販売管理とは




小売業や卸売業など、商品を仕入れて販売する企業や、製品を製造して販売している製造業などの企業にとって重要となるのが販売管理です。

商品や製品をどれだけ購入・製造して、いくら販売し、在庫がいくつあるかといった個数の管理や、売上・仕入の金額の管理はもちろんのこと、売れ筋の商品は何なのかといったランキング分析や、得意先の管理などをしっかりしておくことで、現状の把握や今後の経営計画などが可能になり、それが会社の成長につながります。

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さまざまな業種の経営に欠かせない販売管理とは

販売管理とは、製造したり仕入れたりした商品を販売し、その代金を請求・回収するまでの一連の流れを管理することです。商品とお金の流れに加え、顧客データの管理や製造・販売した商品の売れ筋などの分析も販売管理に含まれます。

小規模事業者、中小企業、大企業を問わず、会社にとって販売管理を通じてさまざまなデータを比較分析することは、正しい経営判断を行ううえで重要です。これは個人で経営しているecサイト(ネットショップ)などでも同様です。

具体的には以下のような項目があります。

【受注管理】

受注管理とは、注文を受けたときに発生する業務です。具体的には、注文を受けて在庫と納期を確認する業務や、受注伝票や注文請書を作成する業務などがあります。受注前の見積業務も受注管理業務に含めます。

【売上管理】

売上管理とは、日々の売上を記録して分析することです。売上の記録だけでなく、設定した売上目標に対する達成率を見て、達成できなければその原因を探って売上向上に役立てます。原因を探るために、売上のほかに仕入れ値や人件費や広告費なども記録します。製造業・卸売業・ecサイト(ネットショップ)も含む小売業・サービス業など、あらゆる会社にとって欠かせないのが売上管理です。

売上管理はネットショップやecなどの小規模、中小企業などいずれにとっても欠かせません。Ecなどのネットショップをどうするのか、うまく運営するには欠かせません。Ec(ネットショップ)といっても種類がたくさんあります。商品やサービスを展開しているec(ネットショップ)管理を効率的に管理することも小規模の中小企業にとっては大きな課題です。

【請求管理】

商品を販売後、請求書の作成と送付、代金の回収、催促といった一連の業務のことです。

【入金管理】

入金管理とは、請求した商品代金がその通りに入金されているかチェックすることです。顧客が多いほど、入金作業は煩雑になります。

【在庫管理】

在庫管理は、お店の商品の在庫を管理するのはもちろん、資材の在庫管理などもあります。在庫管理が正しくできているのかも重要です。さらに受注管理は顧客からの商品の受注はもちろん、メールのやりとりなども受注管理に分類されます。

販売管理の各管理業務はフリーソフトなどを活用した一元管理が重要

販売管理はさまざまな管理業務の総称です。これらの管理業務はバラバラに行われるわけではなく、それぞれが連携することでスムーズな経営が可能になります。どのような商品がどれだけ売れているかを把握し、次の仕入に反映させる必要がありますし、代金を請求して入金が請求通りに行われていなければ、催促を行わなくてはなりません。つまり、受注や売上などの各管理業務を一元管理できるようなシステムが必要となります。

販売管理の一元管理が簡単にできて便利なのが、販売管理システムのソフトウェアアプリです。受注管理・売上管理・請求管理・入金管理・在庫管理などの管理業務にかかわるデータを一か所に集約し、それぞれの業務を一括管理できるのでおすすめです。また、各業務で必要となる書類(納品書や請求書など)や伝票(受注伝票、売上伝票など)、台帳なども簡単に作成できます。

各管理業務の一元管理システムを導入することで、販売管理業務全体にかかわるスタッフの数を減らすことができるうえ、スピード・正確さともに向上させることが可能になります。ecサイト(ネットショップ)など一人で運営している人にとって、販売管理ツールは簡単に販売管理ができるとても便利なアプリです。

販売管理ソフトウェアには有料・無料のものがある

販売管理ソフトウェアアプリ(販売管理ツール)には、有料のものと無料のものがあります。有料の販売管理ツールとして人気が高いソフトが「弥生販売」です。また、販売管理ツールではありませんが、データベース用ソフトウェアの「Microsoft access(アクセス)」も販売管理ツールとして使うことができます。

一方、インターネット上には無料でダウンロードできる販売管理ツールがたくさんあります。フリーソフトのほか、エクセル(excel)やaccess(アクセス)上で動くプログラムや、エクセル(excel)のテンプレート・フォーマットなど形態はさまざまです。販売管理ツールをたくさん集めたランキングサイトを参考に、ソフトを選ぶとよいでしょう。

ランキングサイトでは、各ソフトの特徴比較とともに評判の高い人気ソフトがわかるようになっています。人気が高いソフトは、多くの人にとって使いやすいことを表しています。

