薬局業界では、薬歴の管理や医薬品の在庫管理が重要な役割を果たしています。薬歴は患者の健康情報を記録し、最適な薬剤提供のための基盤となります。また、効果的な在庫管理は、医薬品の適切な供給を保ちながら、コスト削減にも寄与します。特に近年は、フリーソフトを活用した効率的な管理が注目されています。このページでは、薬歴の重要性や管理方法、そして在庫管理のフリーソフト活用による効率化について解説しています。
SPDとは何の略？
薬局で在庫管理を任されると、SPDというシステムを使っていることが多いかと思います。SPDとは「Supply Processing & Distribution」の頭文字を取ったもので、日本語に訳すと「院内物流管理システム」といいます。このSPDシステムとは、入庫・出庫データをパソコン上で一元管理することを可能にした画期的なシステムで、これにより、医薬品の廃棄ロスや管理ミスを減らすことができます。また、医薬品を購入する際の支払いも一錠単位で管理することができるため、在庫管理に付随する様々な業務を効率化できるようになりました。
薬局業界のM&A事情
M＆Aと聞くと敵対的買収という言葉があるように、あまり平和的とは思わない人が多いかも知れません。しかし、規模の小さな企業をより大きな企業が買収する、あるいは同じ程度の企業同士が合併する、そうした行為自体は日本でも盛んに行われており薬局業界においても例外ではありません。
小規模経営が多数を占めている薬局業界
薬局の大手チェーンと言えば何を思い浮かべるでしょうか。２０２０年の売上高ランキングによると、1位は「ウエルシアホールディングス」２位が「ツルハホールディングス」、3位が「コスモス薬品」となっています。ウエルシアホールディングスとツルハホールディングスはM&Aに熱心で有名な企業で、これまで数多く吸収・合併を繰り返してきました。古くからの薬局業界は個人店や小規模経営企業が圧倒的にシェアを占めていました。株式上場の企業は少なく、チェーン展開する企業のシェア率の低さが特徴的な業界でした。それが近年、M＆Aによって小規模経営の薬局を買収する方向が見えるようになりました。
合併・買収されることにより起こるメリットは、組織力が上がること、サービス・業務の質が上がることが挙げられます。実は経営に苦しむ小規模経営企業にとっては救いの手にもなるのがM&Aです。国民医療費の抑制策、医療分業推進政策の終わりによって経営が難しくなっている薬局こそ、うまくM&Aを利用して質を高めていきたいものです。
薬歴とは
薬歴とは、患者さんの個人情報や医療情報、薬剤服用歴情報、指導内容情報をまとめた記録簿のことです。薬局業務にとっては必然の薬歴について考えてみましょう。
どうして薬歴を作るの？
患者さんに直接見せることはない書類。もちろん薬剤師が患者さんのこれまでの履歴を確認するために使いますが、それだけではありません。薬局員同士が上手に情報を共有し、ミスのない安全な処方、正しい服用の説明、薬物療法をよりよくするために存在している、なくてはならないシステムなのです。この薬歴内容がスカスカな薬局と充実している薬局では、どちらのサービスが上質となるか、答えは一目瞭然ですね。薬歴を上手に活用できると、薬局業務全般の質が向上します。
薬歴ってどうやって記録しているの？
古くから一般的には紙媒体でファイリングされているものですが、電子媒体による薬歴も登場し、どちらでも選ぶことができます。
紙媒体は、紙に直接書き込む、またはWordなどを使ってパソコンで入力したものをプリントアウトし、ファイルに綴じて管理しています。書き込む作業は時間がかかりますが、ファイルに綴じて並べていると一覧性があり、必要なときにすぐに取り出すことができるというメリットがあります。ただ、長年経営していくとどんどん情報が多くなるため、保管スペースが足りなくなる、管理が大変になる、というデメリットがあります。
電子媒体なら、パソコンを使っての一元管理が可能です。一元管理ができるので何と言っても作業がスムーズになり、時間をより有効活用することができます。必要なスペースはパソコン一台分だけなので、保管場所に悩む必要もなくなります。
技術が進化してくると監査機能やあらゆる情報がまとめられていて、薬歴の業務以外にも役立つことが増えてきています。
ただ、機械トラブルは考慮しなくてはいけません。バックアップを取る、誰が操作したか分かるようにID管理を徹底するなど、ルールを明確にして共有しておく必要があります。パソコンで一元管理しているということは、逆を言えばパソコンでしか一覧することができないというデメリットとしてとらえることもできます。必要に応じてプリントアウトできるようにしておくなど、操作以外の利便性も考えておくと良いですね。
薬歴の扱いルールはどうやって決めるの？
薬歴は通常、受付をはじめ調剤→鑑査→交付→服薬指導という風につながる一連の業務の中で、常にあらゆるシーンで使うことが想定されます。その中で基本的に薬歴に記載を行うのは服薬指導を行った薬剤師です。その記載された薬歴を受付の係、調剤をする者などすべての関係者が共有し、問い合わせがあればそれを取り出して経緯や内容が分かるようになっています。
