このページでは、業務日報を使った管理ポイント、業務日報の内容と書き方を解説しています。
・仕事の進捗を把握し管理する業務日報・営業日報の重要性
・営業日報の書式と電子データ化管理
・フリーソフトやアプリで営業日報の作成作業を簡単効率化
・業務日報で管理を行うポイントを紹介
・業務日報・作業日報の内容と書き方の紹介
・業務日報のソフトでできること
業務日報とは その１
仕事の進捗を把握したり管理することは、その仕事規模の大小にかかわらず重要です。従業員の日々の仕事の進捗状況を確認するには、日報を活用します。営業職なら訪問先などの情報を、社内の仕事であれば作業内容などを把握し、業務の問題点や改善策を考えます。
工期の長いプロジェクトや作業については、工程表を使います。担当別に工程を区分けし、ガンチャート工程表などで日程や期限、進捗状況などを確認しながら仕事をすることが可能です。
これからのビジネスで重要になってくるのが、電子印鑑です。契約書や領収証などの電子化が進んでいく中、その文書の効力を確認・証明するために電子印鑑が必要となります。
これらは、日報・工程表・電子印鑑の各ソフトを使えば、時間や手間をかけずに作成することが可能です。また、それぞれExcelで使えるものや、カスタマイズできるものなどいろいろあり、自社に合ったものを選べるメリットもあります。
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業務の一環として捉える
業務日報は日々の業務を報告する書類です。この、業務日報を必要とする職場は少なくありません。少し面倒くさい日報管理ですが、それ自体も業務の一環だと捉えるべきです。
日々の進捗を上司や先輩に報告するのに、業務日報は非常に有益です。その日の行動や問題を時系列で把握できるだけでなく、どういったトラブルが発生しているかを把握することができます。
また、業務日報は自分自身のためにもなります。それは、文字として1日の行動を書き示すことで、どういった問題があり、何が積み残しとなっているのか確認することができるからです。
職種によって業務日報で必要とされる事柄は変わってくる
職種により業務日報の呼び名も変わります。
工場や現場などでは「作業日報」と言われる日報もあります。作業日報は、その日行った作業を書き示すものです。また、作業日報では、故障や問題点なども書き示す必要があります。職場によっては、作業日報を週間で取りまとめて提出させたり、作業員ごとの作業日報を日報集計をした上で提出させる方法などもあります。
営業職の場合は「営業日報」が主流となります。営業日報では、その日にどういった顧客へ訪問したか、どういった顧客が来客したかなどを書き示します。また、中には営業日報で移動距離などを細かく記述させる企業もあります。営業という自由に動ける職種という性質上、こうした営業日報での縛りは止む終えない部分があります。この営業日報を基に、上司や先輩は行動を確認するしかないのです。
バスやタクシーの運転手は「運転日報」を記述する場合もあります。これは、停車中などにボードを手に持って何か書いている運転手を見たこともあるでしょう。特に、貨物自動車運送事業や営業者などの使用車両数が一定台数以上の企業は、運転日報が義務付けされています。また、安全運転管理者についても道交法により運転日報を義務付けしています。こうした場合、運転日報は最低でも1年程度保管しておくよう指導されています。なお、営業日報内において移動距離などを書き示す行為も、ある意味では運転日報とも言えるでしょう。
業務日報とは その２
時間をかけず必要な事柄を手軽に効率よく入力を行う
業務日報は毎日書き示すものですから、あまり手間がかからず簡単に書き示す必要があります。その一方で、第三者にも内容が伝わらなければ意味がないものなので、簡単すぎてもよくありません。あくまでも、簡単に書き示し内容は充実させる、より効率よく作業を行うことを考えるのが大切です。
そのためには、エクセルなどを活用したフォーマットの作成や無料でダウンロードできるテンプレートの活用、フリーのソフトウェアやアプリをツールとして使用するのもおすすめだと言えるでしょう。
多くの会社では独自ツールを業務日報の管理を行っている
多くの会社ではエクセルやワードといったソフトウェアでフォーマットが既に作成し日報管理を行っています。もしフォーマットが既にエクセルなどで存在する場合は、そちらを流用することで簡単に業務日報を作成することが可能です。
