エクセルによる勤怠管理や労働時間計算のポイントと、おすすめのフリーソフト・テンプレートをご紹介します。
フリーソフトやテンプレートを使えば、以下のような勤怠管理が行えます。
- 出退勤時刻の入力
- 就業時間・残業時間・遅刻時間・早退時間等の勤怠時間を自動計算
- タイムシートのカスタマイズ、エクセルフォーマットで月60時間超えの時間集計と残業計算
- 作業時間の自動計算と作業工数の管理
- スケジュール管理
- Felicaカードでの出退勤管理
- 勤怠表や勤務表作成
勤怠管理のフリーソ
勤怠管理とは
勤怠管理とは、社員の出退勤や欠勤などを管理して、勤務時間を正しく遵守しているかなどを確認することです。
現在では正社員以外の雇用も多くなっているため、勤怠管理はシステム化しなくてはならない分野といわれています。
働き方や労働問題が大きく問われている現代において、従業員を雇ったら勤怠管理や工数管理をすることは必須です。
勤務時間の管理
勤務時間は、労働基準法によって定められています。
原則、1日で8時間、1週間で40時間以内です。
また、休日も週1日以上必要です（一定の場合には、1ヶ月または1年単位の変形労働制が認められる）。
この時間を超えて労働した場合は、法定時間外労働として残業代を支払う必要があります（労使間で36協定を結ぶ必要あり）。
そのため、勤怠管理や労務管理、時間管理、スケジュール管理をきちんと行わなければ、法律違反になります。
タイムカードの記録保存は会社の責任
会社で従業員の給料を計算するためには、タイムカードなどで、出勤時刻や退勤時刻などを正確に把握しておく必要があります。
特に、パート従業員が多数いる場合は、集計やシフト管理などを簡単にするためにも、その会社に合わせたタイムカードを用意しておいた方が良いでしょう。
しかし、タイムカードで出勤時刻や退勤時刻などを把握しておくのは、何も給料計算だけのためではありません。
厚生労働省が平成29年1月に策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、会社には、従業員の労働時間を適正に把握したり、時間管理したりする責任があるとなっています。
そこで、原則として労働時間の把握・時間管理にタイムカードなどの客観的な記録を使い、労働基準法に基づいて3年間保存します。
このように、タイムカードは重要な意味を持ちます。
タイムカードを使う場合は、その記録の保管方法まで考えるようにしましょう。
勤怠管理の基礎知識
労働時間の計算
アルバイトや正社員の労働時間の計算は、ミスが許されない計算です。
これは、労働時間の計算がもととなり、残業時間の賃金やアルバイトの給料などが計算されるからです。
ここでミスが発生してしまうと、アルバイトなどの生活に影響を与えてしまうこととなります。
そのため、労働時間の計算は簡単な計算であっても暗算などをしたりするのはおすすめしません。
また、簡単だからといって再計算しなかったり、給料計算日近くまで計算しなかったりなどもおすすめはできない方法です。
法定労働時間と所定労働時間
労働基準法で規定された労働時間が法定労働時間で、会社が定めた労働時間が所定労働時間です。
労働基準法によると、特例があるものの基本的には1日8時間、1週40時間を超える労働は原則として行えないとしています。
一方で、会社の就業規則などにより規定された、1日ないしは1週間の労働時間は「所定労働時間」と呼ばれています。
なお、所定労働時間は、法定労働時間の範囲内で決めなければなりません。
また、「1か月単位の変形労働時間制」というものも存在します。
1か月以内の平均した一定期間が、1週間当たりの法定労働時間を超えない労働時間であれば、法定労働時間を超えての特定週の労働や、8時間を超える特定の日の労働を認める制度です。
なお、1か月単位の変形労働時間制を導入するためには、1か月単位の変形労働時間制に関する規定を就業規則または労使協定で定めた上で、管轄の労働基準監督署に届け出しなければなりません。
