすすめランキングなどもありますので、試してみてください。
経理の基本は現金出納帳・金銭出納帳の作成
取引先に対する請求書や領収書を作成したり、従業員の給料の計算をしたりと、会計や経理の仕事は多くあります。その中で経理の基本ともいえる仕事は、現金をきっちり管理し、正しい現金出納帳・金銭出納帳を作成することです。
正しい現金出納帳・金銭出納帳を作成することには、次の効果があります。
①現金のショートを防ぐ
正しい現金出納帳・金銭出納帳を作成することで、現金や預金の残高を常に把握しておくことが可能になります。現金や預金の残高を把握しておかないと、いざというときに資金がショートし、最悪会社の信頼を失うことになります。
②不正を防ぐ
現金出納帳・金銭出納帳を作成し、現金や預金の動きをきちんと把握しておけば、知らない間に会社の現金がなくなっていたということを防ぐことができます。
③保存書類
法人税や所得税の法律では、現金出納帳や金銭出納帳を作成し保存することが求められています。
誰でも簡単に出納帳の記入ができ専門知識もいらない便利な出納帳ソフト
今では誰でも比較的簡単に出納帳の記入ができる、専門知識もいらない便利な出納帳ソフトや雛形があります。これを導入すれば、現金出納帳と金銭出納帳のシステム化を図ることができます。
会計ソフトを使う方法や出納帳から総勘定元帳への転記や専用ソフトやエクセルをカスタマイズしたものまで、システム化・効率化することができれば業務効率は格段にアップします。しかし、ソフトの導入にあたっては課題もあります。自社に合わない出納帳ソフトを導入してしまうと、会計業務が非効率になってしまう可能性があるので注意が必要です。
帳簿には科目という項目があり、それは現金の費用名であり、消耗品なのか交際費なのかを決めて記載しなければなりません。現金出納帳や金銭出納帳を帳簿として使う場合は、ペンで必ず毎日つけ、数字を訂正する際は、修正テープや修正液を使っては駄目です。必ず二重線で消して正しい数字を余白に書かなくてはなりません。
実際の現金と帳簿の数字は、一致させるよう努めましょう。雑費や雑収入など把握できないお金が多くなればなるほど、現金出納帳・金銭出納帳の信憑性が薄くなります。
青色申告で大切になる現金出納帳などの7つの帳簿を管理の方法
やり方の工夫次第でどんどん簡単に効率化できるのが経理業務です。青色申告をする事業者が管理する主な帳簿は「現金出納帳」「預金出納帳」「売掛帳」「買掛張」「経費帳」「固定資産台帳」「給与台帳」の7つ。この7つの帳簿を毎日管理しなくては、と考えるととても大変に感じると思いますが、コツを知ればそこまで大変な業務ではありません。
帳簿管理で人気のソフトウェアを無料でダウンロードしましょう
現金出納帳は金銭出納帳や現金出納簿・現金出入り帳とも呼ばれたりすることがありますが、その現金収納長や預金出納帳(預金出入り帳)などすべての帳簿において、無料でダウンロードできるフリーソフトがあります。
エクセル(Excel)は昔からそうした帳簿付けで利用されてきた人気のソフトウェアで、今でもほとんどの事業者が使用しているので互換性において安心できるツールです。エクセルで使用できるひな形やテンプレート・フォーマットを無料でダウンロードできるように公開しているサイトもあるので、ぜひチェックしてみてください。
エクセル(Excel)以外のおすすめの人気ソフト&アプリ
人気のフリーソフトやアプリをダウンロードすればクラウド上で情報を共有し、社内データを外出先のスマホから、自宅のパソコンから、簡単にアクセスしたり編集したりすることができるようになります。無料でダウンロードできるフリーソフトの中にもそうした使い方に適応したおすすめのツールがたくさんあります。昔から紙の帳簿といえば「コクヨ」からも、初心者から簡単に使える現金出納帳ソフトなどが販売されています。
現金出納帳などの帳簿をエクセルやフリーソフトで管理する秘訣
実際、最も多く管理が必要なのは現金出納帳だけなので、いきなり7種類もの帳簿を管理しなければならない、というような状況にはなりません。とはいえ、経理は記入漏れや間違いは許されない綿密な業務ですから、コツをしっかり押さえることが大切です。
「現金出納帳」は毎日記帳する?
現金出納帳とは現金の出入りを記録する帳簿です。商品を売って現金が入ったときや逆に備品を買って現金で支払ったとき、あるいは銀行預金から現金をおろして手元にお金が増えたとき…現金の増減があれば必ず記帳しなければいけません。
一般的には毎日現金の出入りがあるだろうということで、毎日記帳するのがおすすめされています。ただ、中には業種的に現金の出入りが少ない場合もありますね。その場合なら週に一度くらいの頻度で、定期的に領収書などをまとめ、管理しておくのがおすすめです。
負担を減らす一工夫
現金出納帳は現金の出入りがあると記録しなければならない帳簿ですから、逆に言えば現金の出入りの頻度を減らせば記帳する回数も減らすことができます。
例えば、現金で買付けるのではなく、クレジット決済などを利用するのも工夫の一つ。クレジットカードの引き落としを事業用の銀行に登録しておけば、通帳が帳簿の代わりになって記帳する負担を減らすことができます。
とはいえ全く現金を使用せずに事業を行うのは難しいですよね。ちょっとした備品を買うときなど、どうしても現金での支払いが必要なときは、なるべくまとめ買いにして現金の出入りをまとめておくと良いでしょう。
「預金出納帳」「売掛張」「買掛張」は月一の管理で問題なし
月に一度、月末につければOKなのが「預金出納帳」「売掛張」「買掛張」の3つです。現金出納帳で記入する現金の出入りと比べてお金の出入りの頻度が少ないため、入金と支払いの一カ月サイクルに合わせて管理するのがおすすめです。
「預金出納帳」って?