企業によっては自社ツールとしてソフトをシステム開発し、それらを用いて業務日報を書かせたり日報管理・日報集計を行っている場合もあります。こうした自社ツールのソフトは、その会社にマッチングしたシステムに開発されており、excelが取り込めたりクラウドで使用できたり、必要な書類だけをダウンロードできたりなど、独自のアプリとして構築されているものばかりです。
自身でエクセルを用い作業日報フォーマットを作る方法の問題点
企業で日報管理のシステムやソフトウェアを所有している場合や、既にエクセルなどでフォーマットやテンプレートが作成されている場合などは、それを流用すれば簡単ですし、その会社にマッチしたフォーマットとなっているので、一番おすすめの方法だと言えますが、業務日報や日報集計のシステムやエクセルのフォーマットおよびテンプレートが存在しない場合は、どういった方法が簡単でおすすめだと言えるのでしょうか。
自身で作成するエクセルのテンプレートやフォーマット、自身で作成したアプリやソフトウェアといったツールを作る場合はどうでしょう。これらを作成する時に問題となってくるのが、そのテンプレートやフォーマットそしてアプリやソフトウェアのツールといったものがが、必要な項目を全て網羅しているかどうかです。せっかく時間をかけて作り上げたテンプレートやフォーマットそしてアプリやソフトといったツールなのに、完成してみたら必要な項目が足らなかった。これでは、作り上げた時間が無駄になります。
フリーソフトでは業務日報に要求される項目が用意されている
こうした無駄な作業を省くためにも、業務日報や日報集計を作成できるフリーソフトやフリーアプリといったツールを使用するのがまずはおすすめです。なぜならば、フリーソフトやフリーアプリとソフトやツールは、excelやwordなどで最初からフォーマットおよびテンプレートを自ら作るよりも、簡単ですしなおかつ項目に漏れが少ないからです。また、フリーソフトやフリーアプリであれば、無料で使用できるので、少し気になる点があれば、他のアプリやソフトなどのツールと比較して鞍替えできるのもおすすめのポイントです。また、無料のソフトウェアの中には、excelなどへの変換も簡単に行えるものが多いので、独自の日報管理・日報集計などが発生した場合にも、ツール内に保存したデータが活用できるはずです。
業務日報とは その３
人気フリーソフトはサポートが手厚く利用者からの情報量も多い
フリーソフトを選ぶ時には、人気のおすすめランキングなどを活用すると、それぞれのシステムの違いを比較ができるのでおすすめです。おすすめランキングを参考にして自分自身でフリーソフトをダウンロードして比較することも大切です。これも無料でダウンロードできるメリットの一つだと言えるでしょう。
また、ランキングで人気のあるソフトであればユーザーも多く、使用方法などが無料でリサーチすることもできます。さらには、人気が高いソフトウェアであれば、それに付随するツールやアプリなども無料で提供されている場合もあります。
人気の高いフリーソフトを使用するメリットはこれら以外にも、無料なのにサポートがしっかりしていたり、windowsのアップデートに合わせてアップデートが行われるなど複数に上ります。
こういったメリットを考えれば、ランキングで人気のソフトウェアを比較して検討するのは、効率的で安全性の高い行動だと言えるでしょう。
業務日報にフリーソフトを利用する際は運用方法を考慮して選択
フリーソフトを検討する上で気をつけたいポイントは、どういった部分に重きを置く使い方をするかということです。ランキングで人気が高くおすすめのフリーソフトだからとか、ダウンロード件数がランキングで上位だからといった比較だけで、フリーソフトを導入するのはおすすめしません。excelで管理をしたいのか、それともクラウドを用いて共有をしたいのかといった点を考えながらランキングで比較をするのがおすすめです。
例えば、営業所をまたがるような日報管理を考えているのであれば、クラウドを用いたシステムがおすすめです。クラウドを活用すれば、リアルタイムで業務の進行をチェックできます。また、クラウド上にデータを保管・蓄積できるので、バックアップとしても有益ですし、日報集計などのマージ作業にもおすすめです。
業務日報の作成はマクロ等を自由に利用できるエクセル作業日報
作業の効率など管理システムを考えた時、本当にフリーソフトが必要なのか考える必要があります。excelを使用すれば、マクロなどで業務日報を作成することも可能です。フリーソフトをダウンロードしてわざわざシステムの難易度を高めるよりも、excelのマクロで十分な場合も少なくないからです。また、excelをクラウドに保存しておくことで、共有が図れるだけではなく、どの場所からもアクセスでき手軽に書き込め、日報集計の際にもわざわざメールなどで収集する必要がないのでおすすめです。