フレックスタイム制というのは、始業と終業の時間をアルバイトなどの従業員が選べる制度で、この制度も実は1か月単位の変形労働時間制と同様の扱いとなります。
さらには、「1年単位の変形労働時間制」や「1週間単位の非定型的変形労働時間制」なども存在します。
法定休日と所定休日
労働基準法で規定された休日が法定休日で、会社が定めた休日が所定休日です。
休日の最低基準として、毎週少なくとも1回もしくは、4週間に4日以上の休日を与えなければなりません。これを、労働基準法で定められた休日「法定休日」と呼びます。
一方で、会社が定める休日を「所定休日」といいます。
このことから、毎週の週休2日制を導入している会社は、片方が「法定休日」で、残り一報が「所定休日」と区分できるのです。
「法定休日」に定められた日に労働することが「休日労働」となり、割増賃金の支払いが義務付けられています。また、「休日の振替」や「代休」などといった制度も存在します。
勤怠管理を無料で行う方法
タイムカードによる勤怠管理
勤怠管理を行う上でよく使われるのが「タイムカード」です。
社員やアルバイトが出勤ないしは退勤した時に、タイムスタンプを管理します。
一般的にはicカードと言ったカードタイプのタイムレコーダーが採用されています。
タイムカードであれば、社員やアルバイトそれぞれが出勤・退勤するたびにそれぞれで打刻などを行うので、忘れない限りもれがありません。
残業時間にも対応できるので、出勤管理から出退勤管理まで勤怠管理や工数管理を非常に簡単なものにしてくれます。
ただし、タイムカードは日々の出退勤管理としての勤怠管理となるので、給与計算等の際に勤怠表および勤務表・出勤簿などとしてまとめなければなりません。
タイムカードやicカードと言ったカードタイプは、出勤簿としては簡易的であり、それだけで給料計算できる書式のフォーマットにはなっていない場合がほとんどだからです。
そのため、労務管理上のツールとして使われていたこれらを、勤怠表および勤務表・出勤簿などといったexcel（エクセル）のテンプレートやフォーマットにまとめ直すことがほとんどです。
エクセルシフト表による勤怠管理
タイムカードやicカードと言ったカードタイプのタイムレコーダーはあくまでも、出退勤管理としての勤怠管理であり、どちらかといえば出勤簿としての役割が大きいツールです。
つまり、こうしたツールは、事前の出勤管理や工数管理を行うことができず、あくまでも事後の出退勤管理として扱われるものだと言えるのです。
いつ、だれが、どこの日にシフトができるかという意味では、こうしたタイムカードやicカードと言ったカードタイプのタイムレコーダーではなく、「シフト表」や「勤務シフト」などのシフト管理をツールとしてスケジュール管理が行われます。
アルバイトなどはシフト表や勤務シフトにしたがってシフト管理・スケジュール管理され、勤怠時間の管理や調整が行われるというわけです。
そのため、シフト表などで行う勤務シフトにおけるシフト管理は、勤怠管理や工数管理、労務管理にも直結しているシステム・ツールだとも言えるでしょう。
こうした、「シフト表」や「勤務シフト」などのシフト管理は、多くの場合excel（エクセル）をテンプレート・フォーマットとした一覧表で管理されます。
excel（エクセル）をテンプレート・フォーマットとしたシフト表や勤務シフトなどのシフト管理は、プリントアウトして使用したり、クラウドを利用して共有したりするなど、さまざまな使い方やシステム・ツールがあるはずです。
なお、こうしたシフト管理として扱われるシフト表や勤務シフトと、勤怠表および勤務表・出勤簿などを見比べることで、出退勤の労務管理がより精密に行うことが可能となるはずです。
フリーソフトを使った勤怠管理
勤怠管理や労務管理、工数管理そしてスケジュール管理には、手軽で簡単なexcel（エクセル）によるテンプレート・フォーマットを用いた管理方法以外にも方法があります。
