小売業や卸売業など、商品を仕入れて販売する企業や、製品を製造して販売している製造業などの企業にとって重要となるのが販売管理です。
商品や製品をどれだけ購入・製造して、いくら販売し、在庫がいくつあるかといった個数の管理や、売上・仕入の金額の管理はもちろんのこと、売れ筋の商品は何なのかといったランキング分析や、得意先の管理などをしっかりしておくことで、現状の把握や今後の経営計画などが可能になり、それが会社の成長につながります。
さまざまな業種の経営に欠かせない販売管理とは
販売管理とは、製造したり仕入れたりした商品を販売し、その代金を請求・回収するまでの一連の流れを管理することです。商品とお金の流れに加え、顧客データの管理や製造・販売した商品の売れ筋などの分析も販売管理に含まれます。
小規模事業者、中小企業、大企業を問わず、会社にとって販売管理を通じてさまざまなデータを比較分析することは、正しい経営判断を行ううえで重要です。これは個人で経営しているecサイト（ネットショップ）などでも同様です。具体的には以下のような項目があります。
【受注管理】
受注管理とは、注文を受けたときに発生する業務です。具体的には、注文を受けて在庫と納期を確認する業務や、受注伝票や注文請書を作成する業務などがあります。受注前の見積業務も受注管理業務に含めます。
【売上管理】
売上管理とは、日々の売上を記録して分析することです。売上の記録だけでなく、設定した売上目標に対する達成率を見て、達成できなければその原因を探って売上向上に役立てます。原因を探るために、売上のほかに仕入れ値や人件費や広告費なども記録します。製造業・卸売業・ecサイト（ネットショップ）も含む小売業・サービス業など、あらゆる会社にとって欠かせないのが売上管理です。
売上管理はネットショップやecなどの小規模、中小企業などいずれにとっても欠かせません。Ecなどのネットショップをどうするのか、うまく運営するには欠かせません。Ec（ネットショップ）といっても種類がたくさんあります。商品やサービスを展開しているec（ネットショップ）管理を効率的に管理することも小規模の中小企業にとっては大きな課題です。
【請求管理】
商品を販売後、請求書の作成と送付、代金の回収、催促といった一連の業務のことです。
【入金管理】
入金管理とは、請求した商品代金がその通りに入金されているかチェックすることです。顧客が多いほど、入金作業は煩雑になります。
【在庫管理】
在庫管理は、お店の商品の在庫を管理するのはもちろん、資材の在庫管理などもあります。在庫管理が正しくできているのかも重要です。さらに受注管理は顧客からの商品の受注はもちろん、メールのやりとりなども受注管理に分類されます。
販売管理の役割と顧客満足度向上への影響
販売管理は単なる商品の在庫や売上の把握だけではなく、企業の持続可能な成長と顧客満足度の向上に直結する非常に重要なプロセスです。効率的な販売管理を実現することで、企業は単に商品を売るだけでなく、顧客との持続的な関係を築くための情報を得ることができます。ここでは、販売管理の多角的な役割と、どのようにして顧客満足度の向上に寄与するかについて詳しく解説します。
まず、販売管理の基礎として、在庫管理の役割を見ていきましょう。企業が各商品の在庫状況を正確に把握していると、必要な商品を適切なタイミングで供給することが可能になります。これにより、顧客が求める商品の欠品リスクを最小限に抑えることができます。これだけでも顧客満足度の向上に直接寄与しますが、さらに深掘りするとその効果は一層大きくなることがわかります。
次に、売上管理とその分析が重要である理由について触れます。売上データを綿密に分析することで、顧客の購買行動やトレンドを理解することができます。例として、ある特定の商品の売れ行きが急上昇している場合、その商品が持つ顧客ニーズが何かを探り出すことが重要です。そうすることで、企業は他の関連商品の開発やマーケティング戦略を見直す機会を得ることができます。
さらに顧客管理の側面から見ると、販売管理は顧客情報の収集と利用においても不可欠です。CRM（顧客関係管理）システムと連携して、顧客の購入履歴や行動パターンを追跡し、パーソナライズされたサービスを提供することができます。例えば、過去に特定の商品の購入履歴がある顧客には、関連する新商品の情報をメールで通知するなど、カスタマイズされたコミュニケーションが可能になります。
販売管理の効率化は単なる業務の効率化にとどまらず、顧客が求めているものを迅速かつ的確に提供することにより、顧客満足度の向上に大いに貢献します。顧客が満足すれば、自然とリピート購入が促され、企業の売上げも安定し、持続的な成長が期待できるのです。
販売管理におけるExcelの活用とその限界
販売管理は、企業の経営において極めて重要な役割を果たします。見積もり業務から始まり、受注、出荷、売上管理、請求・入金、在庫、購買、発注、入荷、仕入、支払など、複雑なプロセスを通じて商品やサービスの流れをコントロールする必要があります。これらの一連の業務は一体どのように管理されるべきでしょうか。
