勤怠管理のフリーソフト/エクセルテンプレート

給与計算・勤怠管理




勤怠管理のフリーソフトです。
出退勤時刻の入力、就業時間・残業時間・遅刻時間・早退時間等の勤怠時間を自動計算、タイムシートのカスタマイズ、エクセルフォーマットで月60時間超えの時間集計と残業計算、作業時間の自動計算と作業工数の管理、スケジュール管理、Felicaカードでの出退勤管理、勤怠表や勤務表作成、労務管理などができます。
各フォーマットに対応している人気ソフトウェアやテンプレートが、無料でクラウドからダウンロードできます。




目次

勤怠管理のフリーソフト

従業員を雇ったら、勤怠管理は厳密に

働き方や労働問題が大きく問われている現代において、従業員を雇ったら、勤怠管理や工数管理をすることは必須です。勤怠管理や労務管理には大きく分けて従業員の勤務時間の管理と給料面の管理の2つの意味があります。

①勤務時間の管理
勤務時間は、労働基準法によって定められています。原則、1日で8時間、1週間で40時間以内です。また、休日も週1日以上必要です(一定の場合には、1ヶ月または1年単位の変形労働制が認められる)。この時間を超えて労働した場合は、法定時間外労働として残業代を支払う必要があります(労使間で36協定を結ぶ必要あり)。そのため、勤怠管理や労務管理、時間管理、スケジュール管理をきちんと行わなければ、法律違反になります。

②給料面の管理
法定時間外労働には、割増賃金を支払わないといけません。時間外労働の割増率は通常2割5分以上、1か月60時間を超えるものに対しては5割以上、休日労働の割増賃金の割増率は3割5分以上です。そのため、勤怠管理や労務管理、時間管理、スケジュール管理を正確に行わないと、従業員とのトラブルの基となります。必ず、厳密な勤怠管理を行いましょう。

勤務時間取得ツール

勤務時間取得ツール

Windowsのイベントログ情報からおおよその出勤時間、退勤時間を取得する出退勤管理ツールです。日ごとにイベントログを参照し、一番最初の時刻を出勤時間、最後の時刻を退勤時間とし、その時間から実働時間、残業時間を求めて一覧表示化します。ランキング上位の人気アプリと比較しても劣らない使い勝手です。無料なのでぜひクラウドからダウンロードしてください。

Excel One 出勤簿

Excel One 出勤簿

Microsoft Excelで作成した無料の出勤簿ソフトです。出退勤時刻を入力するだけで、就業・残業・遅刻・早退等などの勤怠時間を自動で計算します。必要な機能が詰まっているので、今まで大変だった出退勤管理や時間管理、労務管理作業を効率化することができます。ランキング上位の人気アプリと比較しても劣らない使い勝手です。

タイムシート Simple版

タイムシート Simple版

人材派遣会社向Excelシリーズ、使い勝手の良い無料の勤怠管理表です。カスタマイズ可能なタイムシートです。昼勤はもちろん、夜勤などの交替勤務を含む24時間までの就業に対応しています。いろいろな機能がついて、出退勤管理の編集が比較的簡単にできる時間管理ソフトです。ランキング上位の人気アプリと比較しても劣らない使い勝手です。

楽々勤怠管理エクセルシート 97-2003、2007形式対応

楽々勤怠管理エクセルシート 97-2003、2007形式対応
勤怠における定時、普通残業、深夜などの時間計算を行えるフリーソフトです。出勤区分、勤務、出勤時刻、退勤時刻、作業時間、普通残業、深夜残業、私用外出、実働時間の項目により管理を行います。なお集計項目は、病欠日数、欠勤日数、振替日数、代休日数、有給消化、有給残、特別休暇、遅刻回数、早退回数などとなっています。エクセル形式のソフトなので、使い方も簡単です。


勤怠管理のフリーソフト その2

総務で使えるエクセル 残業計算

総務で使えるエクセル 残業計算

残業時間を集計し残業手当の金額を計算する、残業計算に特化したソフトです。効率的に入力できる工夫満載、月60時間超え時間の集計に対応しています。勤務日、休日別の普通時間外勤務と深夜時間外勤務を割増率別に集計します。ランキング上位のおすすめアプリです。