薬歴は個人ごとにファイリングし、生年月日などでIDを作成して管理します。薬歴の書き方は薬局内で統一ルールが敷かれ、どこの欄に何を書くかがきちんと決められています。薬歴の管理にも使えるエクセルのテンプレートは、無料で誰でもダウンロードすることができるのでおすすめです。
薬歴にはどんなことを記載するの？
薬歴の内容は、主に基本情報・薬剤服用歴・指導内容・そのほか申し送り事項などが記載されます。基本情報とは薬局を利用するときに書く問診票がベースになっていて、変更があればその都度更新していきます。薬剤服用歴は薬剤の処方内容、疑義照会内容を時系列のようにして記載します。指導内容は薬剤師が行ったものを記載しますが、その記載方法は特に決まりがないパターンが多いようです。
基本情報
初回の問診で情報を拾っていきますが、なるべく多くの情報があった方が見落としは少なくなり、患者本人に合った医薬品を処方することができることもあります。とはいえ、いきなりすべての情報を根掘り葉掘り集めるようなことはせず、あくまで適切な距離感を保ちつつ、時間をかけて信頼関係を築きながら情報を追加で集めていく姿勢が大切です。特に最初に知っておきたい大切な管理情報は、氏名、何かあったときにお知らせを伝えることができるように連絡先、アレルギー歴や併用薬の情報など。
薬剤服用歴
薬剤服用歴には主に処方内容、調剤内容、疑義問い合わせ内容を記載します。処方内容は処方日や薬品名、用法、用量、指示内容など。調剤内容は調剤日、調剤報酬点数内訳、加算内容、一部負担金など。疑義問い合わせ内容は、疑問などがあるときに処方箋の作成者に問い合わせた内容のことで、その問い合わせの経緯と結果などを記載します。
薬品・ジェネリック薬品・棚卸表の管理もフリーソフトで一括管理
医薬品の在庫管理を行いつつ、同時に棚卸表や薬剤情報提供書や成分薬効の検索なども行えるソフトがあれば便利ですよね。有料で有名なファイルメーカーという管理ソフトがありますが、まずは無料でダウンロードできるフリーソフトを試してみるのもおすすめです。エクセルのテンプレートをダウンロードするだけでも、意外と日々の業務に役立ちます。
医薬品の在庫管理
薬局で取り扱っているものというと、医薬品だけだと思われがちですが、さまざまなものを取り扱っています。ジェネリック薬品もそうですし、資格を持っていないと扱えない在庫管理も多く、把握するのはとても大変です。在庫管理や薬剤管理（薬品管理）、試薬管理などを正しく管理するためにも、薬局の在庫管理、棚卸表、成分薬効の検索について学んでいきましょう。
薬局にはどんな医薬品の在庫管理が必要なのか？
薬局は病院や診療所などの医療機関を受診したあとに、交付される処方箋が必要になります。一般の人が薬剤師のアドバイスを受けながら購入する薬はもちろん、実験や向上などの洗浄に使っている薬品、化粧品、栄養補助食品などのサプリメント、消毒、殺菌、衛生材料なども取り扱うもののひとつになります。
法律によって医薬品や医薬部外品、医療器具、化粧品、健康食品、農薬などに分類されています。厳しく定義が定められていることもあり、品質や有効性、安全性の確保に務めなくてはいけません。製造や輸入・販売などの許可や承認ついても取り決めが行われています。これらの薬品の在庫管理はもちろん、薬剤管理（薬品管理）や試薬管理、薬品管理などの在庫管理必要になります。医薬品の在庫管理はかんたんなものではないのではなく、調剤情報提供書をもとに成分薬効の検索を行いながら行います。
在庫管理の一環として、棚卸表もあり、毎月決まった日時に棚卸表を作成します。棚卸表には決まった書き方がありますし、薬局の経営状態を知るうえでも重要です。そのため、休日を設けるなどしながら、棚卸表を作成します。医薬品の棚卸表はある程度、薬局の作業に慣れた人で在庫管理を行います。医薬品の在庫管理についても、ファイルメーカーを使用する方法やソフト（フリーソフト）やアプリなどの活用方法もあります。フリー（無料）ダウンロードはもちろん、簡単に人気が比較できるのもおすすめです。Excel（エクセル）のテンプレートも使ってくださいね。
薬剤管理（薬品管理）のうえで覚えておきたい医薬品の定義
薬剤管理（薬品管理）や試薬管理、薬品管理などの把握のうえでも医薬品の定義について、正しく把握しておく必要もあります。医薬品とは「日本薬局方」に収載されているものになり、人間や動物などの疾病の診断や治療などに使用されているものです。医薬品は診断や治療、予防に使用されることもあり、名称や成分、分量、用法用量、効果効能、副作用などはもちろん、品質や有効性、安全性などの面から認められないと 医薬品として使用することはできません。
