支払調書とは




支払調書は税理士や司法書士、ライターやカメラマンなどに一定以上の報酬を支払った場合や、個人から建物などを借りている場合に作成が必要な書類です。支払調書は数種類あり、それぞれで書き方などが異なります。一定の支払調書は、年に一度、税務署への提出が必要です。




確定申告に用いられる「支払調書」

確定申告の書類などで活用される「支払調書」。企業に勤めている人にはあまり馴染みのない書類だと言えます。それは、企業に所属している人であれば、支払調書ではなく「源泉徴収票」が提示されるからです。
支払調書と源泉徴収票は法定調書の一つという取り扱いです。ただし、源泉徴収票と違い支払調書は、報酬を受け取った人へ対して支払った側が必ず発行する必要性がないということです。要するに、源泉徴収票と違い支払調書は発行義務がないのです。そのことから支払調書は確定申告で必ず必要な書類ではないということです。

多くの種類が存在し提出する場合は期限がある

何らかの事情や理由により、支払調書を税務署などに提出する場合は期限が決められています。定めによると毎年1月末までに前年の1月1日から12月31日までの取り引きに関する支払の状況について、法定調書合計票を添付して提出する必要があります。
さて、支払調書と一言でいいますが、実は多様な種類があります。「報酬支払調書」、「死亡退職金支払調書」、「配当金支払調書」、「非居住者支払調書」、「不動産支払調書」などがあります。
「報酬支払調書」、「死亡退職金支払調書」、「配当金支払調書」、「非居住者支払調書」、「不動産支払調書」といった支払調書だけではなく、細かい支払調書については非常に多くの数が存在します。

エクセルテンプレートで作成し管理するコストを削減

支払調書のフォーマットやテンプレートおよび雛形(ひな形)は、大まかに見ると同様な作りとなっています。インターネットではexcel(エクセル)やword(ワード)などによるフォーマットやテンプレートおよび雛形(ひな形)が簡単にダウンロードできます。
また、国税庁のホームページにも、excel(エクセル)形式などによるフォーマットやテンプレートおよび雛形(ひな形)が提供されています。もちろん無料です。フリーダウンロードで手元で簡単に記入ができますので、まずはそうしたexcel(エクセル)やword(ワード)などによるフォーマットやテンプレートおよび雛形(ひな形)を活用しましょう。
基本的にはexcel(エクセル)形式などによるフォーマットやテンプレートおよび雛形(ひな形)に沿って必要事項を入力すれば、簡単に書類が作成できますが、わかりにくい部分もあるのが正直な所です。こうした入力などでわかりにくいところを解説している書類も、無料でフリーダウンロードができたりします。サイトなどでも書き方について詳しく説明していたりします。
こうした無料やフリーといった、書類を作成する上で活用できるサイトやファイルダウンロードを駆使して、excel(エクセル)形式などによるフォーマットやテンプレートおよび雛形(ひな形)に基づきながら、書類を完成させましょう。

支払調書をエクセルテンプレートを活用して作成運用する問題点

excel(エクセル)形式などによるフォーマットや、テンプレートおよび雛形(ひな形)を活用して支払調書を作成するのはおすすめなのですが、それだと、支払調書合計表や支払予定表などといった支払管理に関する情報を、また別で作成したりしなければなりません。こうした二重管理に近い支払管理の方法は、ミスを招く原因となるため正直あまりおすすめとは言えません。
また、支払調書には先に紹介したように、「報酬支払調書」、「死亡退職金支払調書」、「配当金支払調書」、「非居住者支払調書」、「不動産支払調書」といった複数の書式や形式が存在します。
これら、「報酬支払調書」、「死亡退職金支払調書」、「配当金支払調書」、「非居住者支払調書」、「不動産支払調書」といった形式の調書に対して、支払調書合計表や支払予定表などといった支払管理をexcel(エクセル)で行うのは、簡単でありません。