出勤退勤システム IC Card (Win10)Lite版 1.2

出勤退勤システム IC Card (Win10)Lite版 1.2

SuicaなどのFelicaカードで出退勤管理できるシステムのWindows7版です。ICカードを使って出退勤管理をする事ができ、残業時間も集計します。PaSoRi RC-S370対応です。カードを使用しない場合での運用も可能で、操作性・機能性にすぐれた労務管理ソフトです。ランキング上位のおすすめソフトウェアです。

予定・実績工数管理

予定・実績工数管理

作業の予定・実績工数を簡単入力で作成・収集し、予定・実績工数管理ができます。予定はメールでの送信も可能ですのでシフト表や勤怠表作成・時間管理にも使えます。実績を入力すれば作業者の勤怠管理、物件の工数管理、残業時間集計が行えます。作業項目ごとに使った時間がわかります。

勤務予定表 @謹之助

勤務予定表 @謹之助

勤務形態が特殊な勤務の、勤務予定表作成をサポートする無料ソフトです。夜勤や宿直などのある特殊な勤務形態の職場などの勤務予定表作成に便利です。入力された勤務や残業時間を日別に集計できることや、個人別にも集計できます。勤怠表も作成でき、とても便利なおすすめ時間管理ツールです。

作業時間管理ツール

作業時間管理ツール

毎日の勤務時間を管理する作業時間の時間管理ツールです。簡単に開始、終了時刻を入れるだけで、勤務時間計算が可能です。当月の勤務時間を予想します。CSV出力機能も付いています。視覚的に見やすいカレンダー型ウィンドウです。

勤怠管理ツール

勤怠管理ツール
勤怠管理ツールです。フリーソフトでの提供です。勤怠管理ツールをWindowsのタスクスケジューラに登録することで、OSログインおよびシャットダウン時に、勤務時間が自動的に記録されていきます。また、出勤日の勤務時間が未入力である場合や予め設定した基本時間より少ないなどをチェックし、異常もしくは警告とエラー内容が表示されます。その他にも多様な機能が搭載されています。

勤務実績表(勤怠スケジュール)

勤務実績表(勤怠スケジュール)
勤怠スケジュール管理を行うソフトです。シェアウェアとして提供されています。個人の勤務実績をエクセルで塗るだけで、個人の1ケ月の出勤日数・出勤時間・残業時間・休日出勤日数・時間が自動計算できるなど、エクセルに不慣れな人も簡単な操作で使える使いやすさが特徴です。また、見やすくわかりやすいカラフルなグラフも特徴となっています。まずはサンプル版をお試ししてください。






タイムカードのフリーソフト

タイムカードの記録保存は、会社の責任

会社で従業員の給料を計算するためには、タイムカードなどで、出勤時刻や退勤時刻などを正確に把握しておく必要があります。特に、パート従業員が多数いる場合は、集計やシフト管理などを簡単にするためにも、その会社に合わせたタイムカードを用意しておいた方が良いでしょう。
しかし、タイムカードで出勤時刻や退勤時刻などを把握しておくのは、何も給料計算だけのためではありません。厚生労働省が平成29年1月に策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、会社には、従業員の労働時間を適正に把握したり、時間管理したりする責任があるとなっています。
そこで、原則として労働時間の把握・時間管理にタイムカードなどの客観的な記録を使い、労働基準法に基づいて3年間保存します。このように、タイムカードは重要な意味を持ちます。タイムカードを使う場合は、その記録の保管方法まで考えるようにしましょう。

EXCEL 給与計算 簡単タイムカード

EXCEL 給与計算 簡単タイムカード

今あるタイムカードをそのまま入力して、ボタン一発で簡単計算に給与計算ができるソフトです。勤務形態が複雑な場合でも、柔軟に対応が出来ます。一日をまたぐ様な勤務形態でも、簡単に計算が出来ます。毎月の給与計算が比較的簡単に処理出来て非常に便利です。

pittime タイムレコーダー

pittime タイムレコーダー

タイムカードや出勤簿を簡単に作成できる、快適なタイムレコーダーソフトがクラウドからダウンロードできます。ご要望に合わせてカスタマイズする事も可能です。入力作業が削減できるため、作業時間の大幅な短縮になります。