それは、勤怠管理や労務管理、工数管理そしてスケジュール管理が行える、ソフトウェアやアプリをシステムとして導入することです。
ソフトウェアであれば、難しい操作も必要ありませんし、excel（エクセル）による困難な計算式も必要ありません。
ソフトやアプリが計算を勝手に行ってくれるので簡単です。
しかも、ソフトウェアやアプリによっては、従来使用していたexcel（エクセル）などのテンプレート・フォーマットに対応・書き出ししてくれるシステムも存在します。
勤怠管理のフリーソフト その１
勤務時間取得ツール
Windowsのイベントログ情報からおおよその出勤時間、退勤時間を取得する勤怠管理のフリーソフトです。日ごとにイベントログを参照し、一番最初の時刻を出勤時間、最後の時刻を退勤時間とし、その時間から実働時間、残業時間を求めて一覧表示化します。ランキング上位の人気アプリと比較しても劣らない使い勝手です。無料なのでぜひクラウドからダウンロードしてください。
Excel One 出勤簿
Microsoft Excelで作成した勤怠管理のフリーソフトです。出退勤時刻を入力するだけで、就業・残業・遅刻・早退等などの勤怠時間を自動で計算します。必要な機能が詰まっているので、今まで大変だった出退勤管理や時間管理、労務管理作業を効率化することができます。ランキング上位の人気アプリと比較しても劣らない使い勝手です。
タイムシート Simple版
人材派遣会社向Excelシリーズ、使い勝手の良い勤怠管理のフリーソフトです。カスタマイズ可能なタイムシートです。昼勤はもちろん、夜勤などの交替勤務を含む24時間までの就業に対応しています。いろいろな機能がついて、出退勤管理の編集が比較的簡単にできる時間管理ソフトです。ランキング上位の人気アプリと比較しても劣らない使い勝手です。
楽々勤怠管理エクセルシート 97-2003、2007形式対応
楽々勤怠管理エクセルシート 97-2003、2007形式対応
勤怠における定時、普通残業、深夜などの時間計算を行える勤怠管理のフリーソフトです。出勤区分、勤務、出勤時刻、退勤時刻、作業時間、普通残業、深夜残業、私用外出、実働時間の項目により管理を行います。なお集計項目は、病欠日数、欠勤日数、振替日数、代休日数、有給消化、有給残、特別休暇、遅刻回数、早退回数などとなっています。エクセル形式のソフトなので、使い方も簡単です。
総務で使えるエクセル 残業計算
残業時間を集計し残業手当の金額を計算する、残業計算に特化した勤怠管理のフリーソフトです。効率的に入力できる工夫満載、月60時間超え時間の集計に対応しています。勤務日、休日別の普通時間外勤務と深夜時間外勤務を割増率別に集計します。ランキング上位のおすすめアプリです。
出勤退勤システム IC Card (Win10)Lite版 1.2
出勤退勤システム IC Card (Win10)Lite版 1.2
SuicaなどのFelicaカードで出退勤管理できる勤怠管理のフリーソフトです。ICカードを使って出退勤管理をする事ができ、残業時間も集計します。PaSoRi RC-S370対応です。カードを使用しない場合での運用も可能で、操作性・機能性にすぐれた労務管理ソフトです。ランキング上位のおすすめソフトウェアです。
勤怠管理のフリーソフト その２
予定・実績工数管理
作業の予定・実績工数を簡単入力で作成・収集し、予定・実績工数管理ができる勤怠管理のフリーソフトです。予定はメールでの送信も可能ですのでシフト表や勤怠表作成・時間管理にも使えます。実績を入力すれば作業者の勤怠管理、物件の工数管理、残業時間集計が行えます。作業項目ごとに使った時間がわかります。
勤務予定表 @謹之助
勤務形態が特殊な勤務の、勤務予定表作成をサポートする勤怠管理のフリーソフトです。夜勤や宿直などのある特殊な勤務形態の職場などの勤務予定表作成に便利です。入力された勤務や残業時間を日別に集計できることや、個人別にも集計できます。勤怠表も作成でき、とても便利なおすすめ時間管理ツールです。