営業日報の重要性
普段、面倒に思いながら書いている営業日報…。一日を目まぐるしく働き終えた後でその日の行動の記憶を振り返るのは、確かに少々しんどいです。ところが、あなたが管理職になったとたん、その考えは一転してしまいます。もしかしたら「もっとまじめに営業日報を書かないか」と部下におすすめしているかもしれません。会社組織にとって営業日報という業務日誌は、本来たいへん重要なシステムです。
業務日報の一つである営業日報は、上司という立場から見るとこんなメリットがあります。
「大勢いる部下たちの行動を把握できる」
「チーム全体の動向が正しいかどうか毎日管理できる」
「個人が得た経験を全員に共有し、活用することができる」
日報集計など面倒な作業はありますが、営業日報によって部下の力量を知ることもできますし、評価を行うときにも、日頃の行動がわかる文書があれば便利ですよね。
一方、部下という立場から見る営業日報のメリットは、こんな具合です。
「自身の行動を分析する機会が生まれる」
「日々の記録として残すことができる」
「上司との相談の場を自然と設けることができる」
忙しそうにデスクで仕事をしている上司に声をかけるのが憚られるとき、ありませんか？ですが、そういうシーンは意外に多いもの。わざわざ上司の手を止めてまで聞くのは気が引ける、でも今話しておきたい相談事、疑問点は日常にけっこうあるもので、そうしたコミュニケーションも業務を効率よくするのには大切です。そうしたときに、営業日報が活躍します。日報のすみっこに一文したためておくだけで、上司にさりげなく報告することができるので便利なツールです。
営業日報の書式
営業日報の書式には様々な形式があります。組織によって形式が変わりますが、基本的に書くべき項目は決まっていて、4つあります。それは、「どこへ訪問したか」「訪問の結果」「課題」「次のアクション」の4つです。
「どこへ訪問したか」
営業としてその日訪問した企業名、会った人物の役職氏名、訪問時刻、どういった要件で訪れたか内容を簡潔に書きます。その訪問が何度目かも必要な情報です。
「訪問の結果」
訪問内容の結果がどうなったのかを書きます。「商談には至らなかった」という結果のみを書くよりは、「導入自体は検討しているが、決算の関係で難しいようだった。」などと、相手の感触を自分なりにまとめた方が上司に伝わりやすい内容になりおすすめです。
「課題」
取引に繋がらなかったなら、その理由を分析してみます。ほかに、この訪問先に対する疑問や改善案などがあれば、些細なことでも書きましょう。
「次のアクション」
この訪問先に対して、次回以降の行動を計画しておきます。訪問日が決まっているならその日時を書き、訪問が未定の場合でも「〇日までに再訪問予定」などと自身のスケジュールを決めておきます。
営業日報も電子データ化し管理を行うことが主流
クラウドに共有されている会社のファイルから日報をプリントアウトし、手書きで営業日報をしたためる…そうした書き方はもちろん昔から行われてきた方法ですが、それだとデメリットが多くあります。
作成するのもまとめるのも時間がかかる
パソコンやスマホでキーを入力するのと手書きで執筆するのとでは、やはりキーを打つ方が早いという人が多いのではないでしょうか。上司の方でも手書きのプリントアウト物を渡されても紙を一枚ずつ保管しておくのは大変ですし、綺麗にまとめるのは労力もかかります。デジタル化しておく方がよほど楽で日報管理もしやすくおすすめです。
データ化しづらい
同じような理由で、紙ベースの営業日報はデータ化できないところに大きなデメリットがあります。情報はまとめて分析して初めて活かされるものですが、データ化しようとすると一つずつエクセルなどに落とし込んでいく二度手間が発生します。一方、初めからエクセルで営業日報を作成していれば、入力した数値などは予実管理表などとクラウド上でリンクし、あらゆる情報を一気に更新することも可能です。
フリーソフトやアプリで営業日報の作成作業を簡単効率化
業務日報の日報管理に時間も予算もかけたくない、というのが本音でしょう。エクセルで単純なテンプレートを使用し、手作業で入力していくのももちろんある程度の時短ですが、人気のフリーソフトやアプリをダウンロードすればより簡単に、楽に営業日報を使いこなすことが可能になります。クラウドからすぐ無料でダウンロードできるものも多く、使い勝手も良くておすすめのものがたくさんあります。
人気ランキングや比較サイトで簡単に！フリーソフトをダウンロード