ICカードタイムレコーダー (スタンドアロン版)

ICカードタイムレコーダー (スタンドアロン版)

Felica対応ICカードで、打刻・自動集計・シフト管理・日報印刷・CSV出力が行えるタイムレコーダーソフトです。複雑な勤務形態でも、給与計算までの作業が大幅に短縮できます。実働時間を調整する打刻時間の丸め処理など、細かい設定も可能です。

Smart Timecard

Smart Timecard

FeliCaをタイムカード代わりに利用するためのソフトが、クラウドからダウンロードできます。PaSoRiがあれば簡単に設置可能です。出勤退社時にPaSoRiにかざすだけで、簡単に勤怠を記録できます。 勤怠表は1月ごとにCSV形式で出力されるので、各社のフォーマットに対応可能です。

勤怠くん

勤怠くん
勤怠管理、タイムカードソフトです。フリーソフトでの提供となっています。タイムカード機能は、勤務時間を自動で登録することができます。また、Windows起動時から終了、再起動、ログオフ時の時間までを勤務時間として登録を行うことができます。勤怠表の印刷は1ヶ月単位から可能です。勤務データファイルは、エディタを使用して展開することで、勤怠時間を閲覧することもできます。

タイムカードのフリーソフト その2

簡易タイムカード

簡易タイムカード

Filemaker(ファイルメーカー)で簡易的な勤怠管理・シフト管理をすることができるソフトです。出退勤の他、夜勤入り・明けの対応も可能な、標準機能付きの便利なソフトです。

エクセルで使えるタイムカード

エクセルで使えるタイムカード

飲食店などで使えるExcelタイムカードのシフト管理ソフトです。その他業種全般でも利用可能です。個々人のタイムカード集計が一目でわかるので、毎日の実績が把握しやすくなります。最初に入力する項目が少なく使いやすい、操作性・機能性にすぐれたソフトです。

PCタイムレコーダー 24

PCタイムレコーダー 24

パソコンだけで出来る、パソコンならではの多機能タイムレコーダーです。従業員は自分の名前をクリックするだけで打刻され、従業員の出退勤情報が遠隔でリアルタイムに掴めます。従業員への連絡事項表示や自動伝言・給料計算などの機能付きです。

打刻ちゃん Touch

打刻ちゃん Touch

ICカードを使った勤怠管理システムです。交通機関系ICカードやNFC対応ケータイがタイムカードになります。もう紙のタイムカードは不要です。PCにICカードリーダーを接続してICカードをタッチすると出退勤時刻がPC上に記録されます。

PCタイムカード

PCタイムカード
PCで勤怠管理が可能となるソフトです。ライセンス購入で使用することができます。PC画面をクリックするだけで、出退勤時間をデータベースに登録。合計勤務時間(休憩時間を引いた)の自動計算、期間ごとの出退時間一覧表示、印刷ができます。タイムカードレコーダーより遥かに低価格で高機能なソフトウェアとなっています。試用版も用意されていますので、試用版で検討するのも良いでしょう。



勤怠管理のフリーソフト集/有給休暇管理、出勤簿・タイムカードの作成

勤怠管理のフリーソフト集/有給休暇管理、出勤簿・タイムカードの作成、出勤簿計算と勤務管理表の作成、有給休暇管理表の作成、出勤時間・退勤時間の取得計算、エクセルテンプレートでパート・アルバイトなどの勤務シフト表の作成などの人気ソフトウェアやテンプレートが、クラウドからダウンロードできます。

【 勤怠管理 】のフリーソフト

[osada]
勤務時間取得ツールは、Windowsのイベントログ情報から出勤時間・退勤時間を取得します。節電メーターは、電力使用状況をアナログメーターで、ガジェット表示します。ファイルのタイムスタンプ (作成日時、更新日時)を変更させるツールです。クラウドからダウンロードできます。

[ピタソフト ファクトリー]
タイムカードソフトは、入力された勤務時間から労働時間を自動計算して勤務報告書を印刷・集計します。工数管理・勤怠管理システム、勤務シフト表の作成ソフト、資金繰り試算ソフト、スケジュール表や勤怠表の作成、アイテムドロップスケジューラーなど。