システムの一元管理と聞くと、ある程度規模の大きな会社だけの話ではないかと思う人もいるかもしれません。しかし、日々の事業活動の記録をさらなる収益の向上に結び付けることが販売管理の目的であるならば、社員数数十人規模の小規模事業者やecサイト(ネットショップ)を運営する個人事業主も、販売管理を一元管理する販売管理ツールは必須です。

有料の販売管理ツール

有料の販売管理ツールとして「弥生販売」と「Microsoft access(アクセス)」がよく知られています。各ソフトについて簡単に紹介しましょう。

〔弥生販売〕

「弥生販売」は、会計ソフト「弥生」で有名な弥生株式会社の販売管理ツール(ソフトウェアアプリ)です。ソフトウェアのランキングサイトでも、上位にランキングされている人気のソフトです。多くの中小企業で採用されている販売管理ツールです。
数十人の小規模法人向けと中小企業向け、3台以上のネットワーク環境で使うための製品と3タイプのラインナップが用意されています。見積書や納品書などの各証憑の作成や、仕入れや在庫管理を含めた販売管理が簡単にできます。
また、クラウドサービスを提供しており、PCトラブルに備えてデータをバックアップしたり、法令改正に合わせて最新のプログラムを無償提供してくれることも大きなメリットです。
「弥生販売」のような有料ソフトは多くのメーカーから販売されており、メーカーが提供するクラウドにデータをバックアップできるものが多いです。多くのデータを扱い、パソコンのトラブルを防げるので、クラウドサービスを提供しているメーカーのソフトはおすすめです。

〔Microsoft access(アクセス)〕

access(アクセス)はデータベースソフトであり、データベース活用のシステムを作るためのツールアプリでもあります。社員数十人規模の小規模事業者なら、access(アクセス)用の販売管理プログラムを自作して十分対応できます。また、後述するように、accessをベースに作成したテンプレート・フォーマットがインターネット上で配布されていて、無料でダウンロードできます。access(アクセス)はエクセル(excel)同様、汎用性の高いソフトなのでおすすめです。購入しても損はないでしょう。

無料の販売管理ツール

無料の販売管理ツールには、フリーソフトやエクセル(excel)・access(アクセス)上で使えるプログラム・テンプレート・フォーマットがあります。これらはインターネットからダウンロードして使います。エクセル(excel)で使えるものは人気があります。

有料ソフトと無料ソフトを単純に比較するのは難しいでしょう。ソフトによってカバーしている業務領域が異なるため、フリーソフトでも十分対応できる小規模・中小企業もあれば、有料ソフトでなければカバーできない小規模・中小事業もあるからです。フリーソフトは、売上管理や在庫管理、受注管理など販売管理の一元管理という意味では有料ソフトに劣る部分があるかもしれません。しかし、製造業・卸売業・小売業やecサイト(ネットショップ)・サービス業では、それぞれ一元管理が必要となる販売管理業務は異なります。単純に、一元管理できる業務の幅が広ければ広いほどよいとも言い切れません。
また、実店舗を何店舗も持つ会社と、ecサイト(ネットショップ)を運営する個人事業主を比較すると事業規模が異なるため、売上管理や在庫管理などの量にも差があります。

小規模事業者や中小企業では、販売管理ツールにかけられる費用は限られていると思われます。自社の販売管理の中で、どのような業務を一元化する必要があるかを考えたうえで販売管理ツール(フリーソフト・テンプレート・フォーマット)を選ぶことをおすすめします。
小規模事業者や中小企業なら、エクセル(excel)を日々の業務で使っているところも多いでしょう。エクセル(excel)で使えるフォーマット・テンプレートをダウンロードして活用すれば、使い慣れているエクセル(excel)で販売管理を効率的に行うことができておすすめです。

有料ソフトのメーカーはユーザーにクラウドサービスを提供していますが、フリーソフトを使う場合もgoogleなどが提供しているクラウドストレージサービスを活用すれば、データのバックアップを行えるので問題ありません。販売管理の担当者にクラウドについてある程度知識があれば、難しくないでしょう。
有料・無料問わず、どの販売管理ツールを選べばよいか迷うときは、ソフトウェアやテンプレート・フォーマットのランキングサイトをのぞいてみてはいかがでしょうか。各ソフトの説明やクチコミが掲載されているほか、人気の高さに応じてランキングされているので、さまざまなソフトを比較検討して自社に合ったソフトを見つけることができます。

フリーソフトには有料ソフトの期間限定無料版も含まれています。有料ソフトの多くは、期間限定でおもな機能が利用できる無料版をリリースしていて、無料でダウンロードができます。有料ソフトウェアを使うための判断材料として、いくつかの有料ソフトの無償版を試しにダウンロードして使い、比較するのもおすすめです。

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