作業時間管理ツール
毎日の勤務時間を管理する勤怠管理のフリーソフトです。簡単に開始、終了時刻を入れるだけで、勤務時間計算が可能です。当月の勤務時間を予想します。CSV出力機能も付いています。視覚的に見やすいカレンダー型ウィンドウです。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツール
勤怠管理のフリーソフトです。勤怠管理ツールをWindowsのタスクスケジューラに登録することで、OSログインおよびシャットダウン時に、勤務時間が自動的に記録されていきます。また、出勤日の勤務時間が未入力である場合や予め設定した基本時間より少ないなどをチェックし、異常もしくは警告とエラー内容が表示されます。その他にも多様な機能が搭載されています。
勤務実績表(勤怠スケジュール)
勤務実績表(勤怠スケジュール)
見やすくわかりやすいカラフルなグラフが特徴の勤怠管理のフリーソフトです。
個人の勤務実績をエクセルで塗るだけで、個人の1ケ月の出勤日数・出勤時間・残業時間・休日出勤日数・時間が自動計算できるなど、エクセルに不慣れな人も簡単な操作で使える使いやすさが特徴です。
タイムカードによる勤怠管理のエクセルテンプレート
EXCEL 給与計算 簡単タイムカード
今あるタイムカードをそのまま入力して、ボタン一発で簡単計算に給与計算ができる勤怠管理のエクセルテンプレートです。勤務形態が複雑な場合でも、柔軟に対応が出来ます。一日をまたぐ様な勤務形態でも、簡単に計算が出来ます。毎月の給与計算が比較的簡単に処理出来て非常に便利です。
pittime タイムレコーダー
タイムカードや出勤簿を簡単に作成できる勤怠管理のエクセルテンプレートです。快適なタイムレコーダーソフトがクラウドからダウンロードできます。ご要望に合わせてカスタマイズする事も可能です。入力作業が削減できるため、作業時間の大幅な短縮になります。
ICカードタイムレコーダー (スタンドアロン版)
Felica対応ICカードで、打刻・自動集計・シフト管理・日報印刷・CSV出力が行える勤怠管理のエクセルテンプレートです。複雑な勤務形態でも、給与計算までの作業が大幅に短縮できます。実働時間を調整する打刻時間の丸め処理など、細かい設定も可能です。
Smart Timecard
FeliCaをタイムカード代わりに利用するための勤怠管理のエクセルテンプレートです。PaSoRiがあれば簡単に設置可能です。出勤退社時にPaSoRiにかざすだけで、簡単に勤怠を記録できます。 勤怠表は1月ごとにCSV形式で出力されるので、各社のフォーマットに対応可能です。
勤怠くん
勤怠くん
勤怠管理のエクセルテンプレートです。タイムカード機能は、勤務時間を自動で登録することができます。また、Windows起動時から終了、再起動、ログオフ時の時間までを勤務時間として登録を行うことができます。勤怠表の印刷は1ヶ月単位から可能です。勤務データファイルは、エディタを使用して展開することで、勤怠時間を閲覧することもできます。
簡易タイムカード
Filemaker（ファイルメーカー）で簡易的な勤怠管理・シフト管理をすることができる勤怠管理のエクセルテンプレートです。出退勤の他、夜勤入り・明けの対応も可能な、標準機能付きの便利なソフトです。
エクセルで使えるタイムカード
飲食店などで使えるExcelタイムカードの勤怠管理のエクセルテンプレートです。その他業種全般でも利用可能です。個々人のタイムカード集計が一目でわかるので、毎日の実績が把握しやすくなります。最初に入力する項目が少なく使いやすい、操作性・機能性にすぐれたソフトです。
PCタイムレコーダー 24
パソコンだけで出来る、パソコンならではの多機能タイムレコーダーです。従業員は自分の名前をクリックするだけで打刻され、従業員の出退勤情報が遠隔でリアルタイムに掴めます。従業員への連絡事項表示や自動伝言・給料計算などの機能付きです。