[stirring]
タイムカード・出勤簿・シフトの作成、時給計算、出勤管理が簡単にできるタイムレコーダーソフトです。

[加藤 知行]
勤務表作成ツールは、決められたローテーションパターンで休日や本人希望を調整して自動的に勤務表を作成します。
家計簿のフリーソフト、無料ソフトです。

[Cas Planning]
勤務シフトのシフトリーダーは、パート・アルバイトが主体の飲食・物販・サービス業などの勤務シフト表の作成と勤怠管理、出勤管理ができます。飲食業向け本格販売仕入(原価計算)システムなど。

[ブロスソフト]
勤務シフト・タイムカードの作成、給料計算、所得税計算、給与明細書を発行するフリーソフト。リアルタイムの出勤管理、複雑な変動制の給料計算やシフト作成、交代制の看護婦さんの勤務表、勤怠表の作成、夜勤監査表の作成、タクシー手配準備など。

[伊藤 重樹]
ローテーションシフトを適用している小規模(20人まで)職場用の勤務シフト表・勤務表の作成ソフトです。Excelで作った出席簿ソフト。旅費請求ソフトは、旅行命令書・旅費請求書・復命書を作成できます。Ex celで年間予定表・月間予定表が作成できます。

[Click GTS]
エクセルフォーマットで使えるABC分析表、エクセルテンプレートで簡単シフト表・ワークスケジュール、出勤管理、シフト管理、エクセルフォーマットで使えるタイムカード、ロト6分析ソフトなど。アルバイトにもおすすめのソフトウェアです。

[makotosoft 小林亮]
勤怠管理のエクセルシートでは、定時勤務・普通残業・深夜残業、休日出勤などの時間計算ができます。スケジュール管理ができるので、アルバイトにもおすすめのアプリです。

[真鍋 修]
エクセルデーターベース顧客管理システムは、LAN対応、オンラインデーターベース。受注入力システム、EXCEL会計、EXCEL確定申告、エクセル相場解析、レインズ(不動産流通指定機構)日報データーベース、エクセル串刺し計算などができるソフトウェアです。

[エンジョイ]
出勤管理ソフトは、エクセルテンプレートでフレックス対応の勤務表を作成し、スケジュール管理をします。

[hidecat]
勤怠くんは、簡単で使いやすい勤怠管理、出勤管理ができる、タイムカードソフトです。スケジュール管理をしたいアルバイトにもおすすめのアプリです。

勤怠管理のフリーソフト/エクセルテンプレート

勤怠管理のシステム化は必要不可欠なものになります

勤怠管理は、社員の出退勤や欠勤などを管理して、勤務時間を正しく遵守しているかなどを確認する上で、会社の人事には必要不可欠なものになります。有給休暇などの計算を行うケースでは、現在では正社員以外の雇用も多く複雑になっているため、勤怠管理はシステム化しなくてはならない分野といわれています。

有給休暇は労働者の権利ですが、正確な管理をしていない会社が多く、雇用人数が多い会社では、有給休暇管理のシステム化が急務といわれています。

有給休暇は、アルバイトやパートの場合でも権利が発生します。週に30時間未満、週4日以内、年間216日以内で働いている人達も、有給休暇の対象者になります。例えば、週に4日、半年間働いたら、その勤務日数の8割以上出勤していれば、7日の有給休暇が与えられるのです。正社員の場合は、6か月勤務したら有給休暇を10日とることができ、勤続年数が多くなれば日数が増えていきます。

また有給休暇は、労働日に付与しなければならないので、今後の日本で先進国並みの有給休暇申請があった場合、社員の多い会社では調整が大変難しくなることは必至です。そのため、より早い有給休暇管理のシステム化が望まれています。

現在日本では、有給休暇の権利が認められているのに行使しない労働者が多くいるのは、日本人特有の勤勉な体質と、経済が不安定なことが原因だといわれています。国の方針としては、有給休暇を行使する様に働きかけています。