専用の支払調書ソフトウェアを導入すれば各書類を簡単に管理

そこで活用したいのが、支払調書を作成・管理できるソフトの導入です。ソフトウェアを導入することで、「報酬支払調書」、「死亡退職金支払調書」、「配当金支払調書」、「非居住者支払調書」、「不動産支払調書」といった複数の書式の作成、支払調書合計表や支払予定表などといった支払管理が同時にそして簡単に行うことが可能となります。
また過去に作成した、「報酬支払調書」、「死亡退職金支払調書」、「配当金支払調書」、「非居住者支払調書」、「不動産支払調書」といった書類の検索も簡単ですし、支払調書合計表や支払予定表などの支配管理に係る書類も簡単に見つけ出すことができるでしょう。
さらには、支払調書合計表や支払予定表などの支配管理については、データーベース化することで分析ツールなどを通して、多角的な分析が行なえます。そのため、支払調書合計表や支払予定表などは支配管理だけではなく、経営分析にまで活用することができるのです。

人気や使い勝手ごとのランキングから自分に必要なソフトを選択

ソフトウェアを比較・検討する時には、ソフトウェアの人気ランキングを参考にするのがおすすめです。人気ランキングはフリーソフトだけに限られた人気ランキングや、シェアソフトに限った人気ランキング、また、フリーソフトとシェアソフトを混合した人気ランキングなどさまざまです。まずは人気の高いフリーソフトやシェアソフトを比較して検討すると良いでしょう。
また、ランキングには、人気だけの比較をしたランキングだけではなく、使い勝手のランキングなどの機能を限定したランキングなどもあります。気になる「ワード」を見逃さないようにしましょう。

支払調書のソフトは自分が必要とする機能があるかを重視する

令和現在のフリーソフトでおすすめしたい比較方法は、自分の必要とするシステムやツールがソフトに備わっているかという点が重要です。フリーソフトは、どうしても機能が限定的になります。そのため、フリーソフトをダウンロードして、自分が必要な機能が十分に備わっているか、システムやツールを確かめ、比較するのがおすすめだと言えるでしょう。
一方で、シェアソフトは、無料でダウンロードできるわけではないものの、無料期間が一定期間設けられているのがほとんどです。ただし、シェアソフトのアプリやツールといったシステムが、全て使用フリーとなっていない場合もあります。そのため、どのツールやアプリのシステムがフリーで開放されているかを理解した上で、ダウンロードしてお試しするのがおすすめだと言えるでしょう。
また、有料ソフトウェアのシステムやアプリは、フリーのソフトウェアと違い、クラウドバージョンが多いのも特長です。クラウドバージョンのソフトウェアは、システムやツール・アプリといったものが、クラウド上で管理されています。クラウドでソフトウェアを管理しているため、常にシステムやアプリは、無料アップデートや有料アップデートが適用され最新の状態が提供されます。そのため、クラウドを使用しているアプリはそれ以外と比較してセキュリティが向上しているものが多いのも特長です。さらに、データーもクラウドへ保管されるため、他の端末のアプリからアクセスできたり、複数人でのアプリ接続など、運用面で比較してもいろいろ運用が可能となるのです。

一つの方法に限定せず複数の方法を導入する等効率の良い運用を

支払調書を管理・運用・作成する時には、さまざまな方法が検討することが可能です。ソフトを取り入れたりexcel(エクセル)やword(ワード)で管理したり、はたまた手書きの書類を作ったり、多様な方法が可能性としてあるでしょう。
ただし、どういった手法を取り入れたとしても活用する人によって、どんなツールも無駄なツールになってしまう可能性があります。また、一つだけの方法(excel(エクセル)やword(ワード))に限定せず、複数の方法を導入したり、時には良いところだけを掛け合わせるなど、運用方法を考えることが重要です。
いろいろなパターンから考えたり、一つのパターンから多様的に広げたりなど、自分たちにマッチングした運用方法と考え方を取り入れて、効率の良い支払調書業務を心がけるようにしましょう。




経理担当が覚えるべきマストな知識と支払調書の書き方

事業を行うとさまざまな業務が発生します。中でも経理担当者にとって関門となるのが法定調書&支払調書合計表の作成と提出。法定調書には60種類もの分類があり、過不足なく提出する義務があります。特に代表的な支払調書について、経理担当者なら知っておくべき基本的な知識を整理しましょう。

「法定調書」って何?