営業日報は個人の行動を把握するだけではなく、顧客のデータや予実の達成状況などを把握＆管理するためにも必要なデータを揃えることができます。その場合、無料でダウンロードできるフリーソフトやアプリの中には営業日報にプルダウンを作成し、チェックを入れていくことでデータを登録し、クラウド上で日報集計やほかの管理表などと連携させることで管理職の事務作業を簡単に省略することが可能なものもあります。人気のソフトウェアを調べるのも、比較サイトやランキングサイトを見れば簡単に比較検討することができますね。
営業の移動中に、スマホアプリで簡単に営業日報を作成できる？
無料で利用できるフリーソフトのシステムをダウンロードすれば、移動中にでもクラウドへアクセスしスマホアプリから日報を作成することが可能になります。訪問を終えたらすぐに作成できるので、より鮮明な記憶を留めておくことがかなりのメリットとなります。文字を打つのが苦手な人でも、アプリなら項目ごとにチェックを入れていくようなシステムに変えることもできるんです。
人気フリーソフトを使って時短？毎日の時間を換算すると…？
もしあなたが一日1時間を営業日報の作成にあてていたとしたら。それを例えばエクセルのテンプレートだけではなく、より簡単に入力ができる無料ソフトなどのシステムを利用して30分の時短に繋がっているとしたら、年間でおよそ120時間も節約できていることになります。営業先へ訪問するのに必要な時間を1時間だと仮定したら、年間で120訪問も増やすことができる計算です。そこに自社の成約率をかけ合わせれば…？
無料でも有料に引けを取らない。エクセルの便利ツール＆人気システム
エクセルを使って営業日報を作成しているなら、そのままでより使いやすくなるような日報管理システムを追加していく手段を取る方が受け入れやすい場合もありますね。営業日報を書けばそのまま予定表や日報集計に反映できるようにするのも、そうした人気ツールを使えば簡単に行うことができます。
また、エクセルではなくても無料でダウンロードできる人気フリーソフト、ソフトウェアを使い、アプリとも連動して使うツールもおすすめです。簡単に営業日報を作成でき、もちろん日報集計や予定表などともリンクさせることができ、クラウド上で共有することも可能です。
業務日報で管理を行うポイント
一日の業務お疲れ様です。作業を終えて、作業日報を書かなくては…と思うと面倒に感じることもありますね。なぜ書かないといけないんだ？なんて疑問に感じたこともあるかと思います。
企業によって業務日誌と言ったり業務日報と言ったり、作業日報を指して運転日報と言ったり、呼び方は様々ではありますが、作業日報は古くから日本企業の間で起用されてきた業務の一つです。現在は作業日報を義務としていない企業も多くありますが、実は作業日報を取り入れている企業は現場の人々にとって働きやすい職場であることが多いのはご存じでしょうか？
作業日報とは、主に作業した内容を簡潔にまとめ、一日の作業内容が一目でわかるようにした文書のことを言います。営業職なら営業日報と言うこともありますし、現場作業員なら作業日報と言うこともあります。どれも作業を記す日報という意味は同じです。
記録だけでなくそこからフィードバック
作業日報を提出した後は特に何もなし…という企業もあれば、各自に上司からのフィードバックがある企業もあります。手書きで記入するところもあれば、パソコンを使ってエクセルで作成したフォーマットなどに入力し、クラウド上で共有するという企業もあります。
アイデアの共有
例えば、あなたが一日の作業内容を記し、「こんな工夫をしてみた」という小さな出来事を報告したとします。本人からすると小さなアイデアでも、それを上司や同僚と共有することで全体の作業の効率に繋がることもあります。
情報を組織全体で共有
毎日の業務は各作業者に振り分けられていて、上司から見ると細分化されていて全てを把握することはできません。小さなミスやトラブルは現場で解決してしまう場合も多く、そうなるとせっかくの経験値が一現場のみの共有で消化されてしまい、違うチーム内で同じようなトラブルが勃発してしまうこともあり得てしまいます。逆に言えば、小さなトラブルでたとえ解決済みでも、それを組織全体で共有していれば、未然に防げる事故もあるのです。
作業日報を書くことは、現場で働く人々にとってはときに面倒に思うような仕事です。しかし、会社という組織において、目標を達成するために生産性を上げることは結果として現場の作業をよりよくしてくれると言えます。
自分の成長につなげる
「日記を書く行為は人生を豊かにする」…と聞いたことがありませんか？一日を振り返ることは、自身の内省を促し、豊かな人生づくりに貢献してくれるとか。