勤怠管理のソフトやエクセルでの労働時間計算のポイント

ミスが許されない労働時間計算

アルバイトや正社員の労働時間の計算は、ミスが許されない計算です。これは、労働時間の計算がもととなり、残業時間の賃金やアルバイトの給料などが計算されるからです。ここでミスが発生してしまうと、アルバイトなどの生活に影響を与えてしまうこととなります。
そのため、労働時間の計算は簡単な計算であっても暗算などをしたりするのはおすすめしません。また、簡単だからといって再計算しなかったり、給料計算日近くまで計算しなかったりなどもおすすめはできない方法です。

労働基準法で規定する法定労働時間と会社が定める所定労働時間

労働基準法によると、特例があるものの基本的には1日8時間、1週40時間を超える労働は原則として行えないとしています。一方で、会社の就業規則などにより規定された、1日ないしは1週間の労働時間は「所定労働時間」と呼ばれています。なお、所定労働時間は、法定労働時間の範囲内で決めなければなりません。
また、「1か月単位の変形労働時間制」というものも存在します。1か月以内の平均した一定期間が、1週間当たりの法定労働時間を超えない労働時間であれば、法定労働時間を超えての特定週の労働や、8時間を超える特定の日の労働を認める制度です。なお、1か月単位の変形労働時間制を導入するためには、1か月単位の変形労働時間制に関する規定を就業規則または労使協定で定めた上で、管轄の労働基準監督署に届け出しなければなりません。フレックスタイム制というのは、始業と終業の時間をアルバイトなどの従業員が選べる制度で、この制度も実は1か月単位の変形労働時間制と同様の扱いとなります。
さらには、「1年単位の変形労働時間制」や「1週間単位の非定型的変形労働時間制」なども存在します。

労働基準法で規定される法定休日と会社が定める所定休日

就業規則等により、仕事を行う必要がないとされた日を「休日」と呼びます。最近では週休2日制も導入されていますが、こうした休日についても労働基準法により最低基準が規定されています。
休日の最低基準として、毎週少なくとも1回もしくは、4週間に4日以上の休日を与えなければなりません。これを、労働基準法で定められた休日「法定休日」と呼びます。一方で、会社が定める休日を「所定休日」といいます。このことから、毎週の週休2日制を導入している会社は、片方が「法定休日」で、残り一報が「所定休日」と区分できるのです。
「法定休日」に定められた日に労働することが「休日労働」となり、割増賃金の支払いが義務付けられています。また、「休日の振替」や「代休」などといった制度も存在します。

日々の勤怠管理はソフトやエクセルでのまとめ直しが必要

こういった勤怠管理に係る部分の管理は、日々の管理として怠ることができません。
勤怠管理を行う上でよく使われるのが「タイムレコード」です。タイムレコードは、社員やアルバイトが出勤ないしは退勤した時に、タイムスタンプを管理する方法です。一般的にはタイムカードやicカードと言ったカードタイプのタイムレコーダーが採用されています。このタイムカードやicカードと言ったタイムレコーダーであれば、社員やアルバイトそれぞれが出勤・退勤するたびにそれぞれで打刻などを行うので、忘れない限りもれがありません。残業時間にも対応できるので、出勤管理から出退勤管理まで勤怠管理や工数管理を非常に簡単なものにしてくれます。
ただし、こうしたタイムカードやicカードと言ったカードタイプのタイムレコーダーは、日々の出退勤管理としての勤怠管理となるので、給与計算等の際には、勤怠表および勤務表・出勤簿などとしてまとめなければなりません。タイムカードやicカードと言ったカードタイプは、出勤簿としては簡易的であり、それだけで給料計算できる書式のフォーマットにはなっていない場合がほとんどだからです。
そのため、労務管理上のツールとして使われていたこれらを、勤怠表および勤務表・出勤簿などといったexcel(エクセル)のテンプレートやフォーマットにまとめ直すことがほとんどです。労務管理を行う上でこうした、勤怠表および勤務表・出勤簿などの集計は必須だと言える業務なのです。
日々の出勤管理および出退勤管理を行っていることで、社員やアルバイトの残業時間の計算も容易になります。残業時間は基本給から算出されるものです。また、日々の出勤管理および出退勤管理から残業時間が虚偽の報告かどうかも、ある程度把握することが可能です。それは、出勤管理および出退勤管理された毎月の勤怠表および勤務表・出勤簿などと比較することで、残業時間の特異性が見えてくるからです。また、前年同月比で出勤管理および出退勤管理などの勤怠表および勤務表・出勤簿などを見比べてみるのも、残業時間のチェックに繋がりますのでおすすめです。