個人や法人が行った支払いの内容について税務署に届け出る書類を法定調書といいます。法定調書があることにより、税務署は確定申告書などと照らし合わせ、資金の流れを確認したり、納税が正しく行われているかどうかをチェックしたりすることができます。源泉徴収票や支払調書などがその代表例と言えるでしょう。

支払管理にも有能!無料でダウンロードできるソフトウェアを利用しよう

もし今の業務量が負担なら、使用しているツールやシステムを見直してみると素早く改善することができるかもしれません。例えばエクセル(Excel)で使用できるひな形やテンプレート、無料でダウンロードできるソフトウェア、簡単に支払調書合計表のフォーマットを印刷できるソフトウェアなど、無料でダウンロードするだけで業務の一部分だけでも、あるいは大幅にシステムチェンジすることができます。ダウンロードにおすすめの人気ソフトもぜひチェックしてみてください。

支払調書作成で使える人気ソフトウェアを簡単比較できるランキング

令和現在、ソフトウェアが多すぎてどれを使えば良いのかわからない…そんなときは、人気順にランキングしてくれているフリーサイトがおすすめ。クラウドでダウンロードできたり、似ているツールを比較検討できたりします。


報酬支払調書とは

支払調書は法定調書の中の一つで、特定の支払いを行った事業者がその内容を税務署に提出する書類のことをいいます。支払調書にもいくつかの種類がありますが、特に多いのが「報酬、料金、契約金および賞金の支払調書」です。

「報酬、料金、契約金および賞金の支払調書」を略してそう呼ぶこともありますし、支払調書の中で最も作成頻度が高いため、報酬支払調書を指して支払調書と呼ぶこともあります。
報酬支払調書は、給与支払いではないフリーランスや特定の取引先に対して支払った報酬をまとめたものです。報酬支払調書はすべての取引先・業務に対して義務付けられているわけではなく、所得税法によって定められた条件があります。一部抜粋します。

① 原稿料、イラスト、写真、デザイン、著作権使用、講演、指導、校正、通訳、翻訳等において、同一人に年間支払額が5万円以上になる場合
② 弁護士、税理士、会計士、社会保険労務士、弁理士、企業診断士、司法書士、土地家屋調査士、海事代理士、測量士、建築士、不動産鑑定士、技術士等の業務において、同一人に年間支払額が5万円以上になる場合
③ プロ野球選手、プロゴルファー、プロテニス選手、競馬の選手等への報酬・料金や、モデル業務に関する報酬・料金において、同一人に年間支払額が5万円以上になる場合(プロボクサーのみ、同一人に対する支払額が年間50万円以上の場合に限る)

ほか、外交員や集金人、ホステス、コンパニオン、芸能人、競馬の馬主などに一定額以上の報酬・料金を支払った場合に必要となるのが報酬支払調書です。

報酬支払調書と源泉微収票の違い

源泉徴収票にも種類がありますが、一般的な給与所得の源泉徴収票は「給与支払いをする事業者が支払額と源泉徴収した所得税額を証明する書類」です。
支払調書との違いとしては、ざっくばらんに言えば「会社に雇われて会社員・パート・アルバイトをしている人がもらうのが源泉徴収票」「それ以外にフリーランスで契約している、一時的に報酬をもらっている等雇用されていない人の支払いに対して発行するのが報酬支払調書」と考えればよいでしょう。

源泉微収票は発行の義務がある

また、源泉徴収票は事業者(雇用主)から給与を受け取っている人に対して発行する義務があります。一方、報酬支払調書は税務署に提出する書類で、報酬を支払った人に対して発行する義務はありません。