ジェネリック薬品についても、適切な知識が必要になります。調剤情報提供書を読み解くにしても専門知識がないとできません。調剤情報提供書では、成分薬効の検索を通して、正しい知識を身に付け提供していかなくてはいけないのです。医療用医薬品は、医師や歯科医師が診察をして症状に合わせて処方を行い、調剤情報提供書の指示のもと薬剤師が調剤し患者さんに交付するものをいいます。薬剤管理や試薬管理、薬品管理なども必要です。処方箋医薬品は、医師の処方箋による指示がないときは、販売や授与できないものになります。医療用医薬品の7割をしめるものになり、一般の人が自ら判断して使用することはできません。厚生労働省も望ましくないという見解を出していますし、やむを得ず販売するときは受診勧告を行い必要最小限にして記録管理を行います。他にも一般用医薬品は、一般の人が自らの判断で購入できる医薬品になります。
スイッチOTC薬は最近まで医薬品として扱われていたものが、一般用医薬品に転用されています。医療用医薬品として使われていることもあり効果の高さには定評があります。その反面、副作用などの注意点もあります。これらは調剤情報提供書の提供時に説明しています。
医薬品の定義について知らないと、薬剤管理や試薬管理、薬品管理はできません。そもそもジェネリック薬品についても知らないと話にならないのです。ジェネリック薬品は後発医薬品と呼ばれるものになり、新薬と同じ有効成分を含んだものになります。ジェネリック薬品は規定の試験を行い厚生労働省の許可を得ています。患者さんの自己負担を減らすためにも、ジェネリック薬品が注目され試薬管理が行われています。調剤情報提供書を元に処方を用意するときにも、ジェネリック薬品はいいのかどうか確認しています。
医薬品の定義についてもフリーソフト（ソフト）やアプリはもちろん、ファイルメーカーなども使い方もあります。無料（フリー）ダウンロードが充実し簡単に人気がわかるのでおすすめです。Excel（エクセル）のテンプレートもつかいましょう。
毒薬や劇薬の定義とは
厚生労働省が定めている毒薬や劇薬などは、人間や動物に使用した場合に蓄積作用や薬理作用などの副作用が強く、安全性が狭い、中毒量の薬用量の幅が小さいものを指定しています。それぞれ表記の方法が決められており、毒薬は黒字に白枠や白文字にて「毒」と記載します。劇薬は白地に赤枠や赤文字にて「劇」の表示を必要とします。他の医薬品とは違い、簡単には出せない施錠したところに保管する必要があります。処方するときは成分薬効の検索を必ず行い、間違いのないように注意しなくてはいけません。
また、麻薬は強い中枢麻痺作用を持っており習慣性や中毒性の危険があります。向精神薬は、中枢神経に作用して精神機能に影響を及ぼす薬品になります。正しく使用すれば中毒作用はありませんが、必要のない人が使ったり間違えた使い方をすると薬物依存になる危険性もあります。成分薬効の検索をしてしっかりと管理を行うことも必要です。毒薬や劇薬の管理もExcel（エクセル）のテンプレートはもちろん、ファイルメーカーやソフト、フリーソフトなどが役立ちます。専用のフリー（無料）ダウンロードできるアプリもありますし、簡単に人気がわかるのでおすすめです。
医薬部外品の定義とは
医薬品とは認められないものの、人に対して緩和な作用を有しており、機器器具ではないものを指します。医薬品に準ずるものとして、製造や承認には帰省があるものの、販売には規制がありません。医薬品のように治療目的で使われるものではなく、予防や防止のために使用します。容器には「医薬部外品」の記載を行い、厚生労働省が定める表示指定成分を表示する必要もあります。人によっては強いアレルギー反応を起こし、有害事例を起こす可能性がある成分のことをいい、現在は103種類あります。成分薬効の検索を行い、適切な管理を行わなければいけません。
医薬部外品の管理について、ソフト（フリーソフト）やアプリ、ファイルメーカーが役に立ちます。無料（フリー）ダウンロードがあること、Excel（エクセル）のテンプレートでも代用できます。簡単に人気もわかりおすすめです。
医薬品の在庫管理のフリーソフトを活用して作業効率をアップさせよう
医薬品の取扱には、しっかりとした在庫管理が必要です。ただし、他にもやらなくてはいけないことも多く時間がないので、いかに効率化した在庫管理ができるかどうかも考えていきましょう。言葉でいうほど簡単なものではないので、時には戸惑うこともあると思います。医薬品の在庫の管理も、ファイルメーカーを使った方法もありますし、専用のソフト（フリーソフト）や無料（フリー）ダウンロードのアプリなども活用できます。簡単に人気が比較できるおすすめなども活かしつつ、Excel（エクセル）のテンプレートも試してみてくださいね。
フリーソフトで医薬品の在庫管理を効率化しよう
人が行うことには必ずミスが付き物です。とはいえ、患者さんの命を左右する医薬品の取り扱いにおいてはほんのささいなミスが事故を招くことになりかねず、正確で慎重な業務体制が常に求められています。欠品や紛失などが重大な事態に発展しかねない医薬品の業務において、在庫管理はたいへん重要な業務の一つです。薬局での在庫管理・試薬管理・棚卸表や成分薬効の検索といった業務をするならエクセルやフリーソフトを導入してみてはいかがでしょうか。フリーでダウンロードできるソフトは簡単にダウンロードすることができ、誰でも扱いやすい操作性が多くおすすめです。