タイムカードによる勤怠管理とシフト表などの勤怠管理の違い

タイムカードやicカードと言ったカードタイプのタイムレコーダーはあくまでも、出退勤管理としての勤怠管理であり、どちらかといえば出勤簿としての役割が大きいツールです。つまり、こうしたツールは、事前の出勤管理や工数管理を行うことができず、あくまでも事後の出退勤管理として扱われるものだと言えるのです。
いつ、だれが、どこの日にシフトができるかという意味では、こうしたタイムカードやicカードと言ったカードタイプのタイムレコーダーではなく、「シフト表」や「勤務シフト」などのシフト管理をツールとしてスケジュール管理が行われます。
アルバイトなどはシフト表や勤務シフトにしたがってシフト管理・スケジュール管理され、勤怠時間の管理や調整が行われるというわけです。そのため、シフト表などで行う勤務シフトにおけるシフト管理は、勤怠管理や工数管理、労務管理にも直結しているシステム・ツールだとも言えるでしょう。
こうした、「シフト表」や「勤務シフト」などのシフト管理は、多くの場合excel(エクセル)をテンプレート・フォーマットとした一覧表で管理されます。excel(エクセル)をテンプレート・フォーマットとしたシフト表や勤務シフトなどのシフト管理は、プリントアウトして使用したり、クラウドを利用して共有したりするなど、さまざまな使い方やシステム・ツールがあるはずです。
なお、こうしたシフト管理として扱われるシフト表や勤務シフトと、勤怠表および勤務表・出勤簿などを見比べることで、出退勤の労務管理がより精密に行うことが可能となるはずです。

エクセルテンプレートを用いずに勤怠管理のフリーソフトを利用

勤怠管理や労務管理、工数管理そしてスケジュール管理には、手軽で簡単なexcel(エクセル)によるテンプレート・フォーマットを用いた管理方法以外にも方法があります。
それは、勤怠管理や労務管理、工数管理そしてスケジュール管理が行える、ソフトウェアやアプリをシステムとして導入することです。ソフトウェアであれば、難しい操作も必要ありませんし、excel(エクセル)による困難な計算式も必要ありません。ソフトやアプリが計算を勝手に行ってくれるので簡単です。しかも、ソフトウェアやアプリによっては、従来使用していたexcel(エクセル)などのテンプレート・フォーマットに対応・書き出ししてくれるシステムも存在します。
ソフトウェアやアプリを導入するにあたり、それぞれのソフトウェアやアプリの特長を比較するのは当然でしょう。しかしながら、勤怠管理や工数管理、スケジュール管理を取り扱うソフトウェアやアプリは、世の中に沢山あり、簡単には全てを比較することができません。
また、フリーソフトであれば無料でフリーダウンロードできますが、シェアソフトでは無料期間があったりするものの、フリーダウンロードが不可能なソフトも存在します。また、フリーソフトがいくらフリーで無料ダウンロードできるとしても、数多くのソフトをダウンロードして比較するのは容易ではありません。
そこで、簡単にソフトウェアおよびアプリを比較したい時におすすめなのが人気ランキングなど、ソフトのランキングです。こうした人気ランキングを活用することで、ソフトをダウンロードせずにそれぞれを比較することが可能なのです。
また、人気ランキングなどでは、フリーソフトだけではなくシェアソフトなども取り扱っている場合があります。ランキングでは、フリーソフトとシェアソフトそれぞれに分けてランキングされたもの、フリーソフトだけ、シェアソフトだけの人気ランキングといったランキング、また、フリーソフトの中でもクラウド機能などおすすめの機能に絞った比較のランキングなど、いろいろなランキングがあります。