報酬支払調書の管理には、人気のフリーソフトがおすすめ

取引先が多いと支払管理や報酬支払調書の作成も大変となりますが、そういうときはエクセル(Excel)で簡単に支払管理ができる支払予定表などを作成できる人気ソフトウェアがおすすめです。自動計算はもちろん、マイナンバーに対応できたり、現在のように元号が令和に変わった場合でもエクセルやワードなら自分で令和に対応させることも可能です。また操作性も簡単だったりしますから、支払管理は効率よくしたいけど難しいソフトやツールは使いこなせるか不安という方にもおすすめです。

支払調書で代表的なよく必要となる調書の種類

報酬支払調書のほかにも、よく支払調書で作成するのが「死亡退職金支払調書」「配当金支払調書」「非居住者支払調書」「不動産支払調書」です。

死亡退職金支払調書

正式的には「退職手当金等受給者別支払調書」といいます。役員ではなく一般の従業員でも、受給者ごとの支払額が100万円を超える場合はこの死亡退職金支払調書の提出が必要になります。

従業員が死亡したときに支払う退職金

また、例えば従業員が死亡したときに支払う退職金は、相続税の課税価格計算の基礎に算入される場合、この死亡退職金支払調書を提出することになります。また、みなし相続財産とされる退職手当についても、この死亡退職金支払調書の提出が必要です。

配当金支払調書

手続き名としては「配当、剰余金の分配、金銭の分配及び基金利息の支払調書」といいますが、長いので「配当金支払調書」といわれることが多いかもしれません。
所有株式の配当金を受け取る場合、配当金は所得税の対象ですから、配当金支払調書を作成しなければなりません。この配当金支払調書は支払調書合計表と合わせて原則、支払確定日または支払った日から一カ月以内に税務署へ提出しなければいけません。

非居住者支払調書

非居住者支払調書とは、国外に在住している(例えば海外赴任など)人に対し給与や報酬を支払った場合に必要となります。ただし、年額が50万円を超える場合です。
また、海外に在住している人が日本で購入した不動産を海外の人に貸し、利益を得る場合もこの非居住者支払調書が必要です。こちらも、年額が50万円を超える場合です。

不動産支払調書

不動産支払調書は「不動産の使用料等の支払調書」ともいい、事業所の家賃や借地に対する支払いを行った場合に提出するものです。土地や家屋だけでなく、不動産上にある権利、船舶・航空機等の賃借料も当てはまります。ただし、個人の不動産業者のうち、建物の賃貸借の代理や仲介を目的とする事業を行っている場合は、不動産支払調書の提出義務はありません。

6種類の法定調書を取りまとめる支払調書合計表を忘れずに作成

支払調書合計表とは、6種類の法定調書を取りまとめ、A4用紙一枚に集計して表紙とする表のことです。支払調書合計表に必要な6種類の法定調書とは、「給与所得の源泉徴収票」「退職所得の源泉徴収票」「報酬、料金、契約金および賞金の支払調書(報酬支払調書)」「不動産の使用料等の支払調書」「不動産等の譲受けの対価の支払調書」「不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書」のこと。
支払調書合計表では人員の合計や支払額の合計などをまとめます。

支払予定表作成も法定調書印刷もエクセル&ツールで簡単に

エクセル(Excel)やword(ワード)にひな形やフォーマットを入力していくだけで、必要な調書が簡単に作成でき、連続印刷もサポートしてくれるフリーソフトもあります。フリーソフトや無料でダウンロードできるツール、アプリの良いところは、事業に合った使い方を模索できるところです。エクセルやワード形式であれば今回のように元号が平成→令和に変更になった場合などでも簡単に対応することができます。税務署の書式に沿っている方が良いorオリジナルでいいからシンプルでわかりやすいものが良いなど、気に入るフォーマットはそれぞれだと思います。人気のソフトウェア、フリーソフト、アプリ、ツール、システムをダウンロードすれば、今よりも簡単に効率化することができます。

関連記事:支払調書(報酬・配当金・剰余金)のエクセルテンプレート

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