Excelを用いた販売管理は短期的にはコストを抑え、手軽に始められる利点がありますが、長期的には多くの課題が浮き彫りになることが予想されます。特に、多機能でリアルタイムな更新が求められる大規模・複雑な販売管理業務には専用の販売管理システムの導入が検討されるべきでしょう。それでも、Excelの柔軟性と手軽さは捨てがたい魅力であるため、適切なバランスを見つけることが重要です。
Excelの利便性と導入のメリット
Excelが既にインストールされているパソコンがあれば、そのまま利用することが可能です。例えば、テンプレートをダウンロードするか、自作で独自の販売管理表を作成することで、コストをかけずに即座に管理業務を開始することができます。Excelは広く普及しているため、ほとんどのビジネスパーソンにとって馴染みのあるソフトであり、基本的な操作は簡単です。特に中小規模の企業にとっては、初期コストがほとんどかからない点は大きな利点です。
Excelによる販売管理の課題とデメリット
一方で、Excelを利用した販売管理には複数の課題があります。まず、情報のリアルタイムな更新が難しい点が挙げられます。例えば、在庫状況や売上データを逐一手動で更新する必要があり、特に多くの製品や取引を扱う企業では大きな労力となります。
また、販売管理業務が多岐にわたるため、一元的に管理しようとするとExcelファイルが非常に複雑化します。見積もりから受注、在庫管理、さらには請求・入金までを一つのファイルで管理しようとすると、シートの数や参照関数が増え、ミスが発生しやすくなります。高度な関数やマクロの知識がなければ、精密な管理を行うのは難しいでしょう。
システム連携の難しさ
加えて、他のシステムとの連携も課題となります。ERP（Enterprise Resource Planning）やCRM（Customer Relationship Management）などの専用システムと比べ、Excelではデータのインポートやエクスポートが手動で行われることが多く、これがさらなる時間とリソースの消耗を招きます。特に、迅速な意思決定を求められるビジネス環境においては、これが大きなハンデとなり得ます。
自動化の限界と人的ミスのリスク
自動化の面でもExcelには限界があります。関数やマクロを駆使すればある程度の自動化は可能ですが、それでもシステム全体の自動化には達しません。手動操作が多ければ多いほど、人的ミスのリスクも増大します。例えば、データの手入力ミスや数式の破損など、些細なエラーが全体のデータの信頼性を損なう可能性があります。
Excelを使った効果的な販売管理方法
Excelは販売管理業務において非常に有用なツールであり、多様な項目の管理をスムーズに行える点で、多くの企業や個人が活用しています。効率的な販売管理を実現するためには、Excelの関数やテンプレートをうまく利用することが重要です。
在庫管理表と売上管理表を適切に活用し、各種関数やテンプレートを駆使することで、業務の効率化と精度向上を図りましょう。特に販売管理においては、データの正確性とリアルタイムでの情報共有が成功の鍵となります。
在庫管理表の活用法
在庫管理表は、管理する製品の種類や数量を正確に把握するための基本ツールです。この表を整備することで、入荷や出荷の状況、現在庫の正確な把握が可能になります。
例えば、各商品ごとに数量や倉庫における配置を記録し、関数を用いて自動的に数量を計算することができます。また、商品の一目での判別を容易にするために、セルに商品画像を挿入することも推奨されます。これにより、ピッキングや出荷の際のミスを減少させることができます。
さらに、在庫管理表に商品カテゴリーやサプライヤー情報を追加することで、特定の商品が不足した際の対応も迅速に行えるようになります。季節商品やセール期間中の需要変動に対応するための予測も、この表を基に行うことができます。
売上管理表の活用法
売上管理表は、販売活動の収益性を評価するための重要なツールです。商品ごとの売上を詳細に記録し、各商品の収益性をリアルタイムで把握することが可能です。
例えば、売上管理表には商品名、商品番号、原価、販売価格、売上数量、売上日に関するデータを入力します。これによって、各商品の売上総額や利益率を自動計算できるようにします。また、経費項目も追加することで、総利益や純利益を一目で確認することができます。
無料で配布されているテンプレートを利用するのも効果的です。多くのテンプレートは初めから必要な項目が設定されており、カスタマイズも容易です。特に関数が組み込まれたテンプレートを利用すると、データ入力と同時に自動的に計算が行われるため、手間が大幅に削減されます。
Excelでの販売管理のメリット
Excelを活用した販売管理は、多くの面で企業に利点をもたらします。まず、データの可視化が容易になるため、販売傾向を迅速に把握することが可能です。また、関数やグラフ機能を用いることで、データ分析も簡単になります。
