医療文書は、電子データ化が進む中で、より効率的な管理が求められています。そこで、医療文書作成には、Excelや専用ソフトの活用が推奨されます。これにより、診断書や紹介状の効率的な作成が可能となり、患者情報の適切な管理が実現できます。また、ソフトウェアの選定や使用時には、セキュリティ対策も重要です。このページでは、医療文書作成ソフトの選び方と使用時の注意点について解説しています。
医療現場で作成される医療文書は、電子データでの取り扱いが増加中
診療所や病院などでは、医療に関わる多くの医療文書を作成します。
現在の病状や現病気の説明や証明などを行う診断書を始め、他の病院に患者を紹介する際に必要な紹介状や診療情報提供書、入院患者に入院時の計画を確認させる入院計画書などさまざまです。
こうした医療文書を手書きで行うこともありますが、現在では電子カルテのように、電子データで取り扱うことが多くなりました。
医療文書の作成ソフトはexcel（エクセル）がおすすめ
紹介状・診療情報提供書・診断書といった医療文書を作成する時に、まずおすすめなのがexcel（エクセル）による文書作成です。
excel（エクセル）で紹介状・診療情報提供書・診断書といった医療文書のテンプレートを一度作成しておけば、今後はそのテンプレートを使用するだけで、簡単に紹介状・診療情報提供書・診断書といった医療文書を書き上げることができるのでおすすめです。
excel（エクセル）の紹介状・診療情報提供書・診断書といった医療文書におけるテンプレートは、自分で作るのも良いですが、インターネット上にあるフリーのexcel（エクセル）テンプレートを無料でダウンロードするのがおすすめです。
無料でフリーダウンロードできるexcel（エクセル）テンプレートであれば、テンプレートを作る手間と時間が省けて簡単です。
一般的で使用頻度が高い人気で無料のテンプレートをフリーダウロードして使用したり、人気のテンプレートをカスタマイズして使用したりしましょう。
カルテ用紙など医療文書のデータベース化で患者の既往歴を把握する
しかしながら、excel（エクセル）における医療文書の作成は、その時の一時的な場しのぎでしかありません。
紹介状・診療情報提供書・診断書といった医療文書をデータベース化すると、過去にどの患者にどういった書類を提供したか一目で分かります。これは、カルテ用紙をデータベース化するのと同じです。カルテ用紙をそのまま廃棄するのではなく、カルテ用紙をデータベース化することで、その患者がどういった病歴・経歴があるかがすぐにわかるからです。また、過去のカルテ用紙をすぐに出力できるなどのメリットもあります。このようにカルテ用紙だけではなく、さまざまな医療文書はデータベース化が必須だと言えるのです。
医療文書の作成ソフトを活用した診断書・紹介状の作成がおすすめ
カルテ用紙などの医療文書をデータベース化するには、こうした資料の作成支援ソフトを使用するのがおすすめで簡単です。
書類を作成するだけの作成支援ソフトもありますが、データベース化を前提としたソフトやアプリも存在するからです。
作成支援ソフトにはフリーソフトやフリーアプリといった無料でダウンロードできるフリーのものから、シェアソフトやシェアアプリといった無料では使用できないソフトやアプリがあります。
フリーソフトやフリーアプリであれば、無料でいろいろな機能を使用することが可能です。中には使い方が簡単で人気の高いおすすめのフリーソフトやアプリも存在します。こうしたフリーの作成支援ソフトの場合は、無料ダウロードをして使い心地をチェックするのがおすすめです。どのソフトやアプリをダウンロードするべきか迷っている場合は、人気があるフリーソフトやフリーアプリから無料ダウンロードしてみるのおすすめです。それは、人気があるフリーソフトやフリーアプリであれば、多くの場合使い方が簡単であったり、簡単でなくても使い方のフォーラムがWeb上に存在しているからです。
また、作成支援ソフトにおけるフリーソフトやフリーアプリのメリットは、どれだけダウンロードしても無料というところです。無料ですから、数多くダウンロードしていくらでも使用感を試すことが可能なのです。
ただし、フリーソフトやフリーアプリの機能は限界があります。また、フリーソフトやフリーアプリは最新の医療情報などに対してアップデートが行われない場合もあります。もちろん、技術的なサポートもあまり期待できません。こうしたリスクを理解した上で、フリーソフトやスリーアプリを使用するようにしましょう。
一方でシェアソフトやシェアアプリの作成支援ソフトは、有料というだけあって機能はフリーのソフトやアプリとは比べ物になりません。フリーではあと一歩だった機能なども、シェアソフトでは手が届いている場合がほとんどです。
また、サポートも充実している場合が多く、気軽で簡単に質問をすることができます。さらには医療費の改定など、最新の医療関係の情報もしっかりとフォローしてくれるのシェアソフトのメリットです。
シェアソフトの場合、無料で使用できるお試し期間が付属さている場合があります。使い勝手を確かめる意味でも、まずは無料お試し期間をフル活用して、機能や性能のチェックをするようにしましょう。