打刻ちゃん Touch
ICカードを使った勤怠管理のエクセルテンプレートです。交通機関系ICカードやNFC対応ケータイがタイムカードになります。もう紙のタイムカードは不要です。PCにICカードリーダーを接続してICカードをタッチすると出退勤時刻がPC上に記録されます。
PCタイムカード
PCタイムカード
PCで勤怠管理が可能となる勤怠管理のエクセルテンプレートです。ライセンス購入で使用することができます。PC画面をクリックするだけで、出退勤時間をデータベースに登録。合計勤務時間(休憩時間を引いた)の自動計算、期間ごとの出退時間一覧表示、印刷ができます。タイムカードレコーダーより遥かに低価格で高機能なソフトウェアとなっています。試用版も用意されていますので、試用版で検討するのも良いでしょう。
シフト表による勤怠管理のエクセルテンプレート
シフト表作成ソフト ペタペタシフト
マウスの右クリックを使って、サクサク簡単にシフト表が作成できる勤怠管理のエクセルテンプレートです。シンプルな自動作成と調整のしやすさで、シフトが自在に組める楽しさがあります。また、作成したデータはタイムカードデータとして勤怠管理に利用できる人気ソフトウェアです。
勤務シフト シフトリーダー
パート・アルバイトが主体の、飲食・物販・サービス業などの、勤務シフト表の作成と勤怠管理ができる勤怠管理のエクセルテンプレートです。シフト表は線を引くイメージで比較的簡単に作成できます。リアルタイムにその日の人件費や所属別人件費、時間帯人数、過不足のチェックが行えます。
勤務表
複数勤務体系の仕事、パチンコ店などのシフト勤務の仕事に最適な勤怠管理のエクセルテンプレートです。。Excelマクロを使います。人数を5～20人まで、勤務パターンを2～8パターンで調整できます。勤務グラフ表は勤務表と連動して時間帯ごとの人数が確認できます。年間予定表もあります。
シフトマネージャー
シフトマネージャー
病院・介護施設等の勤務シフトを自動で作成する勤怠管理のエクセルテンプレートです。フリーソフトとして提供されています。勤務シフト作成には多くの時間を費やす場合もあります。そうした苦労を解消してくれます。個人別の勤務形態、部署別の必要人数を登録しておけば、短時間で簡単に勤務シフトを作成してくれますので、業務の効率化はもちろんのこと、今まで以上に他業務へ集中することができるでしょう。
勤務シフト表作成 20 (Excel2010版)
勤務のローテーションシフトを適用している、20人までの小規模の職場用の勤怠管理のエクセルテンプレートです。無料ですが、Excelフォーマットです。年間カレンダーとリンクしていますので、予定の見通しが立てやすくなります。「シフト・グラフ」sheetでは、視覚的に1日全体の勤務を把握できます。有給管理・有給日数・年休管理にもおすすめです。
飲食店用 シフト表作成
飲食店用パート・アルバイトさんのシフトを、簡単に作成できる勤怠管理のエクセルテンプレートです。1日20名以下と、朝7:00～深夜3:00までが、シフト作成可能です。極々単純に、時間入力するだけで斜め線が書き込まれ、完成します。その日の総労働時間と、人件費額も算出します。有給管理・有給日数・年休管理にもおすすめのソフトウェアです。
エクセルで24時間対応 シフト表 with ガントチャート
24時間店舗のエクセルシフト表が簡単に作れる勤怠管理のエクセルテンプレートです。シフト希望を入力すると、シフト表を自動で作成し、ガントチャート風ワークスケジュール表も自動作成することができます。出退勤は3回/日まで、最大50人まで登録可能です。有給管理・有給休暇管理表・有給日数・年休管理にもおすすめです。
簡易シフト表 エクセル版
シフト表の作成と時給計算が簡単にできる勤怠管理のエクセルテンプレートです。有給管理・有給休暇管理表・有給日数・年休管理にもおすすめです。
エクセルフォーマットで使える ワークスケジュール表 (シフト表）