事業用に開設している銀行預金口座内のお金の出入りを管理しておく帳簿のことを預金出納帳と言い、引き落としや振り込みなどを行った際に記録しなければいけません。基本的には預金通帳を見て、その通りに出納帳へ転記すれば問題ありませんから、記帳することはとても簡単です。
ちなみに、インターネットバンキングの中には会計ソフトと連動し、入出金記録を自動で転記してくれるシステムを導入している銀行もあります。事業用の銀行口座を開設する際には、システムやツールのチェックが欠かせません。
「売掛帳」「買掛張」って?
掛け取引が発生したときに記入する帳簿です。売掛帳は得意先元帳、買掛帳は仕入先元帳と呼ばれることもあります。現金出納帳では把握できない未回収の売上代金や仕入れ代金を把握するためには、この売掛帳と買掛帳を見なくてはできません。
この売掛・買掛も業種によって頻度に差がありますので、週に何度も掛け取引がある事業なら月2~3回の記帳を、ほとんどない事業なら年度末に一度に、など、臨機応変にして構いません。
エクセルとフリーソフトや有料のソフトウェアのどれがおすすめ?
現金出納帳をデジタルで管理しようと思った場合、エクセルを使う方法、フリーソフトウェアを使う方法、有料のソフトウェアを使う方法がありますが、青色申告の事業主にとってどれが一番使いやすいのでしょうか?
有料のソフトウェアは、例えばライセンス式でパソコン一台につき一万円、といった具合のものが多くあります。事業所で使うパソコンが3台あれば、3万円必要ですね。お金を支払う分無料のソフトウェアなどよりも使えるシステム・ツールが豊富ですが、メリットばかりではありません。
たくさんあるツールはすべてを使いこなそうと思うと勉強が必要ですし、そもそも現金出納帳の記録くらいですべてを使いこなす必要はまずないでしょう。フリーソフトやエクセルのように簡単なソフトウェアなら大抵の人は初心者でもすぐに使いこなせるようになりますが、ソフトウェアは使い方を覚えるのに時間がかかることもあります。担当者を引き継ぐ場合も、また一から覚えなくてはいけません。そうしたことも踏まえて、ご自身に合ったソフトウェアをダウンロードしましょう。
年度末に一度は管理しよう「経費帳」「固定資産台帳」「給与台帳」
7種類ある帳簿のうち残りの3つは、年に一度程度の記録で問題ないでしょう。
「経費帳」って?
経費帳は、仕入れ以外のものを科目ごとに記入していく帳簿です。ただ、これ自体にはほかの帳簿から自動的に転記されるので、記入する必要がありません。
「固定資産台帳」って?
固定資産の購入日などの情報や、減価償却費がどういう風になっているかなど、固定資産の状況を把握するために記入する帳簿です。そこまで量がなければ、基本的には年に一度程度の記入で大丈夫でしょう。
「給与台帳」って?
これだけは会計帳簿とは別のものになります。従業員がいる場合の支払い明細として管理するようにしましょう。
【比較】「現金出納帳」と「小口現金出納帳」の違い
どちらも似ているように感じますが、現金出納帳と小口現金出納帳はもちろん同じではありません。
小口現金出納帳の「小口現金」とは、「社内にある必要最低限の現金」という意味を持ちます。小口現金出納帳を使う場合の実際の業務の流れを見てみましょう。
まず経理部署などのお金の管理をする部署が各部署へ小口現金を配分します。各部署で交通費や備品など少額の現金支払いが生じたときにその小口現金で支払います。月に一度くらいのペースで経理部署へ領収書を渡します。その後経理部署が仕訳を行い、使用した分の現金を各部署へ補充するという流れが小口現金出納帳を使う場合の一般的な流れです。
小口現金出納帳が便利とは一概には言えない
いくつも部署があるような会社では特に小口現金出納帳を使うと便利な部分もありますが、現金を使用する立場で見ると領収書をためて保管しなければならない負担があり、経理する立場で見ると業務負担が増えるので、小口現金出納帳が便利、と一概には言い切れません。
現金出納帳や金銭出納帳はエクセルやフリーソフトやアプリでミスなく管理
現金出納帳と金銭出納帳など、お金の出入りについて知っておくべき情報をまとめてみました。それぞれの違いもソフト(ソフトウェア)やフリーソフト、アプリやツールなどのシステムが役立ちます。フリー(無料)ダウンロードもできますし、Excel(エクセル)を使ったテンプレートやフォーマットもあります。簡単人気おすすめクラウドランキングもあるので、比較してみましょう。