人気やランキング上位という理由ではなく必要に応じたソフトを

ソフトを導入する時に、フリーだから無料だからといって、やみくもにダウンロードをして、現行の勤怠システムに無理やり導入すると言ったことは、あまりおすすめできるものではありません。人気でフリーのソフトだからだとか、クラウド機能が無料で人気だからとか、こうした理由で導入するのであれば、一度システムを考え直してみる必要があります。
例えばスケジュール管理だけをソフトで、勤怠管理などはexcel(エクセル)のテンプレート・フォーマットを流用するといった方法にするなど、状況に合わせてシステムを構築するようにするのがおすすめです。
また、クラウドが便利で人気だからとか、クラウドはフリーで無料だからとかの理由で、クラウドを無理やり導入する場面が増えています。たしかに、一部のクラウドサービスはフリーや無料で使用できるものも存在します。しかし、本当にクラウドである必要があるのか、そしてクラウドを使用したことによるセキュリティ対策は十分に整えられているのかといった部分まで、よく考えるようにしましょう。


勤怠管理は、エクセルテンプレートなどフリーソフトで簡単効率化

昔の勤怠管理といえば手書きやハンコで勤怠管理表という紙に押印していましたが、今ではタイムカードやパソコンのシステムを使っての管理の方が一般的ですね。労務管理をする身としては、タイムカードの押し忘れはぜひやめていただきたいところ…。勤怠管理だけでなく、残業時間の計算や給与計算については、従業員の生活にかかわる大切な業務です。簡単に効率よく業務ができるシステムやフリーソフトをどんどん活用しましょう。

勤怠管理は給与計算の勘所

給与明細書は、どんな会社でも各項目については同じような項目が並んでいます。主に勤怠項目欄、支給項目欄、控除項目欄、支給額欄という4つに分けられますが、中でも勤怠項目欄を完成させないと、給与計算は始まりません。

・勤怠管理だけでは終わらない給与計算の前準備

出勤簿やタイムカードは早めにチェックすることがおすすめです。うち漏れ、二重打ちはよくあることと思い、ほかの事前準備と一緒に早急に行いましょう。ほかの事前準備とは、異動や扶養家族の増減といって人事情報の管理、昇給・降給、通勤手当など支給項目の変更手続き、そして社会保険料や住民税の変更といった控除項目変更手続きのことです。

こうした個別の管理は、労働者名簿などを一括管理できるシステムやフリーソフトの利用をおすすめしています。フリーソフトは無料でダウンロードできるツールで、誰でも使いやすいものが多くおすすめです。

従業員の生活や権利が一目瞭然 給与明細書の豆知識

会社によって給与明細書の書式はさまざまですが、一定のルールは存在します。それは給与が従業員の生活を支えるものであるために、その生活や権利を守るために存在します。それを「最低賃金法」と言いますが、地域や産業によって最低支給額を決定しています。

・税金のかかる給与、かからない給与

給与の計算方法は、月給・日給・時給によって異なります。
月給なら簡単で、基本給は毎月変わることがありません。日給なら出勤日数×日額、時給なら出勤時間×時間給という風に計算されます。出勤日・出勤時間で計算するときに重要になってくるのが手当についてです。

手当とは、通勤手当や旅費手当など、会社で自由に決められる支給項目のことです。
その手当についても、月単位で計算してよいものと、支給項目に該当する作業時間を単位とするもの、賃金を割り増しして計算するものなど、さまざまな種類があります。また、手当の中には源泉所得税のかからない非課税扱いのものがあります。さらにその中でも、ある一定の基準を超えると課税となる場合もあるため、支給項目および給与計算については、各個人で慎重な計算が必要となります。

・非課税給与となる手当の一例

税金がかからない手当の代表は通勤手当でしょう。
詳しく見てみると、
①電車などの交通機関、有料道路を利用する人(上限10万円)
②自家用車や自転車を使用する人
③交通機関+自家用車や自転車などで通勤する人
に分けられています。②の場合、通勤距離が片道2km未満の場合は自家用車・自転車どちらの通勤でも全額課税されます。それ以上の距離の場合、段階的に非課税限度額が上がる仕組みです。

次に代表的な非課税給与となる手当は旅費手当などが考えられます。
旅費手当とはいわゆる出張にかかった費用などが一般的ですが、内訳はこのようになっています。
①出張旅費
②就職・退職・転勤のために転居するときの旅費
③死亡退職者の遺族が転居するときの旅費
④災害などにより通勤時に交通手段が利用できず、他の交通機関を利用した場合、または宿泊した場合に支給する実費交通費・実費宿泊費
これらはすべて、非課税給与となる手当となります。