勤務時間IN-OUTを3パターンまで同時でバー表示できるタイプのシフト表を作成する勤怠管理のエクセルテンプレートです。サービス業のお店向き、簡易ワークスケジュール表です。3ラインワークスケジュール表作成版です。1日に3回の出退勤シフトができます。有給管理・有給休暇管理表・有給日数・年休管理にもおすすめです。
シフト勤務スケジュール用Excelカレンダ
シフト勤務スケジュール用Excelカレンダ
シフト勤務や交替勤務など変則勤務の勤怠管理のエクセルテンプレートです。エクセルのカレンダーテンプレートとなっています。フリーソフトとして提供されています。工場や病院、老人ホーム介護施設、店舗、コールセンタなど、スケジュール管理が必要な職種で特に活用できるカレンダーです。一部、集計方法をカスタマイズができるなど、独自のチェックを行うためのセル部分が準備されています。
労務管理とは
労務管理とは、従業員の労働条件や労働環境の整備を行う業務です。
具体的には、以下のような業務を行います。
- 就業規則の作成
- 労働契約手続き
- 勤怠管理
- 給与計算
- 福利厚生
給料面の管理
法定時間外労働には、割増賃金を支払わないといけません。
時間外労働の割増率は通常2割5分以上、1か月60時間を超えるものに対しては5割以上、休日労働の割増賃金の割増率は3割5分以上です。
そのため、勤怠管理や労務管理、時間管理、スケジュール管理を正確に行わないと、従業員とのトラブルの基となります。必ず、厳密な勤怠管理を行いましょう。
給与計算の前準備
給与明細書は、どんな会社でも各項目については同じような項目が並んでいます。
主に勤怠項目欄、支給項目欄、控除項目欄、支給額欄という4つに分けられますが、中でも勤怠項目欄を完成させないと、給与計算は始まりません。
出勤簿やタイムカードは早めにチェックすることがおすすめです。
うち漏れ、二重打ちはよくあることと思い、ほかの事前準備と一緒に早急に行いましょう。
ほかの事前準備とは、異動や扶養家族の増減といって人事情報の管理、昇給・降給、通勤手当など支給項目の変更手続き、そして社会保険料や住民税の変更といった控除項目変更手続きのことです。
税金のかかる給与とかからない給与
給与の計算方法は、月給・日給・時給によって異なります。
月給なら簡単で、基本給は毎月変わることがありません。
日給なら出勤日数×日額、時給なら出勤時間×時間給という風に計算されます。
出勤日・出勤時間で計算するときに重要になってくるのが手当についてです。
手当とは、通勤手当や旅費手当など、会社で自由に決められる支給項目のことです。
その手当についても、月単位で計算してよいものと、支給項目に該当する作業時間を単位とするもの、賃金を割り増しして計算するものなど、さまざまな種類があります。
また、手当の中には源泉所得税のかからない非課税扱いのものがあります。
さらにその中でも、ある一定の基準を超えると課税となる場合もあるため、支給項目および給与計算については、各個人で慎重な計算が必要となります。
非課税給与となる手当の一例
税金がかからない手当の代表は通勤手当でしょう。
- 電車などの交通機関、有料道路を利用する人(上限10万円)
- 自家用車や自転車を使用する人
- 交通機関＋自家用車や自転車などで通勤する人
②の場合、通勤距離が片道2km未満の場合は自家用車・自転車どちらの通勤でも全額課税されます。それ以上の距離の場合、段階的に非課税限度額が上がる仕組みです。
次に代表的な非課税給与となる手当は旅費手当などが考えられます。
旅費手当とはいわゆる出張にかかった費用などが一般的ですが、内訳は以下のようになっています。
- 出張旅費
- 就職・退職・転勤のために転居するときの旅費
- 死亡退職者の遺族が転居するときの旅費
- 災害などにより通勤時に交通手段が利用できず、他の交通機関を利用した場合、または宿泊した場合に支給する実費交通費・実費宿泊費
上記はすべて、非課税給与となる手当となります。
