近年、学習塾やスクール教室は「第2の学校」としての役割が注目され、家庭や学校と連携しながら、独自の教育理念で生徒を支える存在となっています。管理業務の効率化には、エクセルやソフトウェアの活用が不可欠です。優れた教育理念と最新技術を駆使することで、他塾との差別化を図れます。このページでは、学習塾・スクール教室の成功に欠かせない理念の重視と、業務を効率化するための具体的な手法について解説しています。
「第2の学校」と言われる学習塾・スクール教室
学習塾というのは、「第2の学校」と言われるほど現在では定着しています。場合によっては学校を超えるほど評価されている場合もあるなど、塾というのは学習において大切なウエイトを締めていると言って良いでしょう。
学校や家庭と学習塾のそれぞれに役割分担が求められる時代
学習塾は今では、学校や家庭との役割分担が注目さています。塾には塾の、家庭には家庭の、そして学校には学校のといった形で、それぞれの役割を適切に分担していくという考え方です。
簡単に言えば、学校は平均的な学習の場として、家庭はしつけや道徳といった学習の場、そして塾は応用や学校では追いつけない子のための補習授業という面があります。
また、集団学習ではなく個別指導という形をとっている学習塾も存在します。個別指導を取り入れている学習塾は、より追いつけない子への手厚い対応が可能です。こうした個別指導は、学校ではとても取り扱えない部分で、学校として限界があるのです。こうした学校では実現しづらい個別指導を可能にするのも、民間だからこそと言えるでしょう。
学習塾・スクール教室で志や理想の達成には「経営」は重要
学習塾における「学習」にはいろいろな考え方があります。そして学習塾は「学習」を非常に重要視している企業です。しかしながら、それ以外にも大切なのが「経営」です。志や理想がどんなに素晴らしくても、経営が成り立たなければ、それを具現化することもできません。
これは何も学習塾にだけに限られたことではありません。カルチャースクールなどのいわゆる教室関係や、サークルやスポーツクラブなどの会員クラブなどを経営・運営する時にも、やはり理想と経営の両天秤を考えなければならないのです。
月謝や会費といった経営に係る収入は、学習塾・カルチャースクール・サークル・スポーツクラブ・会員クラブといったどの分野においても、学習とバランスを取ることは簡単ではありません。
教室内で月謝や会費に対するアンケートを取るといった方法などを取り入れて、月謝や会費以上の顧客満足度を作り上げていくことが重要です。
一方で、教室として生徒を預かる立場として、ボランティア的な部分がどうしても発生します。経営者としての顔そして指導者としての顔、双方の顔がどうしても必要となるのです。
簡易的な内容の管理はエクセルのテンプレートを利用して作成
学習塾・カルチャースクール・サークル・スポーツクラブ・会員クラブを運営する時に、クラス時間割や教員時間割、授業教室時間割、月間スケジュールそして出席チェック表を作成する必要があるでしょう。
学習塾・カルチャースクール・サークル・スポーツクラブ・会員クラブなどの教室を運営していると、どうしても会員や教員の入れ替わりが発生してしまいます。また、年や年度の変わり目で、人の入れ替わりは起こってしまうものです。
そこで、クラス時間割や教員時間割、授業教室時間割、月間スケジュール、生徒カルテ、出席チェック表作成にはexcel（エクセル）をテンプレートとして使用するのがおすすめです。それは、クラス時間割や教員時間割、授業教室時間割、月間スケジュール、出席チェック表などは、一度excel（エクセル）でテンプレートを作成してしまえば、比較的簡単に人の入れ替わりに対応できるからです。
こうした、クラス時間割や教員時間割、授業教室時間割、月間スケジュール、出席チェック表作成に係るexcel（エクセル）テンプレートは、インターネットなどで無料でフリーダウンロードすることもできます。もし、自分の希望するクラス時間割や教員時間割、授業教室時間割、月間スケジュール、出席チェック表の無料excel（エクセル）テンプレートがあれば、それをフリーダウンロードして利用するのが簡単でおすすめです。