さらに、クラウドストレージと連携させることで、複数の担当者とリアルタイムでデータを共有・更新することも可能です。これにより、チーム全体の効率が向上し、情報の一元管理が実現します。
販売管理の各管理業務はフリーソフトなどを活用した一元管理が重要
販売管理はさまざまな管理業務の総称です。これらの管理業務はバラバラに行われるわけではなく、それぞれが連携することでスムーズな経営が可能になります。どのような商品がどれだけ売れているかを把握し、次の仕入に反映させる必要がありますし、代金を請求して入金が請求通りに行われていなければ、催促を行わなくてはなりません。つまり、受注や売上などの各管理業務を一元管理できるようなシステムが必要となります。
販売管理の一元管理が簡単にできて便利なのが、販売管理システムのソフトウェアアプリです。受注管理・売上管理・請求管理・入金管理・在庫管理などの管理業務にかかわるデータを一か所に集約し、それぞれの業務を一括管理できるのでおすすめです。また、各業務で必要となる書類（納品書や請求書など）や伝票（受注伝票、売上伝票など）、台帳なども簡単に作成できます。
各管理業務の一元管理システムを導入することで、販売管理業務全体にかかわるスタッフの数を減らすことができるうえ、スピード・正確さともに向上させることが可能になります。ecサイト（ネットショップ）など一人で運営している人にとって、販売管理ツールは簡単に販売管理ができるとても便利なアプリです。
販売管理ソフトウェアには有料・無料のものがある
販売管理ソフトウェアアプリ（販売管理ツール）には、有料のものと無料のものがあります。有料の販売管理ツールとして人気が高いソフトが「弥生販売」です。また、販売管理ツールではありませんが、データベース用ソフトウェアの「Microsoft access（アクセス）」も販売管理ツールとして使うことができます。
一方、インターネット上には無料でダウンロードできる販売管理ツールがたくさんあります。フリーソフトのほか、エクセル(excel)やaccess（アクセス）上で動くプログラムや、エクセル(excel)のテンプレート・フォーマットなど形態はさまざまです。販売管理ツールをたくさん集めたランキングサイトを参考に、ソフトを選ぶとよいでしょう。
ランキングサイトでは、各ソフトの特徴比較とともに評判の高い人気ソフトがわかるようになっています。人気が高いソフトは、多くの人にとって使いやすいことを表しています。
システムの一元管理と聞くと、ある程度規模の大きな会社だけの話ではないかと思う人もいるかもしれません。しかし、日々の事業活動の記録をさらなる収益の向上に結び付けることが販売管理の目的であるならば、社員数数十人規模の小規模事業者やecサイト（ネットショップ）を運営する個人事業主も、販売管理を一元管理する販売管理ツールは必須です。
販売管理システムを導入する際の重要ポイントと選定基準
販売管理システムの導入は、適切な業務運営に不可欠であり、特に小売業、卸売業、製造業といった多岐にわたる業種で有効に機能します。しかし、どの業種においても汎用的に導入できるわけではありません。それぞれの業種ごとに異なる業務フローやニーズをカバーするためには、導入前にいくつかの重要ポイントを抑えておくことが求められます。
まず、自社の販売管理業務の特性や内容を明確に把握し、それに最適なシステムを選定することが重要です。具体的には、商品管理、在庫管理、受発注管理、顧客管理などの各機能が自社の業務にどれだけ適合するかを評価します。例えば、小売業であれば顧客管理や店舗間の在庫移動が重要になる一方、製造業では生産計画と在庫管理が密接に連携していることが重視されます。
次に、自動化や効率化の目的に応じたシステム選びも必要です。伝票作成や計算作業の効率化・自動化を重視する場合、これらの機能が優れているシステムを選びます。その一方で、データの蓄積と活用、つまり情報共有やビッグデータ解析をより推進したい場合は、データ分析機能やレポート作成機能が充実したシステムが向いています。さらに、業務フロー全体の円滑化を求める場合は、各部門間の連携がスムーズに行える統合的なシステムが理想的です。
選定の際にはシステムの導入コストや運用コストも重要な要素です。初期導入費用のみならず、システムの運用にかかる維持費やトレーニングコストも考慮する必要があります。また、サポート体制や導入後のカスタマイズ性も見逃せないポイントです。導入後のトラブル対応やシステムのアップデートが迅速に行えるかを確認しておくことが、長期的な運用においても重要です。
さらに、クラウドベースのシステムを検討することも有効です。クラウドベースの販売管理システムは、インターネット経由でアクセス可能であり、場所を問わずリアルタイムでデータを共有することが可能です。このようなシステムは、特に多店舗展開をしている企業や、リモートワークを推進している企業にとって大きなメリットとなります。
選定の際には複数のベンダーからの提案を比較検討することが推奨されます。同じ機能を提供しているように見えても、導入後の使い勝手やサポート体制などに違いがあることが多いため、デモンストレーションを通じてしっかりと確認し、自社に最適なシステムを選ぶことが成功の鍵となります。