これらのほかにも、宿日直手当、夜食代、見舞金などが非課税給与となる手当として挙げられます。
ノーワーク、ノーペイの原則「遅早控除」「欠勤控除」
基本的に給与明細書にはプラスの金額が記入されていますが、この遅早控除と欠勤控除に関してはマイナス、つまり基本給から差し引かれている控除になります。
遅早控除とは、遅刻・早退により定められている勤務時間より勤務できなかった分の時間給を差し引くこと、欠勤控除は、欠勤した日数分を差し引くことです。
ノーワーク・ノーペイの法則というものがあります。日本語に訳すと「働かざる者食うべからず」です。日給と時間給の場合は、働いた分だけ計算される仕組みですので、そもそもこの控除を見たことがないという人もいます。一方、月給制の方は、毎月の固定報酬の中から遅刻や早退、欠勤があればこうした控除を利用して減額されるという仕組みなのです。
会社は減額し放題？減給の限界
会社によっては、「遅刻3回は欠勤1回に相当する」などと就業規定を設けているところがあります。しかし、実はこれは労働基準法により違法となる可能性があるので、経営者は注意が必要です。
労働基準法による制限はこのようになっています。
・一回の事由に関し、その労働者の平均賃金一日分の減額
・総額(すべての減給事案)では一賃金支払い期の10分の1
これらを上回る減額は「減給の制裁」ペナルティに当たります。例えば先ほどの例を見てみると、遅刻3回(1事案)に関し平均賃金一日分の半額を超えて減給することになる可能性が高く違法の扱いとなります。
社会保険料とは
遅早控除と欠勤控除のほかに、給与から差し引かれるのが社会保険料です。この社会保険料では給与のことを報酬と呼び、その報酬月額を元に計算します。
・控除するのは前月分の保険料
従業員が負担する社会保険料については、常に前月分の月額報酬で計算したものになります。ですから、4月入社した従業員の社会保険料は次の月の5月の給与分から引くことになります。また、あくまでも月単位で徴収することが定められているため、入社日がたとえ30日だろうとその月の社会保険料が発生することになります。
・退職したときはどうなるのか？
退職日の次の日が社会保険の資格喪失日となっているため、その月の社会保険料は徴収しない仕組みです。月の途中で退職することになった場合も、その月の保険料は必要ありませんが、前月分の保険料は控除されます。月末最後の日に退職してしまうと、次の日、つまり翌月の一日が資格喪失日になるため、その月の社会保険料が発生してしまいますので注意が必要です。
毎月変動する雇用保険料
健康保険や厚生年金保険と違い、給与支払いのたびに計算しなくてはならないのが雇用保険料です。社会保険料などでは給与のことを報酬と言いますが、雇用保険の場合は賃金と言います。
・高年齢者は雇用保険料を免除される
満64歳に達した従業員は、雇用保険料が免除されますが、保険年度の初日、つまり4月1日に満64歳に達していないといけません。ですので5月に64歳を迎えたとしても、その年は以後も雇用保険料を控除し続けなければいけませんので注意しましょう。
人事管理とは
人事管理とは、従業員の基本情報や部署履歴や役職履歴、採用から退職までの情報管理などを行うことです。
人事管理は、賞与や昇給の判断に使われたり、退職金の計算に使われたりと、従業員の管理の基礎となります。
会社にとって社員管理や従業員などの人事管理（人事労務管理）はかかせないものです。
勤務表によるシフト管理はもちろん、年休管理などの必要性も出てきます。
また、人間の有無を確認するためにも社員台帳も必ず必要なものです。
有給休暇ひとつにしても、有給管理台帳や、有給休暇管理表などを作らないと難しくなりますし、社員の有給日数（有給管理）なども必要です。
「ノーワーク・ノーペイ」とは
人事管理（人事労務管理）で勤務表等のシフト管理を行ううえで、覚えておいて欲しいのが基本は「ノーワーク・ノーペイ」の原則があるということです。
社員管理はもちろん、社員台帳にふれる人はしっかりと認識しておかなくてはいけません。