無料でダウンロードできるクラス時間割や教員時間割、授業教室時間割、月間スケジュール、出席チェック表の無料excel（エクセル）テンプレートであれば、個別指導の教室でも生徒管理としても改変して使用することもできるでしょう。
こうした、無料のexcel（エクセル）テンプレートをフリーダウンロードでフル活用して、効率良く作業を進めるように心がけましょう。
生徒管理や月謝管理等の重要データはエクセルよりソフト管理
学習塾・カルチャースクール・サークル・スポーツクラブ・会員クラブなどの教室運営において、生徒管理、月謝管理・会費の管理、成績管理といった部類のデータは、excel（エクセル）での管理をあまりおすすめできません。
その理由はやはり、定期的に教室などで人の入れ替わりが発生するためです。生徒管理、月謝・会費の管理、成績管理は教室運営の要となる部分です。この部分をexcel（エクセル）のようなソフトで簡単に対応するのはトラブルのもととなるのです。
そのため、生徒管理、月謝・会費の管理、成績管理といった教室運営に直接係る部分は、フリーソフトやアプリなどを活用してデータベース化したいところです。しかしながら、フリーソフトやアプリでは、生徒管理、月謝・会費の管理、成績管理などの、教室や教育に特化した専用の塾管理やスクール管理ソフトは存在しません。
そのため、生徒管理、月謝・会費の管理、成績管理などをソフトを活用して管理する場合は、一般的な会計ソフトや管理に特化したフリーソフトをフリーダウンロードして流用する方法と、業者などに委託してソフトやアプリを開発して貰う方法があります。
フリーソフトやアプリであれば、無料でダウンロードしてフリーで使用できますが、使い勝手は専用のソフトではないため、あまり簡単ではありません。できれば、フリーソフトなど無料のソフトやアプリに頼るのではなく、生徒管理、月謝・会費の管理、成績管理専用の専用のソフトやアプリを開発してもらうのがおすすめです。コストは確かに掛かりますが、教室運営に係る大切な部分となりますので、金銭だけの問題と簡単な判断でフリーソフトだけで対応するのは危険だと言えるでしょう。
求人のチラシ作成などにもソフトやフリーソフトを活用
学習塾・カルチャースクール・サークル・スポーツクラブ・会員クラブなどの教室運営では求人を行うこともあります。求人は、求人情報専用の業者を使うことが多いかと思います。求人情報を取り扱う業者は、求人チラシも作成してくれますが、できれば、求人チラシは自分で作成することをおすすめします。それは、新たな人材を求める時に、細かい部分までしっかりと記載できるからです。
求人チラシは、ペイントソフトなどを使用して作成すれば、意外に簡単に作れるのでおすすめです。
ペイントソフトは、無料でダウンロードできるフリーのソフトが数多く存在します。求人チラシであれば、こうしたフリーでダウンロードできる無料ソフトで十分に足りるはずです。
まずは、人気の高いペイントソフトをダウンロードして使用してみると良いでしょう。人気のペイントソフトであれば、使用方法などはインターネットで探し出すのが簡単だからです。また、人気のソフトはスキンが充実しているなどといったメリットが多いというのも、おすすめなポイントです。人気ソフトで満足できない、人気ソフトではことが足りないといった場合は、人気だけで考えずに、自分の使い勝手にマッチしたソフトを選ぶと良いでしょう。
学校教育や学習塾・スクール教室の意義
学習塾などを含めたいわゆる「教室」というものは、今後も存在し続ける分野だと言えます。特に、学校と塾はある意味で教育を二重構造化させています。教育の二重構造化にはさまざまな問題や課題があると言われています。どちらが上でどちらが下という考え方は存在しないものの、どちらを信用するかはユーザーによるところが大きく、信頼の方法によっては「学習」に大きな影響を与えかねないのです。