シェアソフトで無料期間が付属されていない場合は、Webなどでレビューなどをチェックしましょう。人気のあるソフトであればレビュー数も少なくありませんので、まずは人気ソフトのレビューからチェックして機能の充実度などをチェックしましょう。
excelやソフトを使い分ける
医療文書の作成支援については、ソフトやアプリだけではなくexcel（エクセル）のマクロもWebなどでフリーダウロード可能な物があります。マクロの場合、多くはアドインソフトとして無料で提供されています。
excel（エクセル）マクロの使用で新機能が追加され使い勝手が格段にアップ
アドインはexcel（エクセル）のメニューに新たなタブが組み込まれるなどして、機能追加を行ってくれるツールです。
これであれば、従来のexcel（エクセル）を使いながら、新たな機能が追加できるので、使い方に迷うこともありません。
フリーでダウンロードできるexcel（エクセル）アドインの中には、医療文書と関係のないものの、編集効率をアップさせる機能が備わっているものも数多くあります。ちょっとした機能を追加しただけでも、使い勝手は格段にアップしますので、使いやすそうなアドインを見つけた時には、まずはダウンロードしてインストールしてみると良いでしょう。
診断書、紹介状などそれぞれのツールを使い分けよう
医療文書を作成する時は、excel（エクセル）だけとかフリーソフトだけ、シェアソフトだけ、アドインだけという使い方は、あまりおすすめできる使い方ではありません。
より良い使用方法は、それぞれのソフトやツールのメリットを把握した上で、それぞれのデメリットを補いながら使用することです。これは、例えば自院で独自システムが構築されている場合でも同様です。独自システムが構築されている場合、専門的な使い方ができたり特殊なカスタマイズできる一方で、どうにも使いにくいといった部分も数多く存在するはずです。
それぞれの機能は、それぞれのプログラムやソフトの特徴に左右されるため得手不得手がどうしても発生します。こうした得手不得手をそれぞれのツールで補っていくというわけです。
しかし、一点だけ気を付けたいのが、複数のシステムを導入したがゆえの非効率化です。効率化を図りいろいろな機能追加やツールをインストールしてしまい、気がつくと効率が著しく落ちてしまったという場合があります。
こうした場合は、例え有料のシェアウェアであっても改善を考慮するのが大切です。効率化のためのシステムが足かせになってしまうと、それだけで生産性が下がってしまい、結局はコストの増加につながってしまうのです。
どのソフトやどのツールを導入すれば良いかは非常に迷う所です。しかし、自分が必要である機能や性能をよく理解した上で、ソフトやツールを見極めるようにしましょう。また、業務上関係がある同僚や上司などとよく相談をし、本当に必要なシステムなのかどうかを考えてから、システムやツールを導入するようにしましょう。そうすることで、業務が改善され、より良い職場環境を構築することができるでしょう。
診断書や紹介状など医療文書の作成ソフトはセキュリティが重要 その１
診療情報提供書や診断書、紹介状、医療文書、カルテ用紙などの医療文書作成支援ソフトを共有して扱う時に気を付けたいのが運用方法です。医療文書作成支援ソフトが取り扱っている診療情報提供書や診断書、紹介状、医療文書、カルテ用紙などは、個人情報として非常に重要なデータです。そのため、こうしたソフトを使用する際にはセキュリティに気を付ける必要があります。
医療に関わる個人情報が漏えいしてしまうと、その人に関わる健康データだけではなく個人的な生活習慣、生活様式、家族構成なども全て見えてしまいます。漏えいされた個人情報は悪用されることで、例えば詐欺に使われたり犯罪に巻き込まれたりといった危険性があるのです。こうした危険な状況を作り出さないためにも、個人情報はしっかりと保守しなければなりません。
医療文書の作成ソフト使用は使用者のスキルチェックを忘れない
ソフトを導入する時に気を付けたいポイントの一つが、そのソフトを取り扱う人のスキルです。どんなに優秀なソフトを導入したとしても、使用者にスキルが伴っていなければ宝の持ち腐れといえます。そのためソフトを導入する前に、使用する人がどの程度のスキルを保持しているか確認するようにしましょう。スキルを確認した上で、その業務やソフトを使用させるかさせないかを判断すると良いでしょう。
人員の都合などで、スキルは足らないがどうしても人員を配置しなければならないという時があります。そういった時は、スキル以上の仕事に対しては補助をするなどしてフォローするようにしましょう。実際は、業務上取り扱うソフトなどのスキルは、業務を進めていくうちに覚えていくことがほとんどです。ですから、当初はスキル不足であったとしてもあまり心配する必要はないのかもしれません。一方で、スキル不足の人で一番リスクがあるのがセキュリティに関する欠如です。ある程度のスキルがある人であればセキュリティに気を付けながら行動する作業であったとしても、スキル不足のためにセキュリティ的にリスクがある行動をとってしまう可能性があるのです。こうしたことから、個人情報を取り扱っている医療文書作成支援ソフトで作業する人がスキル不足であった場合、最も気を付けるべきはセキュリティに対しての概念だと言えるのです。
医療文書の作成ソフトの使用にウィルス対策ソフトは必要不可欠