作業日報にも同じ効果が期待できます。作業日報を書いていると一日の作業を振り返ることなり、自然と「今日のあれはダメだった」「明日はこうした方がよいだろう」などと考える時間を作ることができます。そうして業務を見直し続けていくのは自身の成長にも繋がっていきますから、ぜひおすすめしたい習慣です。
ときに上司から作業日報を通してフィードバックをもらえるのは、作業日報を成長機会ととらえて個人の能力を向上させてあげようという組織側の考えがあるからです。個人面談や人事評価の際に作業日報や業務日誌を参考にする企業もあります。自身としても、上司から直接口頭でのアドバイスよりは、文書でもらうアドバイスは温かみがあり、受け入れやすいという人が多いようです。
トラブル発生時の記録になる
作業日報を書くとき、適当に書いたりしていませんか？
作業日報は日々の記録です。個人の日記と異なることは、公に扱われることがあるというところが一つ挙げられます。
例えば工事現場で人身事故が起き、労災が降りた場合。警察の事情聴取を受けなければいけないという決まりがあります。そのときに使用されるのが実は作業日報。事故の原因は何だったのか、普段から安全に関しての教育はあったのか等、企業の安全管理を確認するためにも調べられることがあります。
人身事故でなくとも、大きなトラブルが発生したとき、その原因を探るのに作業日報を遡っていくと、もしかしたら小さなきっかけが見つかることがあるかもしれません。その日使用した資材や機材を記入しておくことで、現場全体の進行具合を数字で確認することも容易になります。
業務日報・作業日報の内容と書き方
職種や組織によって作業日報の書き方は少しずつ違っていて当然ですが、テンプレートやフォーマットがあるようにある程度書くことは決まっています。おおまかに言えば4つ。その日の作業内容・所感・課題・目標です。
一日の作業内容
その日に行った業務の内容を簡潔に書きます。内容を分かりやすく書くには、場所や名前、分かる数値を明確に、そして時系列などで書くのがおすすめです。例えば使った機材の名前、回数、会った人の企業、個人名、そしてどんな作業をどのくらいの時間行ったか等を、正確に書きます。
所感
作業の事実を個人の所感は別々に書くとより分かりやすくて良い作業日報になります。所感の欄では、自身の感想を主観的に書いてかまいません。それでもダラダラととりとめのない感想を書くよりは、作業内容で感じた疑問や反省を述べたり、自身の個人的な気づきや成長できたと思う部分などを書いたりすると、作業日報としての質が上がるでしょう。
課題
その日に感じた改善点や、トラブルが起きた場合もここに記入しておきます。担当した者にしかわからないリアルな気づきは、作業をしていない者にはとても価値のある情報になります。
目標、翌日の予定など
短いスパンで書くなら翌日の目標、長いスパンで書くなら、当期に掲げる長期的な目標を書き、どこまで実践できているかなどを記します。常に目標を意識することができます。
業務日報のソフトでできること
業務日報や作業日報は手書きでももちろん機能しますが、エクセル(Excel)のソフトウェアやアプリなどのツールを使うことで、簡単にシステムの機能性を上げることができます。中には自動集計や自動グラフ化などのフォーマットやテンプレートが入ったソフトがあり、無料でダウンロードできるフリーのソフト・アプリも豊富です。
手書きの手間を時短
エクセル(Excel)を使っての作業日報記入は、あらかじめ定められたフォーマットやテンプレートに従って入力していくだけなので、とても簡単です。手書きのフォーマットがあるとしても、綺麗に書かないといけないので気を使ったりして時間がかかってしまいますが、エクセルのソフトをダウンロードするだけでそうした問題も解決します。提出はプリントアウトしたものとクラウドにアップロードしてものがあれば、使い勝手がよくて便利ですね。
データの共有・連携
エクセル(Excel)のソフトやフリーソフト・アプリのツールを使えば、日報集計や項目別のグラフ化もシステムが行ってくれます。さらにクラウドにファイルを保持すれば、企業内あるいは取引相手などともデータの共有が簡単にできます。
エクセルは資材管理表などと連携させることで、日報集計と同時に作業日報に記入された数字と、管理表の数字が連動し、自動で最新の数字に計算してくれるシステムがあります。フリーソフトやアプリを使い、様々な便利システムを追加していくことも可能です。作業日報といってもさまざまな職種の作業に合った日報を作成するのは大変ですが、フリーソフトやフリーテンプレートなどを使えば簡単に自分に合った作業日報を手に入れることができます。