その一方で、先に上げた個人指導など、学校では補えない部分をサポートするといったような、学習教育へのメリットを持ち合わせているというのも間違いありません。
教育という観点から見ると、今後は学習塾も社会的なそして教育的な責任を担っていく一つの組織として、より発展していく必要があるのでしょう。
有名大学出身の家庭教師や学習塾の講師は本当におすすめか？
講師を雇うとき、東大や早稲田大卒(または在学中)といった肩書を持つ人が来ると、それだけで採用を決めてしまうパターンが見受けられますが、はたしてそれは本当に理にかなった選択でしょうか？
もし「有名大学出身＝勉強ができる＝講師としても最適」と考えているとしたら、それはちょっと間違っているかも知れません。
有名大学の学生というだけで賃金が高くなる家庭教師業界
実際のところ、有名大学の肩書を持っていれば、塾や家庭教師の働き口はよりどりみどりといってよい、というのがこの業界の特徴です。塾を運営する立場としては、「東大・早稲田大卒の講師が揃っています」という謳い文句とした方が「出身大学もわからない講師に当たるかもしれない」というよりも受けが良いというのが実情でしょう。
しかし、有名大学の学生はそれだけで需要が高いため、バイト料の相場が高いのが難点です。しかも、実は有名大学の学生だからといって、講師として良い先生であるかどうかは実はまったくわからないのです。
勉強が得意な人は、不得意な子の気持ちがわからない
こんな例があります。勉強が遅れ気味で、家庭教師に勉強を見てもらうことにした中学3年生のAさん。ある有名大学の学生を講師にしてもらいましたが、その学生が「この参考書を使えば必ず成績が上がります」といって、あるテキストを用意してくれました。しかし、Aさんにとっては参考書の難易度が高すぎたようで、成績が上がることはなく、むしろ下がってしまったそうです。
参考書選びは実はとても大切で、学力に沿った難易度の参考書を使わないと意味がありません。この例では、勉強が得意で難問も解ける学生にとっては最高の参考書だったのでしょうが、勉強が不得意だったAさんにとっては難しすぎるものだったのです。
このように、苦も無く勉強ができるタイプの学生は挫折や苦労を知らない人が多く、そういう人はこれまでの成功体験から自分の考えや行動は正しいものと思い込みがちであり、なので人の身になって考えることが少々苦手です。つまり、簡単な問題につまずく人に対しては「なぜこんな問題が解けないのか？」と理由がわからず、どうすればよいのかもわからないのです。そうした人が、家庭教師の講師として適任だと言えるでしょうか？しかも、高いバイト料を支払ってまでお願いするメリットがあるでしょうか？
有名大学の学生が全員そうなのか、なんてことはもちろんありませんし、有名大学に合格するくらい勉強してきた努力が講師での仕事に対しても発揮されることもあります。あくまで一例としてお考え下さい。
どんな講師が理想なのか？
「有名大学などの肩書だけでの人選はやめた方が良い。」それでは、どんな人が家庭教師や塾の講師として理想なのでしょうか？
例えば、浪人経験がある人、高校は私立一貫校ではなく公立高校出身で受験を頑張った人、社会経験を経てからもう一度学校へ通った人など、一見挫折や苦労と見える経験を持っている人は、良い講師になれる可能性が高いと言えます。なぜなら、講師は自身の学歴や学力が高ければ良いものではないからです。それよりもむしろ、子どもが勉強のどこで苦労しているのか、子どもの痛みを理解し、寄り添ってサポートしていく姿勢を持つことができる力の方が重要なのです。
学習塾の生徒集客は難関校合格者数以上に教育理念が大切
その年の受験が終わるころには、次の受験生を抱えている家庭には大量の塾のチラシが舞い込んでくることと思います。そこに印刷されているのは、「〇〇中学30名合格、〇〇高校100名合格達成！」といった、難関校の合格者数の文字ばかりではありませんか？