販売管理システムを導入する際には、自社の業務ニーズを的確に捉え、それに最適なシステムを選定することが肝心です。それによって、業務の効率化やデータの有効活用を最大限に引き出し、生産性向上とビジネスの発展を実現することが可能となります。
有料の販売管理ツール
有料の販売管理ツールとして「弥生販売」と「Microsoft access（アクセス）」がよく知られています。各ソフトについて簡単に紹介しましょう。
〔弥生販売〕
「弥生販売」は、会計ソフト「弥生」で有名な弥生株式会社の販売管理ツール（ソフトウェアアプリ）です。ソフトウェアのランキングサイトでも、上位にランキングされている人気のソフトです。多くの中小企業で採用されている販売管理ツールです。
数十人の小規模法人向けと中小企業向け、3台以上のネットワーク環境で使うための製品と3タイプのラインナップが用意されています。見積書や納品書などの各証憑の作成や、仕入れや在庫管理を含めた販売管理が簡単にできます。
また、クラウドサービスを提供しており、PCトラブルに備えてデータをバックアップしたり、法令改正に合わせて最新のプログラムを無償提供してくれることも大きなメリットです。
「弥生販売」のような有料ソフトは多くのメーカーから販売されており、メーカーが提供するクラウドにデータをバックアップできるものが多いです。多くのデータを扱い、パソコンのトラブルを防げるので、クラウドサービスを提供しているメーカーのソフトはおすすめです。
〔Microsoft access(アクセス)〕
access（アクセス）はデータベースソフトであり、データベース活用のシステムを作るためのツールアプリでもあります。社員数十人規模の小規模事業者なら、access（アクセス）用の販売管理プログラムを自作して十分対応できます。また、後述するように、accessをベースに作成したテンプレート・フォーマットがインターネット上で配布されていて、無料でダウンロードできます。access(アクセス)はエクセル（excel）同様、汎用性の高いソフトなのでおすすめです。購入しても損はないでしょう。
無料の販売管理ツール
無料の販売管理ツールには、フリーソフトやエクセル（excel）・access（アクセス）上で使えるプログラム・テンプレート・フォーマットがあります。これらはインターネットからダウンロードして使います。エクセル（excel）で使えるものは人気があります。
有料ソフトと無料ソフトを単純に比較するのは難しいでしょう。ソフトによってカバーしている業務領域が異なるため、フリーソフトでも十分対応できる小規模・中小企業もあれば、有料ソフトでなければカバーできない小規模・中小事業もあるからです。フリーソフトは、売上管理や在庫管理、受注管理など販売管理の一元管理という意味では有料ソフトに劣る部分があるかもしれません。しかし、製造業・卸売業・小売業やecサイト(ネットショップ)・サービス業では、それぞれ一元管理が必要となる販売管理業務は異なります。単純に、一元管理できる業務の幅が広ければ広いほどよいとも言い切れません。
また、実店舗を何店舗も持つ会社と、ecサイト（ネットショップ）を運営する個人事業主を比較すると事業規模が異なるため、売上管理や在庫管理などの量にも差があります。
小規模事業者や中小企業では、販売管理ツールにかけられる費用は限られていると思われます。自社の販売管理の中で、どのような業務を一元化する必要があるかを考えたうえで販売管理ツール（フリーソフト・テンプレート・フォーマット）を選ぶことをおすすめします。
小規模事業者や中小企業なら、エクセル（excel）を日々の業務で使っているところも多いでしょう。エクセル(excel)で使えるフォーマット・テンプレートをダウンロードして活用すれば、使い慣れているエクセル（excel）で販売管理を効率的に行うことができておすすめです。
有料ソフトのメーカーはユーザーにクラウドサービスを提供していますが、フリーソフトを使う場合もgoogleなどが提供しているクラウドストレージサービスを活用すれば、データのバックアップを行えるので問題ありません。販売管理の担当者にクラウドについてある程度知識があれば、難しくないでしょう。
有料・無料問わず、どの販売管理ツールを選べばよいか迷うときは、ソフトウェアやテンプレート・フォーマットのランキングサイトをのぞいてみてはいかがでしょうか。各ソフトの説明やクチコミが掲載されているほか、人気の高さに応じてランキングされているので、さまざまなソフトを比較検討して自社に合ったソフトを見つけることができます。
フリーソフトには有料ソフトの期間限定無料版も含まれています。有料ソフトの多くは、期間限定でおもな機能が利用できる無料版をリリースしていて、無料でダウンロードができます。有料ソフトウェアを使うための判断材料として、いくつかの有料ソフトの無償版を試しにダウンロードして使い、比較するのもおすすめです。