セキュリティ面で最初に心配するのが、コンピュータウイルスなどに侵されてしまうことです。もし、医療文書作成支援ソフトを取り扱っている端末がコンピュータウイルスに感染しいた場合、診療情報提供書や診断書、紹介状、医療文書、カルテ用紙といった個人情報が流出してしまう可能性があるでしょう。こういったトラブルを回避するためにも医療文書作成支援ソフトを使用している端末に、ウイルス対策ソフトを導入するのがおすすめです。
コンピュータウイルス対策ソフトにも、フリーソフトやフリーアプリといった人気でおすすめの無料ダウンロードソフトが存在します。これらフリーソフトやフリーアプリは、無料でダウンロードできるソフトではあるものの、ウイルススキャンや除去では機能をしっかりと発揮してくれるのでおすすめです。ただし、フリーソフトやフリーアプリにおいては、最新のウイルスへの対応に遅れてしまうなどのリスクも否めません。そのため、診療情報提供書や診断書、紹介状、医療文書、カルテ用紙などの個人情報を扱う医療文書作成支援ソフトが導入されている端末においては、フリーソフトやフリーアプリといった無料でダウンロードできるソフトではなく、シェアソフトやシェアアプリなどを導入するのがおすすめです。
ウイルスソフトのシェアソフトやシェアアプリには、人気があり評判が良いソフトが数多くあります。取り扱い方も簡単なソフトが多いので、自分が使いやすいと感じた人気ソフトであればおすすめできることがほとんどです。
診断書や紹介状など医療文書の作成ソフトはセキュリティが重要 その２
フリーソフトやアプリは便利だけど注意が必要
ウイルスに感染する経路を考えてみると、フリーソフトやフリーアプリといった、無料で簡単にダウンロードできるソフトからの感染が少なくありません。そのため、フリーソフトやフリーアプリなどの無料ダウンロードは、診療情報提供書や診断書、紹介状、医療文書、カルテ用紙などを取り扱う医療文書作成支援ソフトがインストールされた端末では控えるのがおすすめです。とはいえ、無料のソフトやアプリを利用しなければならない場面も少なくありません。便利な機能が備わっているソフトであればなおさらです。こういった場合は、人気のソフトであれば基本的にはウイルス感染の可能性が低いと捉えて良いでしょう。また、ソフトだけではなく、どのサイトからダウンロードするかも大切なチェックポイントです。多くの場合は、人気のソフト紹介サイトであれば、ソフト自体にウイルスチェックがかかっていますし、サイトからのウイルス感染も少ないと見て良いでしょう。
ただやはり、個人で判断して簡単にソフトをインストールするのは危険な場合もあります。コンピュータに強い人でもウイルス感染は避けられない場合があるほど、ウイルスは巧妙に仕組まれている場合があるからです。そのため、リスクを避けるのであれば業務で使用するパソコンや社内LANにアクセスするパソコンでは、容易にソフトやアプリをインストールしないというのが良いでしょう。どうしても使用したいのであれば、システム管理者などに相談して、安全に導入するのがおすすめだと言えるでしょう。
エクセルなら安心と思わず万全のウィルス対策を忘れない
excel（エクセル）やword（ワード）といった、業務で良く利用するソフトからのウイルス感染も見逃せません。例えばexcel（エクセル）のテンプレートとしてメールで送付されてきたファイルが、実はウイルスファイルだったりするのです。そうとは気が付かず、excel（エクセル）テンプレートファイルを開くとウイルスが実行されてしまうというわけです。こうしたexcel（エクセル）テンプレートのウイルスに対処するためには、信頼できるexcel（エクセル）テンプレート以外を開かないことや、excel（エクセル）テンプレートを展開する時にマクロを実行しないといった対処方法があります。
また、excel（エクセル）テンプレートではなくメール自体がウイルスメールという可能性もあります。ウイルスメールは、プレビューウインドウが開かれるだけでも感染してしまう可能性がありますので、メーラーの設定でプレビューを使用しないのがおすすめです。
医療文書の個人情報漏洩は何気ない行動にリスクがあると意識する
個人情報が漏えいしてしまうのは、ダウンロードしたソフトやアプリ、excel（エクセル）などからのウイルスだけではありません。外部から持ち込んだUSBメモリにウイルスが入っていたり、インターネットで眺めているWEBサイトが原因だったりと、普段の簡単な行動が情報漏えいのリスクを抱えている可能性があるのです。また、非常に単純な事として、プリントアウトした書類からの情報漏えいなども数多くあります。ちょっと人気のカフェに立ち寄って少し気を抜いて書類を放置していたら、そこから情報が漏えいしてしまったというケースもあります。
こうしたウイルスなどのトラブルによる情報漏えいを防止するためにも、診療情報提供書や診断書、紹介状、医療文書、カルテ用紙などを取り扱う医療文書作成支援ソフトが導入されている端末だけでも、導入するにあたっての手引やセキュリティ説明書などを作成するのがおすすめです。簡単にでも良いので気を付けるポイントや禁止事項などを項目として提示しておきましょう。また、ソフトやアプリだけではなく、それを使用する人に対してもセキュリティに対して教育するように心がけましょう。あまり難しくなく簡単にポイントを絞った内容するのがおすすめです。