従業員に支給されている給与はその労働の対償として支払われているものです。
そのため欠勤・遅刻・早退などの労働力がないときは、その分の給与がカットされるのは当然のことでもあります。
勤務表などのシフト管理のうえで、時間通りに出社している社員と同じでは不満も生まれてしまいますし、そもそも人事管理（人事労務管理）とはいえなくなります。
ノーワーク・ノーペイは、時間給制・日給制・月給制などさまざまな人が対照になります。
会社の人事管理（人事労務管理）のうえで、就業規則がどのようになっているのかも確認しておきましょう。
就業規則の把握も、社員管理や社員台帳にとって欠かせないものです。
ただし、人事管理（人事労務管理）のうえで、欠勤控除などが法律によって定められているわけではありません。
勤務表やシフト管理のうえで、会社の就業規則によって計算することになります。
勤務表やシフト管理に多大な影響が出てしまうストライキについても、従業員が仕事をしなかった場合は、人事労務（人事労務管理）の視点からみてもノーワーク・ノーペイの扱いになります。
勤務表やシフト管理のうえで、不当労働行為となります。
欠勤や遅刻、早退、ストライキなど社員管理をしっかりと行い、社員台帳をつけて記録しておくようにしましょう。
社員台帳は定期的に更新することも社員管理では必要です。
例えば結婚して名前が変わったときに、社員台帳の書き換え、更新などの社員管理になります。
従業員解雇に関する規定
本来、人を雇うよりも人を解雇するときの方が慎重にならなければなりません。
というのも、会社側から一方的に解雇を行うと、労働基準法で罰せられる可能性があるからです。
従業員を解雇してはいけない期間
労働基準法で定められている「従業員を解雇してはいけない期間」は２つ。
① 業務上の災害による傷病のための療養期間およびその後30日間
② 産前産後による休業期間およびその後30日間
この期間だけは、たとえ従業員が横領を行っていたと発覚したとしても、解雇できません。
ただし、この期間でも解雇できる例外もあります。
それは、「大規模な火災や天災などで事業の継続が不可能になった場合(事業の部分的な縮小や一時的な休止を除く)で、その理由を労働基準監督署長が認めた場合」です。
また、①のみ適応できる例外として、「療養開始後3年を経過し、平均賃金1200日分の打切り補償を支払った場合」があります。
労働基準法の規定で突然の解雇は認められない
上記以外の期間であれば、会社側から解雇を言い渡すことは可能ですが、それも30日以上前に予告することが義務づけられています。
しかし、どうしてもすぐに解雇したい場合、例えば、すぐにでもその従業員を解雇しないと、社内崩壊が起きてしまう…そんな場合は、予告する代わりに30日分以上の平均賃金を支払うことで、即日解雇することが可能になります。また、両方を併用することもできます。
人事管理のフリーソフト
人事情報システム フリーソフト版
人事管理に必要な情報を一元管理する、使いやすい人事管理システムです。事務の省力化、人事管理のレベルアップに大きな役割を果たします。資格・免許の保有者の検索や管理資料作成が行えます。社員の履歴情報と資格・免許を網羅し顔写真付きの社員カードが作成できます。人事労務管理・社員管理・社員台帳にも使えるツールです。
人事ソリューション 社員管理システム
人事ソリューションの社員管理システムのフリー版です。社員登録、部署履歴、役職履歴、経歴管理などが行えます。総合的な社員管理ができ、手間のかかる作業を比較的簡単に行えます。人事労務管理・社員台帳にも使えるアプリです。
人事管理ソフト 人事部長 (フリー版)
従業員の情報を管理保管する人事台帳・社員台帳ソフトです。履歴書のイメージをスキャナより取り込んで保存できます。保存された情報はエクセルフォーマット等に簡単に書き出すことができます。シンプルで便利なソフトです。人事労務管理・社員管理にも使えるアプリです。