これらのほかにも、宿日直手当、夜食代、見舞金などが非課税給与となる手当として挙げられます。

・ノーワーク、ノーペイの原則「遅早控除」「欠勤控除」

基本的に給与明細書にはプラスの金額が記入されていますが、この遅早控除と欠勤控除に関してはマイナス、つまり基本給から差し引かれている控除になります。
遅早控除とは、遅刻・早退により定められている勤務時間より勤務できなかった分の時間給を差し引くこと、欠勤控除は、欠勤した日数分を差し引くことです。

ノーワーク・ノーペイの法則というものがあります。日本語に訳すと「働かざる者食うべからず」です。日給と時間給の場合は、働いた分だけ計算される仕組みですので、そもそもこの控除を見たことがないという人もいます。一方、月給制の方は、毎月の固定報酬の中から遅刻や早退、欠勤があればこうした控除を利用して減額されるという仕組みなのです。

・会社は減額し放題?減給の限界

会社によっては、「遅刻3回は欠勤1回に相当する」などと就業規定を設けているところがあります。しかし、実はこれは労働基準法により違法となる可能性があるので、経営者は注意が必要です。

労働基準法による制限はこのようになっています。
・一回の事由に関し、その労働者の平均賃金一日分の減額
・総額(すべての減給事案)では一賃金支払い期の10分の1

これらを上回る減額は「減給の制裁」ペナルティに当たります。例えば先ほどの例を見てみると、遅刻3回(1事案)に関し平均賃金一日分の半額を超えて減給することになる可能性が高く違法の扱いとなります。

勤怠管理・シフト管理はエクセルテンプレートなどフリーソフトアプリが便利

各個人のシフト管理や、残業時間、出勤時間を管理するためには、人力よりもシステムやツールを利用しましょう。エクセルで利用できる無料のテンプレートやフォーマットも簡単におすすめランキングなどから探すことができます。クラウド管理を徹底すれば、より効率のよい業務が可能です。

社会保険料とは?フリーソフトで安心計算・管理

遅早控除と欠勤控除のほかに、給与から差し引かれるのが社会保険料です。この社会保険料では給与のことを報酬と呼び、その報酬月額を元に計算します。

・控除するのは前月分の保険料

従業員が負担する社会保険料については、常に前月分の月額報酬で計算したものになります。ですから、4月入社した従業員の社会保険料は次の月の5月の給与分から引くことになります。また、あくまでも月単位で徴収することが定められているため、入社日がたとえ30日だろうとその月の社会保険料が発生することになります。

・退職したときはどうなるのか?

退職日の次の日が社会保険の資格喪失日となっているため、その月の社会保険料は徴収しない仕組みです。月の途中で退職することになった場合も、その月の保険料は必要ありませんが、前月分の保険料は控除されます。月末最後の日に退職してしまうと、次の日、つまり翌月の一日が資格喪失日になるため、その月の社会保険料が発生してしまいますので注意が必要です。

注意が必要な毎月変動する雇用保険料もフリーソフトで管理できる

健康保険や厚生年金保険と違い、給与支払いのたびに計算しなくてはならないのが雇用保険料です。社会保険料などでは給与のことを報酬と言いますが、雇用保険の場合は賃金と言います。

・高年齢者は雇用保険料を免除される

満64歳に達した従業員は、雇用保険料が免除されますが、保険年度の初日、つまり4月1日に満64歳に達していないといけません。ですので5月に64歳を迎えたとしても、その年は以後も雇用保険料を控除し続けなければいけませんので注意しましょう。

エクセルテンプレートなどを使えば面倒な勤怠管理もスムーズに効率化できる

とはいえ、新しいソフトでもどれを使えば良いか判断できない人も多いかと思います。
そんなときは、おすすめ人気ランキングなどを見て、フィーリングに合うものを選んだら良いでしょう。無料でダウンロードできるフリーソフトも使いやすいシンプルなものが多いのでおすすめです。




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