塾業界で顧客を確保するためには
開成中学などの有名な進学校に合格者を一人でも出せば、100人規模で生徒を確保できる、というのが塾業界での定説です。時代の流れによって多少の波はありますが、それでも合格者数をずらりと並べる手法は、受験生を持つ親にとってもシンプルでわかりやすく、数多くある塾選びの際に取捨選択しやすいので、どの塾も競うようにチラシに合格者数を打ち出します。
塾経営を考えると、もちろん有効な手段ですが、ただ、チラシにそれだけをアピールするのでは、塾としての在り方に問題が出てくるのではないでしょうか。
結果だけに目を向けて訪れてしまう危機的な将来とは
塾も親も子どもも、すべての人が合格実績だけに目を向けてしまうと、どうなると思いますか？
塾とは本来、成長過程である子どもを教育するという行為があるはずです。「受験に合格するために通うものだから、そんなものは不要だ」という意見もあるかも知れませんが、塾をそうした「受験知」だけを教える場と考えるとしても、受験勉強を通して学び方を学び、勉強する行為で喜びを感じる子どもは少なからずいます。合格者実績だけに目を向けて経営を行っていくと、そうした過程はないがしろにされ、子どもを商品として扱ってしまうことにもなりかねません。
合格者数掲載と合わせて教育理念も打ち出そう
とはいえ、他の塾が合格者数を全面に打ち出してアピールしているのに、自分の塾だけがナシとすると生徒数は増えません。それに合格者数を掲載すること自体が悪いわけではないので、どうせチラシを打つなら塾の「教育理念」を一緒にアピールした方がよいだろうということです。
教育理念と言っても簡単なことです。普段の授業ではどのような指導をしているのか、どんなことを大切に考えて授業を行っているのか。塾の卒業生からのメッセージなどを添えてもいいかもしれませんね。
長期的に安定した学習塾・スクール教室経営を行うために意識するべきこと
月謝管理や生徒管理といったスクール管理はエクセルを利用している方も多いと思います。便利なテンプレートやフォーマットは無料でダウンロードできるものが豊富にあるので、まずは簡単に検索してみることをおすすめしています。見た目の見やすさ、表の扱いやすさなどは個人の好みがありますから、色々なテンプレートを随時チェックすると効率よく管理を行うことができます。
学習塾やスクール教室を経営している人にとって、口コミは非常に大切な集客ツールであると同時に、諸刃の剣になってしまう恐ろしい武器でもあります。親の間の噂話はとても強力なツールになっていて、例えば井戸端会議で「いつも成績優秀のAくんはこの塾に通っている」という噂が流れただけで、その塾の評判が勝手に上がるような仕組みになっているのです。こうした噂を利用するためには見かけが大切です。よく言われるのが、立派なビルに入っていること、主要駅前にあること、有名校への合格者数が多いこと、 難しい入塾テストがあるということなどです。
これらはすべて見かけで、「何となくよさそうだ」と親に思ってもらうためのいわばツールです。問題なのは、こうした入塾へのきっかけづくりで終わってしまうと、たとえ初めは順調な経営ができていても、近くに新しい塾ができたら顧客が流れてしまう可能性が高いということです。生徒数を維持するためには、授業の内容を充実させ、満足度を維持し続ける地道な道のりしかないのです。
学習塾・スクール教室経営管理におすすめのフリーソフトで業務を簡素化
学習塾やカルチャースクール、サークル、会員クラブ、スポーツクラブ…そんな経営維持に必要不可欠な業務が、生徒管理や成績管理、月謝管理といったスクール管理です。個人でも複数の教室を持っている人は少なくありませんが、こうした管理のためだけに人を雇うのはできれば控えたいですよね。
そんなときは、学習塾やスクール運営にぴったりなソフトがあります。人気のソフトは簡単に検索することができますので、無料でダウンロードできるアプリなどもすぐに見つけることができます。